Comment moderniser la gestion des dépenses de votre entreprise

Les organisations modernes évoluent dans des environnements d’approvisionnement plus complexes et plus mondialisés que jamais, Cette réalité oblige les équipes à s’approvisionner auprès d’une combinaison de sources, dont les suivantes :

• Fournisseurs privilégiés

• Catalogues d’approvisionnement numériques

• Commerçants en ligne

• Fournisseurs locaux

• Prestataires de services spécialisés

• Partenaires sous contrat à long terme

Les activités d’approvisionnement s’effectuent par le biais de nombreux canaux, tandis que le pouvoir décisionnel est souvent réparti entre des dizaines, voire des milliers, d’employés. Compte tenu du travail hybride, de la décentralisation des équipes et du rythme effréné des opérations, les dépenses d’une entreprise peuvent provenir d’une très grande diversité d’endroits.

Cette complexité engendre des difficultés qui sont bien connues des responsables des finances et de l’approvisionnement, notamment :

• Visibilité limitée sur les dépenses encourues à l'échelle de l'entreprise

• Fragmentation des activités d'approvisionnement

• Pratiques d'approbation incohérentes

• Risques liés à la conformité et aux audits

• Flux de travail lents ou inefficaces

La fragmentation des dépenses entraîne des répercussions financières concrètes, telles que des économies non réalisées, des dépenses marginales non contrôlées, ainsi que des capacités limitées lorsqu’il est question d’établir des prévisions budgétaires précises.

La gestion des dépenses d’entreprise (GDE) est une discipline stratégique conçue pour relever ces défis, et ce à grande échelle. Toutefois, pour en tirer pleinement parti, vous ne devez pas considérer la GDE comme un simple exercice de réduction des coûts, mais bien comme une transformation de la manière dont votre organisation planifie, régit et optimise chaque décision d’achat.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses d’entreprise ?

La gestion des dépenses d’entreprise désigne les stratégies, processus et technologies utilisés par les organisations afin de planifier, suivre, contrôler et optimiser les dépenses de l’entreprise à travers toutes ses catégories. Cette pratique couvre l’ensemble du cycle de vie des dépenses, depuis les sourçages et les achats jusqu’aux paiements, aux rapports de dépenses et à la gestion des fournisseurs.

La GDE moderne ne vise pas seulement à réduire les coûts. Elle vise également à assurer la transparence financière, la rapidité opérationnelle, des achats responsables et une croissance à long terme. La gestion moderne des dépenses aide les dirigeants à répondre à des questions essentielles, telles que :

• Où l’argent est-il dépensé, et par qui ?

• Les achats respectent-ils les budgets, les politiques de l’entreprise et les normes de conformité ?

• Quels fournisseurs offrent le meilleur rapport qualité-prix, le plus d’innovation, ainsi que la plus grande stabilité face aux risques ?

• Comment pouvons-nous donner aux employés les moyens d’effectuer des achats de manière efficace, sans pour autant sacrifier les contrôles ?

À une époque où les décisions fondées sur les données sont devenues incontournables, la GDE offre aux dirigeants un centre de commande unique et unifié, qui leur permet de gérer l’ensemble des activités d’approvisionnement de leur organisation.

Qu'entend-on par « dépenses d'entreprise » ?

Les dépenses d'entreprise englobent toutes les sommes que votre organisation consacre à ses activités opérationnelles. Parmi les différentes catégories de dépense, notons :

• Dépenses directes : les achats directement liés aux produits ou services vendus par votre organisation.

  • Exemples : matières premières, emballages, composants de fabrication.

• Dépenses indirectes : les biens et services nécessaires au fonctionnement de votre entreprise.

  • Exemples : Fournitures de bureau, technologies, dépenses liées au personnel (telles que les remboursements de frais de déplacement).

• Dépenses en services : services professionnels, d’entretien, de consultation ou de main-d’œuvre externe.

  • Exemples : services juridiques, nettoyage des locaux, logiciels infonuagiques.

