Approvisionnement : La gestion des dépenses, une stratégie financière

De nombreuses organisations considèrent la gestion des dépenses comme une étape de « mise en ordre » qui intervient après que les membres du personnel ont soumis leurs demandes de remboursement. La plupart des outils de gestion renforcent cette mentalité, car ils mettent l’accent sur les programmes de cartes d’entreprise, les remboursements aux employés et les rapports de dépenses automatisés. Bien que ces fonctionnalités permettent d’accélérer le traitement, elles obligent toutefois les entreprises à réagir aux dépenses plutôt qu’à les orienter.

Pour les équipes des finances, le véritable défi commence plus tôt, soit pendant les processus d’achat et d’approbation, avant même que les dépenses ne soient comptabilisées. En instaurant des contrôles au moment de l’achat, les responsables des finances peuvent ainsi contribuer à prévenir les dépenses non conformes, à réduire les risques liés aux vérifications et à limiter les tâches manuelles au minimum lors des rapprochements. Cette approche proactive redéfinit la gestion des dépenses, la positionnant comme une stratégie de contrôle financier qui apporte davantage de prévisibilité aux dépenses et influence la façon dont l’entreprise utilise son argent.

Ce que couvre la gestion des dépenses

La gestion des dépenses désigne la manière dont une entreprise contrôle, suit et examine ses dépenses afin que celles-ci demeurent conformes à ses politiques et à ses plans financiers. Aujourd’hui, cette gestion va au-delà des rapports de dépenses établis après les faits : elle permet de saisir les coûts plus tôt dans les processus, en plus d’offrir aux équipes des finances un contrôle plus précis et transparent sur les approbations et les vérifications.

Les principaux volets de la gestion des dépenses comprennent :

·         Suivi et catégorisation des dépenses : Enregistrer les données relatives aux dépenses au fur et à mesure qu’elles sont engagées et les organiser en vue de leur analyse.

·         Rapports de dépenses : Convertir le suivi des dépenses des employés en rapports clairs et prêts à être examinés.

·         Remboursement des dépenses : Rembourser les employés avec précision et rigueur, dans les délais prévus à la suite de leur approbation.

·         Approbation des dépenses et application des politiques : Mettre en place des contrôles pour assurer la conformité aux politiques, avant que les paiements ne soient effectués.

·         Préparation aux audits et surveillance : Maintenir des registres précis et accessibles afin que les équipes des finances puissent examiner les dépenses en toute confiance.

Combinés, ces éléments offrent une meilleure visibilité sur les dépenses et un contrôle plus rigoureux des activités d’achat quotidiennes.

Les limites de la gestion traditionnelle des dépenses

Selon le sondage réalisé par Autorek en 2024, 84 % des entreprises de paiement s’appuient encore principalement sur des processus de rapprochement manuels. Néanmoins, même lorsque les équipes adoptent des flux de travail automatisés et des logiciels de gestion des dépenses, bon nombre d’entre elles se heurtent toujours aux mêmes difficultés :

·         La plupart des outils se concentrent sur la mise en ordre des dépenses de l’entreprise après les faits.

·         De nombreuses plateformes n’offrent pas une vue d’ensemble complète des dépenses, ce qui permettrait de prendre des décisions plus éclairées.

·         Les flux de travail manuels demeurent la norme, même au sein des logiciels.

Ci-dessous, vous trouverez une analyse des principaux problèmes auxquels font face les équipes des finances lorsqu’elles s’appuient sur une gestion des dépenses conventionnelle.

Contrôle des dépenses : réactif vs proactif

La plupart des systèmes de gestion des dépenses n’interviennent qu’une fois que les rapports de dépenses ont été transmis aux équipes des finances. Ce délai engendre un risque immédiat : l’argent a déjà été déboursé, même si la dépense n’aurait pas dû avoir lieu.

Ce scénario est courant. Selon le rapport 2024 State of Travel and Expense publié par Skift et Navan, 41 % des gestionnaires affirment que le taux de conformité, relativement aux politiques encadrant les dépenses effectuées par le personnel, est inférieur à 75 %. La mise en place de contrôles des dépenses proactifs peut prévenir bon nombre de ces dérogations, soit en rendant les politiques de l’organisation visibles avant que les achats ne soient complétés.

