Achats directs et indirects : les principales différences et stratégies

Les achats directs et indirects sont les deux faces d'une même médaille. La plupart des organisations ont besoin de ces deux types d'approvisionnement pour assurer le bon fonctionnement de leurs activités. Toutefois, entre les achats directs et indirects, les stratégies peuvent être très différentes. Par conséquent, chaque type présente des défis uniques.

En tant que responsable de l’approvisionnement, vous cherchez à atteindre un équilibre entre coûts, efficacité et conformité, et ce autant pour les dépenses directes qu’indirectes. Cependant, pour y arriver, vous avez besoin d’une visibilité sur les dépenses, ainsi que des données en temps réel.

Le rapport 2025 State of Procurement Data Report, portant sur les données relatives aux achats, a révélé que 64 % des décideurs en approvisionnement considèrent les données comme étant une priorité absolue. Les informations tirées des données vous indiquent ce dont votre organisation a besoin en matière de gestion des achats et mettent en lumière les défis auxquels vous pourriez être confronté. C’est ainsi, avec ces détails en main, que vous serez en mesure d’élaborer une stratégie d'approvisionnement efficace, résiliente et performante.

Que sont les achats directs et indirects ?

L'approvisionnement direct est l'acquisition de biens ou de services permettant de créer le produit final d'une organisation. Cela peut inclure les matières premières, les ingrédients et les emballages.

L'approvisionnement indirect est le processus d'acquisition de biens ou de services qui assurent le bon fonctionnement au quotidien des opérations internes de l’organisation. Des articles tels que des fournitures de bureau ou des services informatiques entrent dans cette catégorie.

Certaines organisations divisent les dépenses indirectes en sous-catégories, en fonction de leurs besoins. Par exemple, l'approvisionnement indirect relatif à la maintenance, aux réparations et à l’exploitation se concentre uniquement sur les biens et services nécessaires à l'entretien et à la réparation des équipements.

Cependant, les achats directs et indirects présentent d’autres distinctions pouvant influencer la manière dont vous gérez vos opérations d’approvisionnement, le tout en fonction de chaque type d’achat.

Différences clés entre achats directs et achats indirects

En surface, les achats directs et indirects suivent à peu près les mêmes processus. Toutefois, si vous creusez dans les détails, vous constaterez des différences marquées qui distinguent ces deux types d'approvisionnement. En voici quelques-unes :

• Complexité opérationnelle : Avec les achats indirects, il vous faut une gamme plus large d'articles. Les équipes passeront des commandes pour les biens et services dont elles ont besoin, en fonction des délais d’exécution prévus. Quant aux achats directs, qui se concentrent plutôt sur les matières premières, vous aurez moins de fournisseurs, moins de commandes, ainsi que plus de contrôle sur ce que vous commandez et comment vous le commandez.
• Gestion des relations avec les fournisseurs : Puisque les achats indirects couvrent un large éventail de biens, vous devrez travailler avec plusieurs types de fournisseurs. Par conséquent, établir des partenariats solides avec tous ces fournisseurs peut s'avérer difficile. L'approvisionnement direct, en revanche, a recours à des fournitures spécifiques provenant d’un plus petit nombre de fournisseurs, ce qui facilite le développement de partenariats durables avec eux.
• Prévisions : Les pénuries de matières premières ou les changements au sein de la chaîne d'approvisionnement mondiale peuvent avoir un impact considérable sur vos processus d'achats directs. Cependant, dans le cas des achats indirects, les acheteurs se procurent les mêmes fournitures sur une base assez régulière, ce qui facilite le suivi des dépenses.
• Gestion des stocks : Avec les achats indirects, votre inventaire ne change généralement pas. Par exemple, le réapprovisionnement en papier d'imprimante ou l'externalisation des embauches demeurent plutôt constants. Cependant, les processus d'achats directs rencontrent davantage d'obstacles liés aux changements du marché et à l'évolution de la demande des consommateurs.
• Conformité à la politique d'achats interne : Il est assez probable que votre équipe d’approvisionnement gère les achats directs en respectant les limites de la politique établie par votre organisation. Cependant, les décisions pour les achats indirects sont surtout basées au sein de l’équipe, ce qui fait en sorte que le respect des politiques d’approvisionnement internes peut s'avérer plus difficile.
• Gestion et contrôle des coûts : Un processus d'achats directs optimisé est un système étroitement lié, comprenant des fournisseurs et des itinéraires, qui est généralement simple à gérer. Toutefois, dans le cas des achats indirects, l'équipe effectue les achats de manière plus autonome et en fonction des besoins, ce qui peut rendre plus difficiles les recherches pour des options plus rentables.
  