• Dépenses en capital : investissements importants et à long terme

  • Exemples : achat de terrains ou d’équipement d’importance, rénovations d’usines.

Les dépenses d’entreprise peuvent également être classées en termes de coûts ponctuels ou récurrents. Les achats ponctuels peuvent inclure des réparations urgentes ou des fournitures destinées à des projets spéciaux, tandis que les coûts récurrents peuvent inclure des abonnements, des contrats d’entretien et des commandes de réapprovisionnement.

Une stratégie de GDE complète prend en compte l’ensemble de ces catégories, car même les petites transactions ponctuelles s’accumulent et peuvent avoir une incidence financière significative sur l’ensemble de votre organisation.

Pourquoi la GDE est importante pour les dirigeants d’entreprise

La gestion des dépenses d’entreprise n’est plus simplement une fonction liée aux activités d’approvisionnement : il s’agit désormais d’un levier stratégique essentiel pour les responsables financiers. Ses effets se manifestent le plus clairement dans trois domaines.

1. Une visibilité en temps réel pour des prévisions plus éclairées : Les données portant sur les dépenses facilitent l’identification des tendances, la négociation de rabais au volume, la consolidation des fournisseurs, ainsi que l’établissement de prévisions budgétaires plus précises.

2. Une gouvernance qui réduit les risques : Des politiques, des processus d’approbation et des pistes d’audit clairs vous aident à prévenir toute non‑conformité relative aux contrôles internes des dépenses et aux exigences réglementaires. La GDE réduit également les risques de dépenses non autorisées, de fournisseurs non approuvés et de renouvellements de contrats non gérés.

3. Une flexibilité des processus qui stimule l’innovation : Des activités d’approvisionnement plus rapides et responsables permettent à vos employés et à votre organisation d’agir avec une plus grande agilité. En rationalisant vos processus, en orientant vos employés pour qu’ils se conforment aux politiques d’achat et en réduisant les inefficacités, vous allégez ainsi les fardeaux administratifs, améliorez la productivité du personnel et libérez votre équipe afin qu’elle puisse se concentrer davantage sur des initiatives générant de la valeur, plutôt que sur la paperasserie.

Les piliers fondamentaux d’un cadre GDE efficace

Les cadres GDE modernes reposent sur plusieurs piliers fondamentaux. Chacun vient renforcer les autres, créant ainsi un système autonome alliant visibilité, contrôles et efficacité. Voici les quatre principaux piliers d’un cadre solide axé sur la gestion des dépenses d’entreprise :

Visibilité sur les dépenses et analyses

La visibilité sur les dépenses est la pierre angulaire d’une GDE efficace. Centraliser les activités d’approvisionnement au sein d’un ensemble de données unique permet aux dirigeants de surveiller les dépenses en fonction des unités d’affaires, des fournisseurs et des catégories. Une meilleure visibilité contribue à l’amélioration des prévisions, à la rationalisation de la budgétisation et au renforcement de la conformité.

Outils utiles : Des solutions telles que Visibilité des dépenses (une fonctionnalité Prime Business) et Analyses Amazon Business viennent appuyer ces efforts en vous aidant à visualiser les tendances d’achat, à évaluer les dépenses en fonction des politiques de l’entreprise, ainsi qu’à prendre des décisions financières plus éclairées, basées sur les données relatives aux dépenses.

Processus d’approvisionnement et approbations

Des processus clairs et efficaces réduisent les obstacles tout en préservant la gouvernance. Les outils GDE modernes permettent :

• Des contrôles d’accès basés sur les rôles

• Des approbations en plusieurs étapes

• Des processus d’achat qui orientent les acheteurs vers les fournisseurs privilégiés

• Une application des politiques directement intégrée aux processus d’achat

Ces contrôles aident les organisations à simplifier leurs activités d’approvisionnement, tout en s’assurant que chaque transaction respecte le budget et les normes de conformité.

