Qu'est-ce que l’approvisionnement numérique

L’approvisionnement numérique est le processus par lequel des entreprises achètent des produits et services auprès d'autres entreprises via Internet. Il s’agit d’une évolution par rapport à l’approvisionnement traditionnel, qui repose depuis longtemps sur des méthodes manuelles et papier pour mettre les entreprises en relation avec des fournisseurs qui proposent des biens et services servant au maintien de leurs activités.

Les entreprises peuvent tirer parti de l’approvisionnement numérique pour automatiser des tâches laborieuses et chronophages, tout en conservant leur précision opérationnelle. Grâce à cette solution, les entreprises améliorent l'efficacité de leurs flux de travail, réalisent des économies et renforcent la sécurité des données, le tout au sein d'une solution facile à utiliser.

Comment fonctionne l’approvisionnement numérique ?

Les méthodes traditionnelles d'approvisionnement reposent sur des flux de travail papier pour gérer les contrats et acquérir des biens ou services, mais elles peinent souvent à suivre le rythme des industries dynamiques et à soutenir les entreprises souhaitant développer leurs activités. Cependant, grâce aux technologies modernes de l’approvisionnement numérique, les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier d'une efficacité opérationnelle, d'une diminution des risques, ainsi que d’autres avantages, et ce sur l’ensemble du processus d'approvisionnement. Voici comment.

Sélection des fournisseurs

Le sourçage numérique (lorsque les acheteurs collectent des informations et réduisent leur liste de fournisseurs potentiels) est la première étape du processus d’approvisionnement numérique. Tout au long de cette étape, l’approvisionnement numérique remet en question les processus standardisés de vérification effectués au stylo et sur papier.

L’adoption d’une solution numérique aide les parties prenantes à identifier et à évaluer des fournisseurs potentiels, afin qu'elles ne sollicitent des offres qu’auprès des fournisseurs les plus compatibles. Cela permet également de facilement gérer une vente aux enchères numérique, au cours de laquelle les fournisseurs et acheteurs enchérissent pour les meilleures offres sur des services et matériaux. Des processus plus efficaces permettent aux acheteurs de négocier des contrats plus rapidement.

Négociation des contrats

Après avoir établi leur courte liste de fournisseurs potentiels, les entreprises acceptent certaines de leurs offres. Beaucoup d'organisations nomment cette étape « appel d'offres électronique ».

Une solution d’approvisionnement numérique permet de regrouper toutes les communications et tous les documents échangés entre les acheteurs et les fournisseurs. Cela permet également de facilement effectuer des comparaisons directes entre les offres et conditions contractuelles proposées par chaque fournisseur.

Puisque les outils d'approvisionnement numérique offrent aux entreprises cette transparence totale lors de la comparaison des fournisseurs, elles peuvent tirer parti de l'offre d'un fournisseur pour négocier un contrat plus favorable avec un autre. Les négociations se poursuivent ainsi jusqu'à ce que les deux parties s'accordent sur les conditions, les prix et la durée du contrat.

Achat de biens ou de services

La commande électronique est l'étape suivante du flux de travail de l’approvisionnement numérique. Durant cette phase, l'entreprise achète des biens ou services à partir du catalogue en ligne du fournisseur.

L'automatisation de l’approvisionnement numérique est un atout à ce stade-ci, car cela élimine les goulots d'étranglement découlant des approbations manuelles. Les entreprises utilisent un système d’échange de données informatisé pour faciliter les automatisations qui approuvent les demandes d'achat, envoient les bons de commande aux fournisseurs et font correspondre les factures des fournisseurs aux commandes. Il en résulte ainsi des flux de travail efficaces, avec un risque d'erreur minimal.

Gestion des fournisseurs

Enfin, les entreprises doivent contrôler le respect des contrats par leurs fournisseurs et évaluer tout risque lié à une collaboration continue. Cependant, les audits manuels des fournisseurs prennent beaucoup de temps à réaliser et sont sujets aux erreurs, surtout si une entreprise doit coordonner plusieurs contrats de fournisseurs.

