Organismes de regroupement d'achats : le guide ultime pour 2026

De nombreux propriétaires de petites et moyennes entreprises (PME) envisagent parfois de rejoindre un organisme de regroupement d'achats (ORA), en particulier lorsque leur entreprise croît et qu’ils font face à des besoins d'approvisionnement plus complexes. Au fur et à mesure que leurs activités se développent, ils peuvent avoir besoin d'acheter davantage de fournitures pour répondre à la demande, tout en cherchant des moyens de réduire leurs coûts. En effet, certaines PME peuvent payer le même prix par article, bien que les quantités commandées soient plus importantes, simplement parce qu'elles n'ont pas le pouvoir d'achat des grandes entreprises.

Les organismes de regroupement d'achats, aussi appelées centrales d’achat, peuvent aider les entreprises à réduire leurs coûts et à maintenir leur stabilité en période de perturbation. Cependant, il y a beaucoup de choses à prendre en compte avant de franchir ce pas.

Qu'est-ce qu'un organisme de regroupement d'achats ?

Un organisme de regroupement d'achats est une entité qui regroupe le pouvoir d'achat de plusieurs entreprises afin d'obtenir de meilleurs prix auprès des fournisseurs. Elle sert d'intermédiaire entre les organisations et les fournisseurs, pour aider les entreprises à obtenir des rabais de groupe et des conditions contractuelles plus avantageuses que celles qu'elles pourraient obtenir en agissant seules.

Bien que les organisations de toutes tailles peuvent tirer parti des contrats qui ont été prénégociés par les organismes de regroupement d'achats avec les principaux fournisseurs, cette approche tend à être plus avantageuse pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont généralement pas accès à des offres liées aux volumes d'achat.

Les organismes de regroupement d'achats sont différents des groupes d'achat, qui sont créés lorsque des entreprises combinent leur pouvoir d'achat pour se procurer le même produit à des prix de gros. Comme exemple de groupe d’achat, plusieurs écoles d'un même district pourraient se regrouper pour acheter des fournitures et du matériel identiques pour leurs salles de classe.

Types d’organismes de regroupement d'achats

Il existe deux principaux types d'organismes de regroupement d'achats : les ORA horizontaux et les ORA verticaux.

ORA horizontaux

Les organismes de regroupement d’achats horizontaux sont des groupes d'approvisionnement qui desservent divers secteurs et entreprises. Ces entités offrent souvent un pouvoir d'achat collectif pour des catégories de dépenses indirectes, telles que les fournitures de bureau, les équipements informatiques et la gestion de flotte.

ORA verticaux

Contrairement aux ORA horizontaux, les organismes de regroupement d’achats verticaux se concentrent sur un secteur d’activité particulier et aident les entreprises de ce secteur à tirer parti de leur pouvoir d'achat collectif pour obtenir des prix plus bas. Ces ORA se concentrent sur des produits et services spécialisés, qui sont pertinents pour leur domaine spécifique.

Les ORA verticaux sont courants dans des domaines tels que les soins de santé, le milieu manufacturier et le secteur industriel.

Comment fonctionne un organisme de regroupement d'achats ?

Un organisme de regroupement d'achats sert de passerelle entre les acheteurs et les fournisseurs. Il est créé lorsque plusieurs entreprises s'associent pour regrouper leur pouvoir d'achat et ainsi négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs.

Voici quelques étapes traditionnelles qu'un ORA peut suivre afin d’obtenir de meilleures conditions pour ses entreprises membres.

1. Identification des besoins communs

Sachant qu'elles achètent des biens et services similaires, des entreprises se disent qu'elles pourraient tirer profit de la négociation conjointe de contrats auprès de certains fournisseurs. Elles décident de créer un organisme de regroupement d'achats et contactent des fournisseurs pour discuter de rabais de groupe.

2. Création de l’ORA

Lorsque les entreprises s’entendent pour travailler ensemble, elles officialisent l’ORA en tant qu'entité juridique, prenant généralement la forme d’un organisme à but non lucratif ou d’une coopérative. Les entreprises membres s'accordent sur la manière dont elles dirigeront l'entité et géreront ses activités.

3. Négociation des contrats de l’ORA

L’organisme de regroupement d'achats entame les négociations avec les fournisseurs. L'objectif est d'obtenir les prix, les modalités et les conditions les plus avantageux, afin d'aider les membres de l’ORA à améliorer la gestion de leurs dépenses.

