Comment l’achat coopératif sert l'efficacité et le contrôle des coûts

Gérer un processus d'approvisionnement à l'échelle d’une organisation n'est pas une mince affaire. En plus des exigences quotidiennes, les responsables de l’approvisionnement doivent faire face à l’extrême volatilité de la chaîne d'approvisionnement, aux attentes concernant la réduction des coûts, ainsi qu’à une surveillance accrue en matière de conformité et de réglementation.

La bonne nouvelle, c'est que les nouvelles technologies et les stratégies d'approvisionnement modernes transforment les processus d’achat traditionnels. L’une de ces approches est l'achat coopératif, où plusieurs organisations regroupent leur pouvoir d'achat afin d’obtenir de meilleurs prix et de meilleures conditions. Cette approche peut non seulement réduire les coûts, mais aussi simplifier les processus administratifs fastidieux.

En approfondissant votre compréhension des achats coopératifs et de leurs avantages, vous pourriez potentiellement débloquer des possibilités permettant de réduire les coûts, d’améliorer l'efficacité des achats et de renforcer les relations avec les fournisseurs.

Qu'est-ce que l'achat coopératif ?

L'achat coopératif est une stratégie d'achat qui permet à plusieurs entités gouvernementales, à but non lucratif ou publiques d'acquérir des biens ou services via un contrat établi. En tirant parti de leur pouvoir d'achat collectif, ces organisations peuvent réduire la complexité des processus d’approvisionnement et ainsi réaliser des économies qui seraient autrement inaccessibles.

Par exemple, imaginez qu'un district scolaire de taille moyenne doive moderniser son infrastructure informatique. Au lieu de lancer son propre appel d’offres et de négocier un contrat individuel, ce district scolaire peut rejoindre un programme d'achats collectifs et acheter ce dont il a besoin par le biais d’un contrat informatique déjà établi et soumis à des appels d'offres. Cela peut l’aider à réduire les coûts et à alléger la charge administrative associée à la gestion d'un processus complet d’appel d’offres. Par conséquent, le district scolaire peut réorienter ses ressources vers la mise en œuvre et la formation, plutôt que vers des négociations chronophages.

Pour les fournisseurs, ce modèle d'achat offre une voie plus claire vers des contrats plus importants, contribuant ainsi à assurer la stabilité de leurs activités, tout en réduisant les inefficacités liées au traitement de plusieurs appels d’offres.

Vous pourriez aussi entendre parler de l’approche « achats conjoints », où plusieurs entités collaborent pour définir leurs besoins, lancer des appels d'offres et négocier un contrat en tant que groupe. Contrairement aux achats coopératifs, les achats conjoints impliquent que des organisations mènent collectivement l'ensemble du processus d'approvisionnement, plutôt que d'adhérer à un contrat préexistant conclu par une autre entité.

Les acteurs clés de l'achat coopératif

L'achat coopératif est une stratégie de plus en plus populaire auprès des responsables de l’approvisionnement souhaitant consolider les demandes, rationaliser les processus et assurer de meilleurs prix. Sa mise en œuvre implique les entités suivantes :

• Agence principale : L’institution qui lance le processus d’approvisionnement, organise l’appel d’offres et établit les contrats utilisés par les autres agences.
• Fournisseur : L’organisme qui fournit des biens ou services dans le cadre du contrat coopératif.
• Coopérative : L’organisme d'achat officiel qui négocie au nom de plusieurs agences publiques.
• Membres de la coopérative : Entités gouvernementales, districts scolaires, agences provinciales ou autres organismes publics participants.
• Coopératives régionales : Groupes d'achats desservant des zones géographiques spécifiques, telles que des comtés ou des provinces.
• Coopératives nationales : Coopératives d'achat à grande échelle opérant dans plusieurs provinces.

À titre d'exemple pour illustrer les avantages de l'achat coopératif, la coopérative SDI affirme que ses membres économisent généralement entre 15 et 20 % sur leurs achats. Ces réductions de coûts démontrent comment cette approche peut générer des économies, tout en donnant accès aux biens nécessaires.

Une telle stratégie d'achat fonctionne autant pour les organisations publiques que pour les organismes à but non lucratif (OBNL). Cela aide les OBNL à effectuer des achats plus équilibrés, les entreprises du secteur de la santé à relever les défis actuels et les organismes gouvernementaux à moderniser leur processus d’approvisionnement.

Comment fonctionne l'achat coopératif ?