L'approvisionnement numérique permet aux entreprises d'effectuer ces vérifications des fournisseurs de manière automatique et approfondie. Les acheteurs peuvent évaluer si poursuivre la relation avec un fournisseur demeure dans l'intérêt de leur entreprise, ainsi qu’obtenir des perspectives approfondies grâce à cette gestion complète des fournisseurs. Cela leur permet de rester agiles et compétitifs.

Quels sont les avantages de l'approvisionnement numérique ?

Les entreprises qui mettent efficacement en œuvre des flux de travail d’approvisionnement numérique peuvent les exploiter afin de stimuler la croissance de l'entreprise. À cela s’ajoutent les avantages suivants, qui couvrent l'ensemble de les leurs activités :

Efficacité améliorée

L’approvisionnement numérique accélère les opérations internes d'une organisation grâce à des flux de travail numériques et à l’automatisation. Cette efficacité et cette précision accrues permettent aux organisations d'économiser du temps et de l’énergie, tous deux précieux, leur permettant ainsi de réinvestir davantage de fonds de roulement dans d'autres domaines ou activités.

Visibilité accrue sur les achats

L'approvisionnement numérique offre aux organisations une vue d'ensemble de leurs données d’approvisionnement. Ces indicateurs leur permettent d'identifier des possibilités d'économies, telles que le regroupement de commandes similaires provenant de différentes équipes au sein de l'organisation, optimisant ainsi chaque dollar dépensé.

Renforcement des liens avec les fournisseurs

Les solutions d'approvisionnement numérique jouent un rôle fondamental dans l’établissement de relations de qualité entre les entreprises et leurs fournisseurs. Des processus rapides et fiables renforcent la confiance des fournisseurs envers l’organisation, tandis que des liens solides avec les fournisseurs réduisent les risques et ouvrent la voie vers des contrats plus rentables.

Les défis de l'approvisionnement numérique

Bien que l'approvisionnement numérique présente de solides avantages, la mise en place d'un nouveau processus d'approvisionnement peut présenter des défis uniques que les entreprises doivent prendre en compte avant de prendre une décision finale.

Dépendance technologique

L'approvisionnement numérique est une solution technologique. En cas de défaillance technologique, cela peut entraîner des problèmes au niveau des processus et de la diligence. Lorsque vous investissez dans une solution d'approvisionnement numérique, et afin de minimiser les risques, privilégiez une solution qui jouit d'une réputation mondiale en matière de stabilité et de sécurité.

Potentiel de goulots d'étranglement

Les outils d'approvisionnement numérique robustes offrent une multitude d'options de personnalisation qui génèrent de grandes quantités de données. Tenter d'analyser et de comprendre toutes ces informations peut submerger les processus d'approbation et de vérification d'une entreprise. En conséquence, l’ensemble du processus peut se retrouver au ralenti, entraînant une perte de temps et d'argent.

Complexité et intégration

La mise en œuvre de nouveaux processus d'approvisionnement numérique demande du temps et de la patience. De plus, tous les systèmes ne sont pas nécessairement compatibles entre eux. Choisissez une solution qui s'intègre à un large éventail d'outils d'approvisionnement.

À qui s'adresse l'approvisionnement numérique ?

Les organisations de toutes tailles et de tous secteurs peuvent profiter des avantages liés à la mise en œuvre d’un système d'approvisionnement numérique. Cela dit, les secteurs suivants sont susceptibles d'en tirer les plus grands bénéfices.

Santé et organismes à but non lucratif

En matière d'approvisionnement, selon l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), la santé est le domaine où les dépenses publiques sont les plus importantes. Ainsi, il est essentiel que les organismes de santé et à but non lucratif disposent de processus d'approvisionnement adaptés à leurs besoins.

L'approvisionnement numérique aide les dirigeants du secteur de la santé et des organismes à but non lucratif (OBNL) à accélérer l'approvisionnement, à accéder à davantage d'options d'approvisionnement, à améliorer la transparence et à réduire la charge administrative, tout en demeurant conformes aux réglementations strictes du secteur.