Le rapprochement des dépenses ajoute une autre couche de risque, car les erreurs ayant lieu lors de la soumission ou de l’approbation des dépenses nécessitent alors des corrections, des suivis et du travail manuel. Le rapport publié par Payhawk en 2024 démontre que 28 % des organisations perdent un temps considérable à effectuer de tels rapprochements, alors que ce temps pourrait être mieux investi dans l’amélioration des prévisions et la gestion proactive des dépenses.

Visibilité limitée sur les décisions d’achat

Toujours selon le rapport de Payhawk, 22 % des organisations disposent d’une visibilité en temps réel limitée sur leurs dépenses. Les équipes des finances savent combien d’argent a été dépensé, mais sans cette visibilité, elles ne connaissent pas les détails de ces achats.

Lorsque le service des finances ne peut pas confirmer si les fournisseurs ont été approuvés ou si les achats étaient justifiés, le calcul des dépenses totales perd en crédibilité. Cette incertitude oblige les gestionnaires à considérer les chiffres rapportés comme étant provisoires, ce qui rend plus difficile l’établissement de budgets fiables, ainsi que la prévision des coûts futurs.

Taux de dérogation élevés et tâches manuelles

Même si les outils permettent l’automatisation, de nombreuses organisations continuent de s’appuyer sur des processus manuels. En effet, le rapport 2024 préparé par Rho démontre qu’un peu plus de 70 % des employés soumettent encore leurs dépenses manuellement, souvent à l’aide de reçus imprimés et de feuilles de calcul ou par la saisie manuelle des données.

Ces flux de travail manuels sont source d’erreurs évitables. D’ailleurs, en matière de gestion des dépenses, le rapport 2024 de Payhawk identifie les erreurs humaines comme étant le principal défi des organisations, en grande partie parce que les équipes des finances doivent consacrer du temps à chercher des détails, à corriger des erreurs et à rapprocher les registres.

En outre, de nombreuses erreurs entraînent des dérogations de dépenses que le système ne peut pas approuver automatiquement. Chaque dérogation provoque un nouveau délai et un nouveau cycle de suivi, transformant une simple vérification de routine en un processus de correction long et fastidieux

Trois meilleures pratiques pour une gestion moderne des dépenses

La plupart des solutions concentrent la gestion moderne des dépenses sur la rapidité : approbations express, remboursements accélérés et flux de travail davantage automatisés. En effet, la rapidité est importante ; toutefois, cela ne résout pas les problèmes de prévisibilité liés à une gestion réactive des dépenses.

Sachant que les équipes des finances souhaitent éviter les surprises, disposer de données plus fiables et avoir accès à des rapports de dépenses sur lesquels elles peuvent compter pour établir leurs budgets et prévisions, les meilleures pratiques présentées ci-dessous mettent l’accent sur la gouvernance et les contrôles, et non uniquement sur l’efficacité du traitement.

1. Déplacez les contrôles en amont, vers le service d’approvisionnement

Les processus de gestion des dépenses sont plus efficaces lorsqu’ils interviennent avant même que l’argent ne sorte des coffres de votre entreprise. Plutôt que d’examiner les notes de frais après que les transactions ont eu lieu, concentrez-vous sur la mise en place de contrôles dès que l’achat est en cours.

En orientant les dépenses des membres du personnel au moment même où ils effectuent un achat, vous pouvez ainsi réduire les dépenses non conformes aux politiques de votre entreprise et éliminer tout simplement les remboursements évitables. Cette approche vous permet de contrôler au préalable la destination de l’argent, ce qui facilite la gestion des budgets et la prévision des dépenses.

2. Réduisez le nombre de rapprochements manuels et de dérogations

Les processus manuels génèrent des erreurs, et les erreurs entraînent des dérogations. Ce cercle vicieux se traduit par davantage de temps consacré à la correction des problèmes et moins de temps consacré à l’analyse des dépenses.

Au sein des processus de gestion des dépenses, la réduction des étapes manuelles permet de diminuer les taux de dérogation, ce qui donne lieu à moins de suivis, à des clôtures plus claires, ainsi qu’à des données de dépenses plus fiables. Au fil du temps, vous pourrez davantage vous concentrer sur les analyses et les prises de décision, plutôt que sur les tâches de rapprochement.

3. Élaborez des politiques que le personnel peut respecter

En matière de gestion des dépenses, les politiques efficaces ne fonctionnent que si les membres du personnel peuvent les respecter de manière pratique. Des règles trop complexes ou déconnectées des véritables habitudes de dépenses entraînent des erreurs ; non pas parce que les employés sont négligents, mais parce que les politiques ne correspondent pas à la réalité. Les erreurs résultant de cette situation ralentissent les approbations et génèrent des séries d’allers-retours pour les équipes des finances.