Outils utiles : Des solutions telles qu’Achats guidés (une fonctionnalité Prime Business) vous permettent d’orienter les acheteurs vers des produits et des fournisseurs spécifiques, tandis que l’outil Gestion budgétaire sert à définir les limites de dépenses, les autorisations préalables aux transactions, ainsi que d’autres mesures de contrôle visant à améliorer l’efficacité des achats, le tout sans ralentir les processus.

De plus, la mise en place de fonctionnalités axées sur les approbations permet d’assurer la fluidité des processus d’approbation des achats, soit en attribuant les demandes directement aux personnes habilitées à les autoriser.

Gestion du cycle de vie des fournisseurs et des contrats

Une gestion efficace des relations avec les fournisseurs, depuis l’intégration et les négociations jusqu’aux renouvellements et aux évaluations de rendement, est essentielle pour minimiser les risques et maximiser la valeur. Des conditions standardisées, le stockage centralisé des contrats, ainsi que des rappels de renouvellement automatisés vous aident à éviter les manquements coûteux ou les contrats en double. Tirer parti de solutions qui regroupent les fournisseurs et offrent une gestion numérique des contrats permet également d’aider les organisations à étendre leur gestion des fournisseurs, sans pour autant augmenter leurs effectifs.

Outils utiles : Pour les activités courantes liées à l’approvisionnement et aux commandes, nous pouvons vous appuyer grâce à des solutions offrant la facturation consolidée, des processus multiutilisateurs, des flux d’approbation, ainsi que des suivis des dépenses en fonction de chaque fournisseur.

Achats responsables et niveaux de certification des fournisseurs

La gestion des dépenses d’entreprise soutient de plus en plus les priorités organisationnelles en matière d’approvisionnement responsable, durable et diversifié. De nombreuses organisations cherchent désormais à orienter leurs dépenses vers différents critères associés à cette approche, tels que :

• Fournisseurs locaux

• Petites entreprises ou entreprises détenues par des groupes diversifiés

• Produits écologiques certifiés

Outils utiles : Notre solution d’achat intelligente contribue à la réalisation de ces objectifs, soit en attribuant aux entreprises des certifications en matière de diversité et en ajoutant des indicateurs Climate Pledge-Friendly. Cela simplifie vos recherches pour des fournisseurs admissibles, en plus de faciliter le suivi des progrès réalisés par votre organisation quant à ses objectifs de dépenses dans ce domaine.

GDE : Principaux indicateurs de performance

Afin d’évaluer la maturité du programme de gestion des dépenses d’entreprise, ainsi que le rendement du capital investi, les responsables des finances et de l’approvisionnement s’appuient sur des indicateurs clés de performance (« KPI »). Parmi les indicateurs courants, nous retrouvons :

• Dépenses par catégorie ou service : Surveille la répartition des dépenses et identifie les possibilités de consolidation de certains fournisseurs.

• Pourcentage des achats effectués via des canaux approuvés : Assure le suivi de la conformité aux politiques et de l’utilisation des canaux d’achat privilégiés.

• Économies réalisées lors du renouvellement des contrats : Mesure les impacts financiers découlant de l’optimisation des renouvellements et des conditions négociées.

• Délais d’approbation : Évalue l’efficacité des flux de travail liés à l’approvisionnement et identifie les goulots d’étranglement au sein des processus.

• Achats responsables : Mesure le pourcentage des dépenses consacrées à des fournisseurs certifiés durables, locaux ou issus de la diversité.

Ces indicateurs peuvent aider votre équipe à évaluer les progrès réalisés et à déterminer la manière dont les priorités doivent être établies lors des futures initiatives d’optimisation.

GDE : Défis courants et solutions

Les organisations entament souvent leur mise en œuvre de la gestion des dépenses d’entreprise avec de bonnes intentions, mais se heurtent à des défis pratiques en cours de route. La bonne nouvelle, c’est que des stratégies et des outils adaptés peuvent vous aider à surmonter ces complications avant qu’ils ne se transforment en obstacles majeurs.