Ces dernières années, les processus d'approvisionnement sont devenus encore plus complexes avec le passage au télétravail, car les administrateurs ont désormais besoin d'accéder aux solutions d'approvisionnement depuis l'extérieur du bureau. L'approvisionnement numérique facilite cela en permettant aux responsables du secteur de la santé et des OBNL de coordonner efficacement les achats depuis n'importe où.

Voici quelques-unes des principales priorités en matière d'approvisionnement pour les entreprises du secteur de la santé et les organismes à but non lucratif :

·         Simplifier la recherche et la gestion des fournisseurs afin de favoriser des relations à long terme.

·         Étendre les systèmes et le réseau afin d’atténuer les risques liés aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

·         Améliorer les flux de travail opérationnels afin de permettre une plus grande efficacité, tout en maintenant le contrôle sur les dépenses.

·         Prendre des décisions éclairées, basées sur des données, qui permettent d’orienter les achats et les budgets afin de les renforcer.

·         Assurer la viabilité financière.

Agences gouvernementales

De nombreux organismes gouvernementaux doivent composer avec des réglementations complexes en matière d'approvisionnement. Afin de rationaliser ces processus, l'approvisionnement numérique permet aux acheteurs de consulter et de comparer les offres potentielles de la part des fournisseurs, puis de les filtrer en fonction du statut de certification. Cela permet aux organismes de toutes tailles de trouver un plus large éventail de fournisseurs afin de réaliser des économies supplémentaires, tout en demeurant conformes.

Voici les quatre principales priorités des agences gouvernementales en matière d'approvisionnement :

·         Améliorer la visibilité sur les achats, effectuer des achats exonérés de taxes et gérer les autorisations sans rencontrer d’obstacles inutiles.

·         Effectuer des comparaisons concurrentielles afin de directement évaluer des articles similaires et ainsi prendre des décisions éclairées et rentables.

·         Soutenir les entreprises locales en découvrant et en procurant facilement leurs produits ou services grâce à une seule solution intuitive.

·         Diversifier davantage les fournisseurs afin de soutenir une stratégie de gestion des risques et renforcer la résilience face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

Manufacturier et industriel

Les entreprises des secteurs manufacturier et industriel sont souvent confrontées à des défis relatifs à la réglementation et aux chaînes d'approvisionnement. Qu'ils achètent des matières premières ou des machines, les acheteurs doivent optimiser leurs dépenses afin de préserver leurs résultats financiers. Puisqu’il est généralement plus financièrement avantageux de commander en gros, les entreprises ont besoin de fournisseurs capables de répondre à ce besoin.

En optimisant leurs processus d'approvisionnement, les entreprises manufacturières et industrielles peuvent répondre à la demande des clients, éviter les interruptions potentielles de leur chaîne d'approvisionnement, ainsi que générer des revenus afin de renforcer le capital disponible.

Voici quelques-unes des principales priorités des entreprises manufacturières et industrielles en matière d'approvisionnement :

·         Suivre l'évolution des comportements des consommateurs grâce à des données complètes portant sur les achats et les performances, afin de demeurer compétitif et innovant.

·         Suivre les évolutions de la chaîne d'approvisionnement quant aux réglementations mondiales et nationales, ainsi que prendre des décisions basées sur les données afin de gérer les risques.

·         Établir des relations solides avec les fournisseurs afin d’accélérer les processus, réduire les coûts et ouvrir la voie à des contrats futurs plus favorables.

·         Gagner en visibilité sur les achats afin de passer des commandes en gros d’une meilleure précision et bénéficiant de meilleurs prix réduits, sans accumuler des frais d’inventaire.

Éducation (primaire, secondaire et enseignement supérieur)

Dans le domaine de l'éducation, l'approvisionnement numérique permet d’augmenter les économies de temps et de coûts. Les acheteurs bénéficient d'une meilleure visibilité sur leurs achats, ce qui leur permet de contrôler les coûts et de respecter le budget.

Les flux de travail automatisés de l’approvisionnement numérique permettent également aux enseignants, au personnel et aux administrateurs d'obtenir les fournitures dont ils ont besoin pour faciliter l'éducation de leurs élèves, sans avoir à parcourir des exigences complexes en matière de demandes d'achat.