Bien que cela comporte de nombreux aspects, la mise en place d'un accord d'achat coopératif n’est pas nécessairement compliquée. Le processus débute lorsque l’agence principale publie un appel d’offres pour un besoin d’approvisionnement particulier. Après avoir reçu des réponses de la part de fournisseurs potentiels, elle attribue le contrat au fournisseur le mieux adapté au besoin. Lorsque l'agence principale a négocié le contrat et établi la coopérative, d'autres agences peuvent y adhérer.

Afin de bénéficier d'un accord coopératif, envisagez les étapes suivantes :

1. Identifiez vos besoins : Déterminez les biens et services que votre organisation achète régulièrement (informatique, équipements, fournitures de bureau, etc.) et évaluez si un processus de contrat coopératif peut vous faire réaliser des économies de temps et d’argent.
2. Trouvez la bonne coopérative : Renseignez-vous sur les coopératives nationales ou régionales qui correspondent à votre secteur et à vos besoins.
3. Examinez les contrats disponibles : Explorez les contrats existants afin de déterminer s'ils répondent à vos besoins en matière de prix, de conformité et de niveaux de service.
4. Devenez membre : Inscrivez-vous pour accéder à la coopérative. Certains groupes exigent un processus d'approbation formel, toutefois l'adhésion ne vous oblige généralement pas à effectuer des achats.
5. Achetez via le contrat : Une fois membre, vous pouvez vous approvisionner auprès des fournisseurs approuvés, et ce à des tarifs prénégociés.
6. Surveillez les performances : Afin d’assurer une efficacité continue, faites le suivi des économies réalisées et des performances des fournisseurs.

Si, au fil du temps, la coopérative et ses contrats ne conviennent plus à votre organisation, vous pouvez généralement résilier l'accord, tant que vous respectez les termes et conditions de l'adhésion.

Caractéristiques clés d'un contrat d'achat coopératif

Un accord coopératif n’est pas une simple poignée de main conclue lors d’une négociation. Il s’agit d’un contrat structuré qui assure transparence, conformité et économies pour toutes les parties concernées. Que vous soyez novice en la matière ou que vous souhaitiez affiner votre approche, les éléments clés suivants constituent le fondement des accords d'achat coopératif :

• Informations sur l'agence principale : Identifie l'organisation chargée de mener l’appel d’offres et de gérer le contrat.
• Informations sur les fournisseurs : Spécifie les fournisseurs autorisés à fournir des biens ou services.
• Participants éligibles : Définit quelles agences, institutions ou organisations peuvent adhérer au contrat.
• Champ des produits et services : Fournit une liste détaillée des biens ou services pouvant être achetés par les participants.
• Prix et rabais : Présente les prix, les rabais au volume et les structures tarifaires prénégociés.
• Conditions et durée du contrat : Précise la durée de l'accord, les options de renouvellement et les clauses de résiliation.
• Réglementations encadrant la conformité et l'approvisionnement : Confirme l'alignement sur les lois locales, provinciales et fédérales en matière d’approvisionnement.
• Exigences en matière d'utilisation et de rapports : Établit des lignes directrices pour le suivi des achats et l'évaluation des performances des contrats.
  
  

Si l'un de ces éléments est manquant, demandez des précisions. Adhérer à des accords réputés est un moyen très efficace d’améliorer la confiance et de renforcer votre contrôle sur votre processus d'approvisionnement, tout en réalisant des économies.

Pourquoi l'achat coopératif est important actuellement

Les méthodes traditionnelles d'approvisionnement ne suffisent plus. En fait, plus de 40 % des équipes d’approvisionnement rapportent que des processus inefficaces les empêchent de répondre aux priorités commerciales clés désignées par l’équipe de direction de leur organisation.

Alors que la pression pour renforcer la durabilité, réaliser des économies et accélérer le délai de mise en marché augmente, les transactions sur papier et les appels téléphoniques n'offrent pas la flexibilité nécessaire pour suivre le rythme.

Les stratégies modernes, en éliminant le gaspillage de papier et en permettant de s'associer à des coopératives qui appliquent des exigences environnementales, aident les entités gouvernementales à adopter des pratiques d'approvisionnement socialement responsables.

Réduction des coûts

Les achats coopératifs consolident les demandes de plusieurs organisations, permettant ainsi d'obtenir des prix plus bas, des rabais au volume et des conditions plus avantageuses. En réduisant les coûts administratifs et en tirant parti du pouvoir d'achat collectif, cette pratique aide les organisations à étirer leurs budgets davantage.

Exemple : Un district scolaire utilise un accord coopératif pour acheter des technologies et des fournitures de classe à un coût 15 % inférieur. Cette stratégie budgétaire maximise les fonds du district scolaire, lui permettant ainsi de réorienter les économies réalisées vers les programmes destinés aux élèves, la formation des enseignants et l'amélioration des infrastructures.