Pour être efficaces, les politiques doivent d’abord s’appuyer sur une bonne compréhension des habitudes de dépenses réelles, notamment les types d’achats courants, les fourchettes de prix habituelles et les fournisseurs approuvés. Une fois que vos politiques reflètent la réalité, vous pouvez alors les intégrer dans des flux d’approbation intuitifs, accompagnés de notifications en temps opportun.

En associant des politiques réalistes à des flux d’approbation courants, vous pouvez ainsi orienter le personnel vers des choix conformes, le tout avec un minimum d’obstacles. Cela optimise le respect des politiques, sans pour autant complexifier l’expérience des utilisateurs.

L’évaluation des solutions de gestion des dépenses

Le choix du bon logiciel de gestion des dépenses est avant tout une question de contrôle : plus précisément, il s’agit de déterminer à quel stade et avec quelle régularité vous pouvez influencer les dépenses.

Afin d’évaluer efficacement les solutions disponibles, concentrez-vous sur les principes fondamentaux décrits ci-dessous. Ils vous permettront de déterminer si un système peut s’adapter à votre environnement actuel, évoluer avec vos besoins en matière de gouvernance et vous aider dans la gestion de vos dépenses.

Intégration aux systèmes de gestion de l’approvisionnement et des achats

Un système de gestion des dépenses n’est efficace que s’il s’intègre à l’ensemble de votre infrastructure financière. Lorsque les outils ne s’intègrent pas aux logiciels de gestion de l’approvisionnement, des achats et de la comptabilité, les équipes des finances se retrouvent à combler ces lacunes manuellement.

Une mauvaise intégration entraîne généralement :

·         La ressaisie des mêmes données de dépenses au sein de plusieurs systèmes

·         Le rapprochement subséquent des enregistrements discordants

·         Le recours à des feuilles de calcul afin de relier les achats et les dépenses

Une intégration solide assure la cohérence des données liées aux dépenses, soit de l’approbation et de l’achat jusqu’au paiement. Cette continuité permet de réduire les saisies manuelles des données et d’améliorer la précision, en plus de vous offrir une vue d’ensemble complète sur les dépenses effectuées par le personnel.

Évolutivité, gouvernance et contrôles

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre système de gestion des dépenses doit pouvoir s’adapter à cette croissance. Puisque l’augmentation du nombre d’employés, d’entités et de catégories de dépenses accroît la complexité, vous aurez besoin de contrôles qui peuvent évoluer, sans ralentir le travail des équipes.

Les systèmes évolutifs vous permettent de :

·         Mettre à jour les politiques de dépenses au fur et à mesure que les équipes, les régions ou les rôles changent

·         Soutenir plusieurs services ou centres de coûts au sein d’un même système

·         Ajuster les limites de dépenses et les processus d’approbation progressivement alors que les besoins en matière de surveillance évoluent

·         Conserver des pistes d’audit claires pour les dépenses approuvées

Sans cette souplesse, au fil du temps les politiques risquent de ne plus correspondre aux habitudes de dépenses réelles des employés. Les équipes des finances réagissent souvent à cette situation en ajoutant des vérifications manuelles et des solutions de contournement, ce qui ralentit les approbations et augmente le nombre de dérogations.

Capacité à favoriser une gestion proactive des dépenses

La gestion proactive des dépenses repose sur la visibilité. Pour influencer les dépenses avant qu’elles ne deviennent des coûts, vous devez assurer le suivi des activités d’achat en temps réel et déterminer si elles respectent les budgets et les politiques.

Lorsque vous évaluez des solutions, recherchez les fonctionnalités qui favorisent des processus de contrôle précoces, notamment :

·         Une visibilité en temps réel sur les achats et les dépenses engagées

·         Des conseils contextuels qui orientent le personnel vers des choix conformes

·         Des notifications claires qui signalent les enjeux potentiels avant l’approbation

·         Une dépendance réduite aux remboursements grâce à une gestion des dépenses en amont

Combinées, ces fonctionnalités peuvent vous aider à intervenir plus tôt sur les dépenses, à prendre des décisions plus éclairées, ainsi qu'à exercer un contrôle plus strict sur les coûts avant qu’ils ne soient comptabilisés.