Voici quelques-unes des principales possibilités d'approvisionnement amélioré dans le domaine de l'éducation :

·         Obtenir des fournitures plus rapidement, tout en étirant davantage le budget, grâce à des tarifs exclusifs et des rabais au volume.

·         Faire gagner du temps aux administrateurs en fixant des limites de dépenses afin de réduire les risques de dépenses non autorisées et en appliquant des restrictions par catégorie afin de respecter la conformité.

·         Donner aux enseignants et au personnel les moyens d'agir grâce à des processus d'achat en ligne conviviaux et à des flux d'approbation des demandes d'achat simplifiés.

·         Obtenir une vue d'ensemble des dépenses à travers l’ensemble de l’organisation et utiliser des outils de création de rapports en temps réel afin d’optimiser la trésorerie.

·         Atteindre des objectifs d'achats responsables en s'approvisionnant de manière stratégique auprès d’entreprises proposant des produits certifiés durables et auprès d'entreprises locales.

Voyage et hébergement

Les organisations des secteurs du voyage et de l’hébergement doivent conserver une longueur d'avance sur leurs clients, soit en anticipant leurs besoins et en s’adaptant aux tendances de l’industrie. Une solution centralisée d'approvisionnement numérique leur procure des moyens efficaces et agiles pour acquérir les biens et services dont elles ont besoin pour servir leurs clients, ainsi que prévoir leurs attentes.

Puisque de plus en plus de clients souhaitent voir davantage de pratiques respectueuses de l'environnement, les organisations doivent réfléchir à l'impact que peuvent avoir leurs activités sur l'environnement et élaborer des stratégies pour rendre leur entreprise plus durable, notamment en sélectionnant les fournisseurs auprès desquels elles vont s'approvisionner.

Voici quelques-unes des principales préoccupations en matière d'approvisionnement au sein des secteurs du voyage et de l'hébergement :

·         Maintenir suffisamment de fonds de roulement pour compenser les pertes financières dues aux changements économiques ou aux perturbations du secteur.

·         Découvrir les possibilités permettant d’adopter des pratiques commerciales plus durables et entrer en relation avec des fournisseurs ayant des valeurs respectueuses de l'environnement.

·         Réduire les dépenses non conformes en analysant les données des dépenses et en créant des politiques et procédures internes plus transparentes.

·         Mettre en place des mesures financières et de cybersécurité protégeant davantage les données sensibles de l'entreprise et des clients.

·         Établir des relations de qualité avec des fournisseurs fiables qui permettent aux entreprises de répondre aux besoins des clients de manière créative et innovante.

Entreprises commerciales et de détail

Avec les méthodes d'approvisionnement traditionnelles, il est plus difficile pour les services d’approvisionnement commerciaux d'effectuer des achats basés sur des données précises et en ayant une bonne connaissance des options proposées par les fournisseurs. De plus, les types d’entreprises commerciales sont vastes, allant des magasins de vêtements jusqu’aux cafés, et chacun de ces commerces est confronté à des défis qui lui sont propres. Heureusement, l'approvisionnement numérique est une solution qui convient à tous.

Par exemple, imaginons qu’un restaurant doit commander des articles de manière très précise afin d’éviter le gaspillage, mais souhaite également collaborer avec des fournisseurs appliquant des principes durables. Les acheteurs ont besoin d'une vision approfondie de leurs processus internes pour être en mesure de synchroniser leurs commandes de manière optimale, ainsi qu’avoir la possibilité de comparer les fournisseurs de façon détaillée, afin de trouver un fournisseur ayant des valeurs qui correspondent à celles de l’entreprise. Les solutions d'approvisionnement numérique donnent les moyens aux acheteurs de prendre des décisions cruciales basées sur des données, ce qui les aide à mieux servir leur clientèle et à générer davantage de revenus.

Voici quelques-unes des principales priorités en matière d'approvisionnement parmi les entreprises commerciales et de détail :

·         Identifier des occasions d'économies grâce à une meilleure visibilité sur les dépenses au sein d’une seule interface intuitive.

·         Découvrir et comparer des produits et fournisseurs alternatifs afin d'améliorer la gestion de la chaîne d'approvisionnement et réduire les risques.