  

Ce ne sont pas toutes les organisations qui ont besoin à la fois d'achats directs et d’achats indirects. Par exemple, un district scolaire qui commande des fournitures de classe ou fait appel à des services de nettoyage ne nécessite que des achats indirects. Mais quel que soit votre type d'approvisionnement principal, il est utile de connaître les défis et solutions qui s’y rapportent.

Défis et solutions des achats directs

Tout ce que vous obtenez via des achats directs est essentiel pour la production de biens vendables qui génèrent des revenus pour votre organisation. Voici quelques défis que vous pourriez rencontrer avec ce type d'approvisionnement :

• Perturbations de la chaîne d'approvisionnement : Si une partie de votre chaîne d'approvisionnement s'arrête ou subit d'importants retards, cette interruption peut menacer vos processus de production.
• Contrôle de la qualité : Pour créer un produit de haute qualité, il faut commencer avec des matériaux ou ingrédients de haute qualité. Cependant, cet approvisionnement peut s'avérer difficile.
• Relations avec les fournisseurs : Vous comptez sur vos fournisseurs pour livrer les matières premières nécessaires à la fabrication des produits que vous vendez. C'est pourquoi il est essentiel de choisir stratégiquement le fournisseur qui vous convient.
• Conformité et application des politiques : Les réglementations du secteur, les lois commerciales et les taxes à appliquer peuvent changer sans préavis. Vous devez les surveiller et être en mesure de vous adapter à toute modification.
• Optimisation des coûts : Sans moyens pour surveiller et prévoir les changements au sein des réseaux de la chaîne d'approvisionnement et les coûts associés, il est presque impossible de gérer vos dépenses avec précision.
  
  

Ces défis découlent de deux problèmes principaux : un manque de visibilité et un manque de contrôle.

La visibilité vous procure une vue d'ensemble sur vos opérations, avec un niveau de transparence que seules des données fiables peuvent offrir. Les indicateurs de performance provenant de vos fonctions d'approvisionnement mettent en lumière les domaines où des améliorations peuvent accroître l'efficacité opérationnelle et résoudre les défis que nous avons mentionnés ici. Une meilleure visibilité se traduit également par un meilleur contrôle de votre chaîne d'approvisionnement, de vos coûts et de vos flux de travail.

Défis et solutions des achats indirects

Les achats indirects maintiennent vos flux de travail internes en mouvement. Après tout, sans ordinateurs portables, agrafeuses ou autres items de ce type, vos employés ne peuvent pas effectuer leur travail.

Examinons de plus près les défis potentiels liés à la création d'une stratégie d’achats indirects :

• Manque de visibilité sur les dépenses : Chaque équipe gère ses propres achats indirects. Par conséquent, il est pratiquement impossible d’avoir une visibilité financière suffisante si les données relatives aux dépenses de votre organisation ne sont pas centralisées.
• Contrôle des dépenses non autorisées et des coûts : Si un acheteur ne sait pas quels fournisseurs sont approuvés et lesquels sont interdits, il sera plus susceptible d'acheter auprès de fournisseurs non contractés, ce qui fait croître les dépenses non autorisées de votre organisation.
• Données d'approvisionnement dispersées : Chaque fois qu'un acheteur passe une commande, cette action génère de précieuses données d'approvisionnement. Mais ces données dispersées ne sont d’aucune utilité si vous ne pouvez pas les consolider, les organiser et les analyser.
• Réglementations en matière de conformité : Vous devez prendre des mesures supplémentaires afin d’aider vos acheteurs à s’approvisionner auprès des bons fournisseurs. Cela implique de bien communiquer les politiques de votre organisation et d’informer les parties prenantes de tout changement affectant ces politiques.
• Optimisation de la chaîne d'approvisionnement : Développer une gestion solide de la chaîne d'approvisionnement est bien plus difficile à concrétiser lorsque chaque équipe doit acheter des articles différents auprès de fournisseurs spécialisés, car cela augmente le nombre de commandes à coordonner.
  