4. Mise à disposition des contrats

Les contrats prénégociés avec les fournisseurs sont mis à la disposition des membres de l’ORA, qui peuvent choisir de se procurer ou non des biens ou services en vertu de ces contrats. Si certains biens ou services ne sont pas encore couverts par le portefeuille de l’ORA, les membres peuvent demander de nouveaux contrats qui pourront répondre à leurs besoins.

5. Maintien de l’ORA

Les activités de l’organisme de regroupement d'achats se poursuivent. L'entité est généralement chargée de gérer les relations avec les fournisseurs, de surveiller l'exécution des contrats et de fournir un soutien ou des services supplémentaires à ses membres.

Comment les ORA génèrent-elles des revenus ?

Les organismes de regroupement d'achats tirent principalement leurs revenus des frais perçus auprès de leurs membres et/ou fournisseurs. Voici quelques exemples de frais couramment facturés par les ORA :

·         Frais d'adhésion : Comme condition de participation, un ORA peut facturer à ses membres des frais d'adhésion uniques, des frais annuels, ou un pourcentage des achats effectués par le membre.

·         Frais fournisseurs : Les ORA peuvent facturer les fournisseurs, sous forme de frais administratifs ou de frais contractuels, qui peuvent correspondre à un pourcentage des ventes du fournisseur ou à des frais fixes pour la gestion des contrats avec les membres.

·         Une combinaison des deux : Afin de réduire la charge pesant sur chaque partie prenante, certains ORA facturent à la fois des frais d'adhésion et des frais fournisseurs.

Avantages des organismes de regroupement d'achats

Les organismes de regroupement d'achats offrent de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises, notamment :

·         Réduction des coûts : Les entreprises qui ont recours à des ORA réalisent souvent des économies de 10 à 25 % annuellement, dans différentes catégories de dépenses, en tirant parti du pouvoir d'achat collectif et des rabais au volume.

·         Accès à des informations sur le marché : Les ORA ont accès à des données sectorielles qui peuvent aider les entreprises à prendre des décisions d'achat plus éclairées.

·         Réduction des risques : Les ORA vérifient souvent leurs fournisseurs et s'assurent qu'ils répondent à des normes spécifiques de qualité et de fiabilité, ce qui réduit les risques pour leurs membres.

·         Processus d'approvisionnement rationalisés : Les ORA peuvent contribuer à simplifier et à standardiser certains processus d'approvisionnement, ce qui se traduit par une plus grande efficacité.

·         Gain de temps et d'argent : Les contrats prénégociés avec les fournisseurs peuvent faire gagner beaucoup de temps et d'argent aux organisations, ce qui libère les équipes d'approvisionnement pour qu’elles puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telle que la planification des stratégies d'approvisionnement.

·         Services étendus : Certains ORA offrent des services supplémentaires à leurs membres, tels que du conseil, des audits et des analyses de données.

Désavantages des organismes de regroupement d'achats

Bien que les organismes de regroupement d'achats présentent certains avantages pour les petites et moyennes entreprises, elles peuvent également compter certains désavantages. Voici quelques-uns à prendre en compte :

·         Quantités minimales des commandes : Les ORA peuvent exiger des commandes en gros comptant des quantités minimales, que des PME peuvent avoir des difficultés à respecter. Cela peut entraîner des coûts d’entreposage supplémentaires en raison des stocks excédentaires.

·         Restrictions en matière d'achats : Les entreprises peuvent perdre une part de contrôle sur leurs achats car elles sont soumises à des restrictions en matière de choix de fournisseurs et de produits, ce qui peut considérablement limiter leurs options.

·         Calendriers de livraison rigides : Les entreprises membres ne peuvent pas toujours définir leurs préférences en matière de livraison, ce qui peut entraîner des calendriers de livraison qui ne correspondent pas à leurs besoins.

·         Perte de pouvoir de négociation : En adhérant à un ORA, les entreprises renoncent à une partie de leur pouvoir de négociation. Elles peuvent se retrouver à devoir respecter des prix fixes qui ne sont pas forcément les plus compétitifs.

·         Coûts d'adhésion : Les frais d'adhésion peuvent devenir un fardeau financier pour les petites et moyennes entreprises, car ils constituent une dépense supplémentaire liée à leurs opérations d'approvisionnement.

·         Manque de transparence : Certains ORA ne sont peut-être pas transparents quant à leurs pratiques de négociation ou leurs sources de revenus. Pour les entreprises, cela peut compliquer l'eur évaluation de la valeur réelle de l’adhésion à un ORA.