Diversification des fournisseurs

Les accords coopératifs comprennent souvent plusieurs fournisseurs préalablement sélectionnés, offrant ainsi un large éventail d'options tout en assurant le respect des réglementations. Cela réduit la dépendance envers un seul fournisseur, minimise les risques liés à la chaîne d'approvisionnement et favorise la concurrence entre les différents fournisseurs.

Exemple : Une agence gouvernementale locale doit se procurer du matériel d'intervention d'urgence, mais sans dépendre sur un seul fournisseur. Grâce à un contrat d'achat coopératif, elle peut compter sur un vivier diversifié de fournisseurs, ce qui assure son accès à des fournitures essentielles même lors d’une crise.

Efficacité de l’approvisionnement

Les achats groupés rationalisent le processus d'approvisionnement en éliminant le besoin pour des appels d'offres, en réduisant la paperasse et en exploitant des solutions technologiques qui rendent les transactions plus rapides et plus transparentes. Cela permet aux organisations de se concentrer sur leur mission, plutôt que sur les tâches administratives.

Exemple : Une coalition à but non lucratif utilise la technologie, sous la forme d'une solution d'achat coopératif en ligne, pour se procurer des fournitures de bureau et des services d'entretien. En sélectionnant des fournisseurs préapprouvés, cette coalition d’OBNL simplifie les achats, réduit les délais d’approvisionnement de 40 % et libère des ressources pour la collecte de fonds et des programmes communautaires.

Comment l'achat coopératif s’avère bénéfique pour différents modèles économiques

Les achats coopératifs sont flexibles et évolutifs. Ils s'adaptent à différentes organisations actives dans différents secteurs, permettant ainsi des achats plus intelligents, rapides et économiques. Que vous soyez une entreprise mondiale, un système de santé ou une petite entreprise en croissance, cette approche vous donne accès à des rabais au volume, à une diversité de fournisseurs et à des contrats prénégociés qui simplifient l’approvisionnement et maximisent les économies.

Entreprises

Pour les grandes entreprises, l'approvisionnement est un exercice d'équilibre. Les équipes doivent gérer les coûts, assurer la fiabilité des fournisseurs et veiller au fonctionnement efficace des opérations. Les achats conjoints permettent aux entreprises de bénéficier d’un pouvoir d'achat collectif pour l’ensemble de leurs différents sites, en tirant parti de rabais au volume, d’accords préapprouvés avec des fournisseurs et d’une budgétisation plus prévisible.

En réduisant le temps passé à sélectionner des fournisseurs et à négocier des contrats, les entreprises peuvent se concentrer sur leur approvisionnement stratégique et leurs relations à long terme avec les fournisseurs. Le résultat ? Des chaînes d'approvisionnement plus solides, de meilleurs prix, ainsi que des cycles d'achat plus rapides, le tout sans couches supplémentaires de bureaucratie.

Soins de santé

Dans le secteur de la santé, l’approvisionnement va au-delà des économies d'argent. Les résultats pour les patients, la conformité réglementaire et la résilience de la chaîne d'approvisionnement sont également en jeu. Les achats coopératifs simplifient l'approvisionnement en fournitures médicales, en équipements et en produits pharmaceutiques, assurant ainsi des produits à bon prix et de haute qualité pour les hôpitaux et cliniques, sans passer par de longues négociations contractuelles.

Pour les systèmes de santé en phase de fusions et d’acquisitions, les accords coopératifs permettent également de normaliser les achats entre les différents établissements, ce qui réduit les inefficacités et crée des chaînes d'approvisionnement fluides et évolutives. Les fournisseurs préapprouvés aident les organisations à privilégier les achats responsables, soit en s'approvisionnant en biens durables ayant été produits selon des méthodes éthiques, et ce sans sacrifier l'efficacité.

Petites et moyennes entreprises (PME)

Souvent, les PME ne disposent pas des structures internes ni du pouvoir d'achat des grandes organisations. Les programmes d'achat coopératif aident les PME à économiser en temps et en argent, soit en leur permettant de bénéficier de contrats prénégociés et de réseaux de fournisseurs qui seraient autrement inaccessibles.

Au lieu de passer des semaines à comparer les offres et à négocier des prix, les PME peuvent immédiatement acheter des biens ou services à des tarifs compétitifs, libérant ainsi des ressources qui peuvent alors se concentrer sur la croissance, l'expérience client et l'innovation. Grâce à des coûts administratifs plus faibles, une chaîne d'approvisionnement plus stable et des cycles d'achat simplifiés, les PME peuvent se développer sans avoir à gérer les coûts généraux d'une organisation plus vaste.