·         Établir une liste de fournisseurs présélectionnés et d'options de livraison pour les achats en gros, afin que l’entreprise puisse répondre à la demande croissante et attirer de nouveaux clients.

·         Obtenir des prix compétitifs ainsi qu’une sélection complète de fournisseurs en lançant des appels d’offres et en utilisant des données portant sur les performances des fournisseurs afin de négocier des contrats favorables.

Types de logiciels d'approvisionnement numérique

Les stratégies d'approvisionnement actuelles ne se limitent plus à la simple réduction des coûts. Les entreprises doivent chercher de nouvelles possibilités pour optimiser leurs activités, renforcer leurs relations avec les fournisseurs et faire face à la volatilité économique. Pour y parvenir, les entreprises peuvent soit choisir une solution complète d'approvisionnement numérique, soit choisir des applications individuelles.

Voici les types de logiciels d'approvisionnement numérique les plus courants :

·         Gestion des dépenses

·         Appels d’offres en ligne auprès des fournisseurs

·         Gestion du cycle de vie des contrats

·         Comptes fournisseurs et facturation

·         Gestion des fournisseurs

·         Entreposage ou inventaire

Les entreprises qui optent pour des outils d’approvisionnement numérique à fonction unique sont plus susceptibles de payer trop cher pour leurs logiciels ou de payer pour des fonctionnalités redondantes. L'alternative est de se procurer un logiciel « de la source au paiement », ou S2P, soit une solution de bout en bout qui élimine le risque de surpayer pour des logiciels ou de créer des flux de travail inutilement complexes.

Meilleures pratiques en matière d'approvisionnement numérique

L'adoption réussie d'un logiciel d'approvisionnement numérique repose sur la capacité d’une entreprise à mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes :

·         Tirer parti de l'automatisation afin de rationaliser les processus.

·         Effectuer une analyse des dépenses sur une base régulière.

·         Déterminer quelles parties prenantes sont responsables de quelles étapes du processus.

·         Intégrer la solution d'approvisionnement numérique avec les systèmes existants.

·         Réaliser des audits des logiciels et apporter des ajustements afin d’assurer leur précision.

·         Opter pour un logiciel d'approvisionnement numérique convivial afin de faciliter son adoption.

·         Assurer une visibilité à l'échelle de l'entreprise sur l'ensemble du processus.

Le rapport 2025 State of Procurement Data : Une analyse approfondie de la situation mondiale en matière d’approvisionnement

Nos recherches ont démontré que, si l'optimisation des coûts et l'amélioration de l'efficacité demeurent des priorités majeures en matière d’approvisionnement, les achats effectués en accord avec les valeurs organisationnelles continuent de gagner en importance.

Dans leurs relations avec les fournisseurs, les équipes d’acheteurs continuent de privilégier les interactions omnicanales et, dans certains cas, uniquement en ligne. Selon le rapport State of Procurement Data 2025 (État des données sur l’approvisionnement 2025) réalisé par Amazon Business :

·         32 % des décideurs en approvisionnement ont déclaré que les perturbations ou les retards dans la chaîne d'approvisionnement constituaient le principal risque pour leurs opérations.

·         23 % des répondants ont cité la réduction des dépenses comme étant le domaine qu’ils souhaitent voir leur organisation prioriser au cours de l'année à venir.

·         47 % des décideurs ont affirmé que l'efficacité et la complexité opérationnelles constituent les principaux défis auxquels sont confrontés leurs processus d’approvisionnement.

·         17 % des cadres supérieurs chargés de l’approvisionnement ont indiqué que les fournisseurs n’ayant pas la capacité de prendre en charge l'approvisionnement numérique représente un défi externe courant pour leurs activités.

Explorez les intégrations d’Amazon Business

Les solutions d'approvisionnement numérique et les intégrations partenaires d'Amazon Business favorisent la rationalisation de l’approvisionnement, en plus d’être faciles à configurer et à utiliser. Les entreprises disposent de plusieurs options pour connecter leurs systèmes d'approvisionnement à Amazon Business. Les acheteurs et les équipes d'approvisionnement ressentiront immédiatement les avantages d'un flux de travail plus efficace.