Systèmes fragmentés et silos de données

De nombreuses organisations s’appuient sur plusieurs systèmes d’approvisionnement ou sur des processus manuels tels que des tableurs ou des documents en papier; parfois il s’agit d’une combinaison des deux.

Selon IBM, plus de 80 % des entreprises indiquent que les silos de données nuisent à leurs flux de travail essentiels. Cette fragmentation des informations limite la visibilité et rend une bonne compréhension des dépenses totales pratiquement impossible.

Solution : Regroupez les activités d’achat et intégrez les outils dédiés à l’approvisionnement aux systèmes financiers. Des tableaux de bord unifiés et des solutions telles qu’Amazon Business (qui s’intègre à plus de 300 systèmes) facilitent la centralisation des transactions, ainsi que la production de rapports précis.

Manque d’adhésion des parties prenantes

La GDE nécessite une coordination entre les équipes des finances, de l’approvisionnement, des services informatiques et de l’exploitation. Toute résistance ou adoption inégale peut ralentir les progrès.

Solution : Présentez les avantages clairs qui affectent directement chaque groupe parmi les parties prenantes. Par exemple, les économies de temps pour le service de l’exploitation, une meilleure précision budgétaire pour les finances, la supervision améliorée pour les équipes d’approvisionnement, etc. Les programmes pilotes et les gains rapides peuvent également contribuer à créer une dynamique d’adhésion, ainsi que l’utilisation d’outils offrant une visibilité partagée entre toutes les parties prenantes.

Suivi des dépenses indirectes

Les dépenses indirectes se cachent souvent derrière les petits achats, c’est-à-dire ces transactions peu coûteuses et irrégulières effectuées par de nombreux employés. Bien que ces achats mineurs passent facilement inaperçus lorsque pris individuellement, ils peuvent néanmoins représenter jusqu’à 20 % des dépenses totales d’une entreprise, selon Procurement Magazine.

Solution : Afin d’améliorer la visibilité sur ces dépenses, tirez parti des analyses des données, des analyses des dépenses et de contrôles automatisés des achats pour repérer les catégories non gérées, regrouper les transactions et acheminer les achats via les canaux privilégiés. Des outils tels que Surveillance des anomalies dans les dépenses, qui fournissent des alertes en temps réel lors d’achats inhabituels, aident les équipes d’approvisionnement à réagir rapidement.

Outils servant à optimiser la gestion des dépenses d’entreprise

La technologie est la colonne vertébrale d’une GDE moderne. Des fonctionnalités adaptées peuvent contribuer à simplifier les activités d’approvisionnement, à améliorer la clarté des données et à étendre la gouvernance, le tout sans ralentir le travail des équipes.

Voici les capacités qui sont essentielles à tout programme GDE hautement performant, suivies d’une liste de vérification pratique qui vous aidera dans leur mise en œuvre.

Tableaux de bord unifiés et analyses

Les tableaux de bord couvrant l’ensemble de l’entreprise offrent une visibilité centralisée et en temps réel aux dirigeants, responsables budgétaires et équipes d’approvisionnement. Ils fournissent des informations sur les habitudes de dépenses, le rendement des fournisseurs et les tendances en matière de conformité. Des outils d’analyse peuvent ensuite vous aider à utiliser ces données pour prendre des décisions éclairées.

Intégrations et API liées aux activités d’approvisionnement

L’intégration des plateformes d’approvisionnement aux systèmes de planification des ressources d’entreprise, aux solutions « de l’achat au paiement », aux logiciels de gestion des dépenses et aux systèmes financiers permet d’assurer la fluidité des processus et la cohérence des données. Les interfaces de programmation d’application (« API ») offrent des fonctionnalités avancées, telles que les approbations automatisées, la synchronisation des budgets, ainsi que le suivi des dépenses en temps réel et entre les différents systèmes.