  

Les défis que nous avons exposés ici découlent en grande partie de la décentralisation. En raison de leur nature, les achats indirects impliquent le suivi de plusieurs commandes et fournisseurs à la fois. Par conséquent, il est d'autant plus important de disposer d’un point de référence centralisé afin de voir tout ce qui se passe au sein de votre réseau.

Stratégies pour optimiser les processus d'achats directs et indirects

Après avoir établi des flux de travail fiables qui vous fournissent les données dont vous avez besoin, votre prochaine phase consiste à tout mettre en œuvre. Suivez ces cinq étapes simples afin d’optimiser vos processus d'achats directs et indirects grâce à l'analytique :

 1. Évaluez vos dépenses d'approvisionnement actuelles et les performances de vos fournisseurs

La première étape consiste à examiner vos dépenses d'approvisionnement ainsi que les performances de vos fournisseurs, telle qu'elles sont actuellement. Pour ce faire, effectuez une analyse des dépenses et un audit portant sur les performances des fournisseurs.

Lorsque vous examinez de près les performances des fournisseurs, vérifiez la précision des commandes, les communications en cas de retard, ainsi que le délai de réaction des fournisseurs après la réception d’une commande. Il est également utile de déterminer si vos fournisseurs actuels demeurent les meilleurs sources pour votre chaîne d'approvisionnement.

Vous pourrez ensuite utiliser ces audits comme base pour les prochaines étapes de ce processus.

2. Élaborez des politiques pour les achats directs et indirects

Vos politiques internes en matière d’achats directs et indirects déterminent comment, quand et auprès de qui les acheteurs peuvent effectuer des achats. Ces règles sont une partie essentielle de votre stratégie de gestion des risques.

Cependant, si un acheteur n’a pas les moyens nécessaires pour distinguer les fournisseurs approuvés de ceux à éviter, le risque de dépenses non autorisées peut exploser. En plus de politiques d'approvisionnement claires et concises, vous avez également besoin d'un moyen fiable pour communiquer ces politiques.

Commencez par publier vos directives d'approvisionnement dans un lieu central afin que tout membre de l’équipe puisse trouver ces informations. Ensuite, mettez en place un moyen de signaler tout changement apporté à ces politiques. Ainsi, tout le monde sera au courant.

3. Définissez et suivez des indicateurs clés de performance en matière d'achats directs et indirects

Grâce aux analyses menées sur l’approvisionnement, vous disposez désormais d'informations précises sur les secteurs au sein de vos opérations qui nécessitent des ajustements. Toutefois, vous avez également besoin d’objectifs afin de mesurer leur amélioration dans le temps. Cela implique de définir vos indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement.

Les indicateurs clés de performance (souvent surnommés « KPI ») que vous choisirez pour vos achats directs et indirects doivent correspondre aux mesures que vous avez prises pour contrôler et rationaliser vos opérations. Notre équipe vous recommande d'opter pour une solution d'approvisionnement qui vous offre des rapports personnalisés pour suivre vos dépenses, en plus de fournir des informations fondées sur vos habitudes d'achat. Ainsi, vous obtiendrez les indicateurs les plus utiles afin de vous aider à atteindre vos objectifs.

4. Tirez parti des outils numériques conçus pour l'approvisionnement et l'automatisation

Non seulement une solution d'approvisionnement numérique ouvre la voie à des processus plus rapides, cela favorise également des flux de travail plus précis. Vous pouvez vous appuyer sur des solutions d'approvisionnement numérique pour rationaliser l'ensemble des processus, automatiser les tâches routinières et libérer du temps, vous permettant ainsi de vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise.

De plus, les processus d'approvisionnement numériques vous permettent de tirer pleinement parti de tout ce que propose cette technologie robuste. Par exemple, vous pouvez utiliser la technologie des chaînes de blocs (communément appelées « blockchain ») pour obtenir des données en temps réel sur chaque commande, afin de mieux contrôler les coûts. Vous pouvez également déployer des solutions d’intelligence artificielle (IA) pour analyser vos données par rapport à la chaîne d'approvisionnement mondiale, afin de rendre vos opérations plus efficaces.

Pour résumer, l’adoption d’outils d'approvisionnement numérique et d'automatisation ouvre la voie à davantage de possibilités pour réaliser des économies, en plus d’offrir un accès à des processus plus rapides.