Amazon Business vient compléter la gestion des dépenses

Amazon Business ne remplace pas votre système de gestion des dépenses : la solution fonctionne plutôt en parallèle, en orientant les dépenses avant même que les achats ne deviennent des déboursés nécessitant une vérification, une correction ou un remboursement. Cette approche permet de réduire les dérogations en aval, en plus d’alléger la charge de travail liée aux processus existants de gestion des dépenses.

Voici comment Amazon Business vous aide avant même que les dépenses ne soient engagées :

·         Centralisation des achats quotidiens : Les achats courants transitent par un seul compte d’entreprise, ce qui permet de regrouper les achats en un endroit unique. Cela réduit les dépenses effectuées à l’extérieur des canaux approuvés, qui entraînent par la suite des écarts de rapprochement.

·         Capture des bonnes données au moment du paiement : Lors du paiement, les gestionnaires peuvent exiger l’ajout d’informations concernant les commandes, tels que les centres de coûts ou les codes du grand livre. Les acheteurs saisissent ces renseignements dès le départ, évitant ainsi aux équipes des finances d’avoir à rechercher ensuite les détails manquants.

·         Amélioration de la précision des rapprochements et des clôtures : Les données des commandes sont transférées dans la fonctionnalité Analyses Amazon Business, offrant ainsi aux équipes des finances une vue centralisée leur permettant de comparer les commandes aux factures ou aux transactions effectuées par carte, ce qui contribue à résoudre rapidement les écarts. Des données plus précises et complètes réduisent les erreurs et les ajustements lors des clôtures.

·         Réduction de la charge de travail liée aux rapprochements et de la complexité des dépenses : Les options de paiement et d’achat consolidées, telles que l’outil Paiement par facture, permettent de réduire le nombre de transactions que les équipes des finances doivent examiner. Un nombre réduit de factures et de déboursés contribue à accélérer les rapprochements et à simplifier les clôtures mensuelles.

·         Réduction de la dépendance aux remboursements : Les employés effectuent leurs achats directement via le compte de l’entreprise plutôt que de payer de leur propre poche. Cela réduit le volume des remboursements et élimine une source courante de dérogations aux politiques.

·         Prise en charge des processus de triple rapprochement : Pour les achats basés sur des factures, les équipes peuvent suivre la réception des marchandises afin de vérifier que les bons de commande, les factures et les bons de réception concordent. Cela facilite le triple rapprochement automatisé et contribue à assurer l’exactitude et la conformité, ainsi que le paiement en temps opportun.

·         Visibilité plus précoce sur les dépenses pour le service des finances : Les données relatives aux dépenses sont disponibles dès que les achats sont effectués, plutôt que plusieurs semaines plus tard par le biais des demandes de remboursement. Cela permet une budgétisation, des prévisions et une répartition des coûts plus précises.

·         Orientation des décisions d’achat afin d’assurer la conformité : Pendant le processus d’achat, l’outil Achats guidés (une fonctionnalité Prime Business) et les contrôles d’approbation mettent en avant les articles et les fournisseurs privilégiés, aidant ainsi les membres du personnel à faire des choix conformes, le tout sans formation supplémentaire ni cycles de révision. 

L’intégration d’Amazon Business à votre système de gestion des dépenses peut aider votre équipe des finances à réduire le nombre de dérogations et à simplifier les processus en aval. Les plateformes de gestion des dépenses continuent de traiter les vérifications, les remboursements et la comptabilité, tandis qu’Amazon Business encadre les achats au moment où ils ont lieu ; ainsi, moins de problèmes surviennent dès le départ.

La gestion des dépenses commence avant même que les dépenses soient engagées

Un véritable contrôle sur les dépenses d’une organisation ne doit pas commencer par une note de frais. Ce contrôle doit intervenir plus tôt, soit à l’instant où les membres du personnel décident quoi acheter et comment l’acheter.

Lorsque vous influencez les décisions d’achat dès le début, vous constatez beaucoup moins de violations des politiques et de corrections de dernière minute. Les données portant sur les dépenses sont exactes dès leur création, fournissant ainsi à votre équipe des finances des chiffres auxquels elle peut réellement se fier.

Pour prendre le contrôle de vos dépenses avant qu’elles ne soient engagées, contactez-nous afin de découvrir comment Amazon Business oriente les décisions d’achat, améliore la visibilité et simplifie la gestion des dépenses en aval.