Options de fournisseurs et réseaux certifiés

Les solutions d’approvisionnement centralisées simplifient les achats, tout en donnant accès à des fournisseurs préalablement sélectionnés. Pour les organisations ayant des objectifs d’achats responsables, les réseaux certifiés (tels que ceux regroupant des fournisseurs issus de la diversité ou axés sur le développement durable) facilitent l’atteinte des cibles établies par de telles politiques.

Approbations, facturation et paiements automatisés

L’automatisation permet de réduire le travail manuel, d’améliorer la précision et d’accélérer les processus d’approvisionnement. En outre, lorsqu’ils sont associés aux activités de facturation et de paiement, les flux automatisés renforcent les contrôles et réduisent le temps consacré aux rapprochements.

Comment mettre les technologies GDE en œuvre

Les fonctionnalités décrites ci-dessus constituent le fondement technologique de la GDE. Toutefois, les outils ne suffisent pas à eux seuls : pour instaurer une bonne mise en œuvre de la gestion des dépenses d’entreprise, il faut également définir une feuille de route claire.

Afin de vous aider à concevoir, lancer et étendre un programme GDE moderne, voici une liste de vérification en cinq étapes :

1. Évaluez votre situation actuelle

Commencez par brosser un portrait de vos processus d’approvisionnement, flux de travail, chaînes d’approbation, divers systèmes et listes de fournisseurs existants. Identifiez les goulots d’étranglement, les lacunes dans les données, les canaux fragmentés et les catégories non gérées. Cette analyse de base vous aidera à établir des priorités et à vous concentrer sur les domaines procurant les plus grands impacts.

2. Définissez la gouvernance et les rôles

Précisez les différentes responsabilités en matière de finances, d’approvisionnement, de systèmes informatiques et d’unités d’affaires. Établissez des politiques concernant les fournisseurs privilégiés, les seuils d’approbation, les pouvoirs d’achat et les exigences en matière d’approvisionnement responsable.

3. Optez pour des technologies intégrables

Recherchez des outils qui s’intègrent à vos systèmes de planification des ressources, d’approvisionnement, de gestion financière et de dépenses existants. Tenez compte de leurs capacités en matière d’analyse, d’automatisation des flux de travail, d’accès aux fournisseurs et d’expérience utilisateur. Des solutions telles qu’Amazon Business peuvent compléter ou constituer la base de votre pile technologique GDE, le tout en fonction de vos besoins.

4. Lancez des initiatives offrant des gains rapides

Commencez par des initiatives qui génèrent rapidement de la valeur. Par exemple, la consolidation des catégories à faible risque ou la mise en place de tableaux de bord analytiques. En vous procurant des gains rapides, de telles initiatives vous aident à créer une dynamique et à obtenir l’adhésion des parties prenantes.

5. Développez et optimisez

Une fois les processus stabilisés, élargissez la gouvernance, optimisez les contrats, approfondissez les analyses et affinez les contrôles opérationnels. Utilisez des indicateurs clés de performance (tels que ceux mentionnés précédemment) afin de repérer d’autres possibilités de réduction des coûts et d’améliorer continuellement votre programme de gestion des dépenses d’entreprise.

Modernisez la gestion des dépenses de votre entreprise

La GDE est passée d’une nécessité opérationnelle à un levier stratégique de croissance organisationnelle. Pour les équipes financières, la gestion des dépenses d’entreprise ne se limite pas à un simple resserrement des budgets : il s’agit de gagner en visibilité, de renforcer la conformité, de donner plus d’autonomie aux employés et d’instaurer un écosystème d’approvisionnement capable d’évoluer au même rythme que l’entreprise.

Afin de vous aider à moderniser vos stratégies d’approvisionnement, notre solution d’achat intelligente vous offre des fonctionnalités et des capacités permettant d’améliorer la visibilité, de rationaliser les flux de travail, de favoriser des achats plus responsables et de simplifier la gestion des dépenses.

Pour en savoir plus sur les façons dont nous pouvons vous aider à gérer vos dépenses, à renforcer la conformité et à réaliser des économies, et ce dans l’ensemble de votre organisation, communiquez dès aujourd’hui avec un expert d’Amazon Business.

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