5. Mettez en œuvre des mesures de contrôle des coûts et de la conformité

La dernière étape consiste à apporter des modifications en fonction de votre ensemble de données et de vos politiques d'approvisionnement existantes. En ayant un meilleur contrôle sur vos opérations, vous pourrez :

• Établir des budgets précis
• Identifier des occasions pour réaliser des économies
• Corriger les inefficacités de la chaîne d'approvisionnement
• Rationaliser les processus d'approbation internes
• Surveiller les tendances du marché
  
  

En établissant des mesures de contrôle des coûts et de conformité pour l'ensemble de votre organisation, vous pouvez ainsi créer une base solide pour vos opérations quotidiennes, soit une base qui favorise la cohérence, la précision et la visibilité. Une meilleure connaissance de votre réseau signifie de meilleures possibilités pour réaliser des économies et éviter les interruptions.

Tirez parti de la technologie pour équilibrer vos activités d'approvisionnement

Jusqu'à présent, nous avons abordé la manière dont les différentes technologies constituent un atout pour vos achats directs et indirects. Il est également intéressant d'examiner comment une solution d'approvisionnement complète peut simplifier les processus :

• Tâches routinières automatiques : Gagnez du temps en automatisant des tâches quotidiennes, telles que l'approbation des demandes d'achat et la création de bons de commande.
• Analyses de données en temps réel : Obtenez des données en temps réel afin de vous assurer de prendre des décisions éclairées pour votre équipe et votre organisation.
• Prévisions relatives à la chaîne d'approvisionnement : Voyez comment des changements dans la chaîne d'approvisionnement mondiale pourraient avoir des répercussions sur votre réseau et prenez des mesures afin d’éviter d'éventuelles perturbations.
• Centralisation des données du réseau : Afin d’obtenir une vue d'ensemble précise, rassemblez les données de l'entièreté de vos opérations en un seul endroit.
• Approvisionnement stratégique : Trouvez le meilleur fournisseur pour vos besoins en approvisionnement, et ce à tout moment, afin d'assurer un service de haute qualité ainsi que des économies.
  
  

Le bon logiciel d'approvisionnement peut transformer vos opérations et offrir un contrôle total sur vos coûts, votre chaîne d'approvisionnement et vos relations avec les fournisseurs.

Comment Amazon Business soutient les achats directs et indirects

Amazon Business s'efforce de rendre les achats directs et indirects aussi fluides et simples que possible. Voici comment :

·         Automatisation des flux de travail : Utilisez des fonctionnalités telles que Guided Buying, Gestion de vos livraisons et d'autres solutions afin d’automatiser les tâches d'approvisionnement routinières, le tout en fonction des paramètres que vous avez définis.

·         Informations sur les dépenses : Analysez vos dépenses actuelles afin de découvrir des possibilités vous permettant de réaliser des économies et planifiez chaque achat avec précision.

·         Intégrations de systèmes personnalisables : Afin de créer les processus qui conviennent le mieux à votre équipe, choisissez quels systèmes vous souhaitez connecter à vos flux de travail existants.

·         Achats au volume : Bénéficiez de rabais intéressants sur les commandes en gros afin de faciliter la gestion des stocks et le contrôle des coûts.

·         Options de paiement flexibles : Payez vos factures d’approvisionnement selon la méthode qui vous convient le mieux, par exemple en utilisant notre fonctionnalité Paiement par facture ou par le biais d’une carte de crédit émise par votre banque.

Amazon Business est la solution unique dont vous avez besoin pour gérer les deux types d’approvisionnement de votre organisation.

Simplifiez vos achats directs et indirects avec Amazon Business

La bonne solution d'approvisionnement permet d'assurer le bon fonctionnement de vos opérations d'achats directes et indirectes, en plus de centraliser les données provenant de l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement. Vous pouvez ainsi élaborer une stratégie d'approvisionnement fondée sur des informations précises.

Amazon Business s’engage à développer des moyens innovants pour soutenir vos processus d'approvisionnement. Que ce soit en automatisant des tâches quotidiennes ou en exécutant des analyses de dépenses en temps réel vous permettant de prendre des décisions d'achat efficaces, notre solution vous aide à découvrir de nouvelles façons d'améliorer vos marges bénéficiaires.