Quel que soit le secteur d'activité, cette approche simplifie les achats, renforce les relations avec les fournisseurs et améliore l'efficacité.

Responsables de l’approvisionnement : étapes clés pour tirer le meilleur parti des achats coopératifs

Lorsque bien réalisé, l'achat coopératif peut changer la donne. Que vous cherchiez à réduire les coûts, simplifier la gestion des fournisseurs ou améliorer la conformité, cette approche stratégique vous aidera à tirer le meilleur parti de chaque contrat.

1. Évaluez les lacunes actuelles de l’approvisionnement

Avant de vous lancer, prenez du recul. Où votre processus d'approvisionnement subit des ralentissements ? Où dépensez-vous trop ? Le fait d’identifier ces lacunes permettra de déterminer si un autre arrangement pourrait améliorer les prix, la diversité des fournisseurs ou l'efficacité des contrats.

Demandez-vous :

• Sommes-nous confrontés à de longs cycles d'approvisionnement et/ou à des processus d'approbation complexes ?
• Manquons-nous de visibilité sur les dépenses entre les différents services ou sites ?

·         Pourrions-nous bénéficier d'une consolidation des fournisseurs ou d'achats au volume ?

Un audit rapide des points faibles vous guidera vers la bonne stratégie.

2. Sélectionnez la bonne coopérative

Toutes les coopératives n'adoptent pas les mêmes normes. Afin d’en tirer une réelle valeur, choisissez une coopérative qui correspond à votre secteur d’activité, à vos besoins en matière de fournisseurs, ainsi qu’à vos exigences quant à la conformité. Certaines se concentrent sur des secteurs spécifiques tels que la santé, l’administration publique ou l'éducation, tandis que d'autres offrent un accès plus large.

Par exemple, une OBNL souhaitant améliorer sa visibilité sur les dépenses pourrait vouloir considérer une coopérative ayant des outils intégrés permettant de générer des rapports, en plus d’une transparence contractuelle permettant d’assurer le suivi de chaque dollar dépensé.

3. Améliorez la visibilité et les contrôles grâce aux technologies d'approvisionnement

Une fois la bonne coopérative choisie, la technologie devient la clé pour libérer tout son potentiel. Amazon Business propose des analyses approfondies, des flux d'approbation et des outils permettant d’orienter les achats, le tout afin d’aider les responsables de l’approvisionnement à mieux contrôler les dépenses.

En intégrant les contrats coopératifs aux solutions d'approvisionnement numérique, les organisations peuvent ainsi :

• Suivre les tendances des dépenses et identifier les occasions permettant de réaliser des économies.
• Automatiser les flux d'approbation afin d’assurer la conformité, sans délai.
• Simplifier les achats grâce à un outil centralisé et évolutif.
  
  

De telles technologies permettent aux entreprises qui jonglent avec plusieurs sites, fournisseurs et équipes de tout mettre au point, transformant ainsi l'achat coopératif en avantage stratégique.

Amazon Business soutient les achats coopératifs à grande échelle

Fondamentalement, l’approvisionnement partagé consiste à travailler plus intelligemment, et non plus difficilement. En tirant parti du pouvoir d'achat collectif, les organisations obtiennent de meilleures offres, rationalisent leurs opérations et assurent le bon fonctionnement des processus d’approvisionnement. Toutefois, adopter la bonne stratégie n'est que la moitié de l'équation : il faut également disposer des bons outils.

Amazon Business rend l'approvisionnement coopératif plus facile, plus efficace et plus flexible grâce à des fonctionnalités répondant à la fois aux besoins des entreprises, des organismes à but non lucratif et des organisations du secteur public. Grâce à un vaste réseau de fournisseurs, à des prix au gros compétitifs et à des outils d'approvisionnement numérique, les organisations peuvent évoluer, sans avoir à sacrifier leur contrôle.

Vous souhaitez favoriser la diversité des fournisseurs ? Utilisez des filtres afin de prioriser les fournisseurs durables et les petites entreprises. Vous souhaitez réduire les dépenses non autorisées ? Mettez en place des politiques d'achat orientés pour que vos achats demeurent conformes à vos objectifs. Vous souhaitez plus de visibilité ? Utilisez des outils d'analyse des dépenses afin d’obtenir des informations qui vous aideront à optimiser vos décisions en matière d’approvisionnement.

Que vous travailliez pour une entreprise figurant dans le classement du Fortune 500 ou pour une organisation à but non lucratif en pleine croissance, Amazon Business facilite les achats coopératifs. Vous êtes prêt à découvrir comment ? Créez un compte gratuit ou contactez notre équipe afin d’en savoir plus.