Ce que vous devez savoir sur les organismes de regroupement d'achats

Les organismes de regroupement d'achats ont tendance à présenter les économies réalisées sous un jour favorable, mais toutes les entités ne sont pas nécessairement égales en termes de valeur. Si vous envisagez d'adhérer à un ORA, voici quelques points moins connus à prendre en compte :

·         Les ORA peuvent recommander des dépenses supérieures à ce qui vous est nécessaire : Comme les ORA reposent sur des achats au volume, elles pourraient recommander d'acheter plus que ce dont vous avez besoin lorsqu'elles effectuent des audits auprès de leurs membres pour vérifier si les contrats avec les fournisseurs sont respectés. Veillez à comparer les recommandations de l'audit et les exigences d'adhésion, afin de confirmer que ces quantités d’achat sont réellement requises.

·         Les ORA ne peuvent pas vous aider à lutter contre les dépenses faites en parallèle : Adhérer à un ORA est une chose ; s’assurer que les employés respectent les exigences en est une autre. Évaluer la conformité aux politiques d'achat internes et surveiller les dépenses hors contrat peut être chronophage, surtout si vous ne disposez pas d'une solution d’approvisionnement centralisée pour automatiser ce processus.

·         Vos rendements de participation à un ORA peuvent diminuer avec le temps : Si votre entreprise connaît une forte croissance, vous remarquerez peut-être que vos rendements de participation diminuent. En effet, votre capacité à négocier de manière indépendante augmente avec votre croissance ; par conséquent, vous ne bénéficierez peut-être pas autant d’une adhésion à un ORA que lorsque votre entreprise était plus petite.

Comment évaluer si un ORA mérite l’effort

De nombreux facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer si l'adhésion à un organisme de regroupement d'achats est avantageuse pour votre entreprise. Lorsque vous évaluez un partenariat potentiel avec un ORA, tenez compte des éléments suivants :

·         Économies : Pour les articles dont vous avez besoin, comparez les rabais et les conditions contractuelles de l’ORA avec celles d'autres ORA.

·         Avantages : Vérifiez si l’ORA offre des avantages supplémentaires, tels que la livraison gratuite, l'accès à des consultants ou des programmes de fidélité.

·         Frais : Examinez les frais d'adhésion, notamment leur structure et comment ces frais se comparent à d'autres ORA.

·         Exigences en matière de dépenses : Évaluez si les exigences minimales de dépenses de l’ORA sont supérieures aux dépenses normales de votre entreprise.

·         Réputation : Tenez compte de la réputation de l’ORA, y compris les distinctions et/ou avis provenant du secteur.

·         Besoins du secteur : Déterminez si l’ORA répond aux besoins spécifiques de votre secteur d’activité, ainsi qu’à vos besoins en matière d’approvisionnement.

Pour choisir le bon organisme de regroupement d'achats, il est essentiel de mener des recherches approfondies. La prise en compte de ces facteurs peut vous aider à déterminer si un ORA est pertinent pour votre entreprise.

Réalisez des économies plus facilement grâce à un logiciel d'approvisionnement

Bien que l'adhésion à un organisme de regroupement d'achats peut être avantageuse pour les petites ou moyennes entreprises, elle peut également présenter des désavantages, tels que des exigences minimales en matière de dépenses, un choix plus restreint de produits et de services, ainsi qu’une diminution du pouvoir de négociation.

Adopter une solution d'achat telle qu'Amazon Business, plutôt que de passer par un intermédiaire, offre de nombreux avantages similaires à ceux qu’offre une adhésion à un ORA, auxquels s’ajoutent des avantages supplémentaires qui évoluent avec votre entreprise. Amazon Business permet aux organisations d'accéder à des outils de gestion des dépenses, à un large choix de fournisseurs, ainsi qu’à des produits bénéficiant de prix au gros et de rabais au volume.

Si certaines organisations ont recours à des ORA pour des accords d'achats spécialisés, d'autres tirent parti d'Amazon Business pour sa flexibilité, ses comparaisons de prix en temps réel et son intégration avec les systèmes d'approvisionnement. En fonction de vos besoins, vous pouvez utiliser chaque stratégie séparément ou combiner Amazon Business et un organisme de regroupement d'achats afin d’améliorer l'efficacité de vos achats.

Commencez à faire vos achats et découvrez des options d'achat flexibles, des prix compétitifs et des outils qui viennent compléter les stratégies d'achats groupés. Vous pouvez également contacter notre équipe des ventes afin de découvrir comment Amazon Business peut vous aider à atteindre vos objectifs d'approvisionnement, en complément ou indépendamment des organismes de regroupement d'achats.