Logiciels d'approvisionnement basés dans le nuage : guide stratégique

Inefficacités opérationnelles, données cloisonnées et manque de visibilité en temps réel : voilà trois défis majeurs qui peuvent avoir un impact au quotidien sur presque tous les aspects du processus d'approvisionnement.

Il est essentiel que les équipes d’approvisionnement puissent conserver le contrôle sur ces trois domaines, cependant il peut s'avérer difficile de tenter de résoudre ces défis tout en tentant de faire croître l'organisation. Cela dit, il y a une bonne nouvelle : les équipes peuvent accéder à des technologies puissantes pour rationaliser leurs opérations d'approvisionnement et de paiement. C'est ici qu'interviennent les logiciels d'approvisionnement basés dans le nuage, ou infonuagiques.

Ci-dessous, vous découvrirez ce que font les logiciels d'approvisionnement basés dans le nuage, l’impact potentiel qu’ils peuvent avoir sur vos opérations, ainsi que la manière de les synchroniser avec vos autres systèmes afin de tirer le meilleur parti de leurs fonctionnalités.

Que sont les logiciels d'approvisionnement basés dans le nuage ?

Les logiciels d'approvisionnement infonuagiques sont des solutions hébergées dans le nuage. Les équipes y accèdent en ligne plutôt que d'installer un outil sur leurs ordinateurs ou sur le serveur de leur organisation.

Contrairement aux systèmes sur site, les solutions d'approvisionnement basées dans le nuage offrent une plus grande flexibilité et agilité. Elles peuvent ainsi aider les équipes d'approvisionnement à s'adapter aux évolutions du secteur, à résoudre les goulots d'étranglement opérationnels et à réaliser des économies.

Il existe quatre différences importantes entre les systèmes d'approvisionnement basés dans le nuage et les systèmes sur site :

·         Accessibilité : Les outils d'approvisionnement sur site sont installées par les équipes sur leurs ordinateurs, tandis que les logiciels basés dans le nuage existent dans le nuage.

·         Évolutivité : Les outils sur site ont tendance à avoir des restrictions de croissance, car ils sont confrontés à des limitations en termes de stockage et de fonctionnalités informatiques.

·         Intégration : Les logiciels basés dans le nuage se connectent de manière transparente à une grande variété de systèmes, tandis que les logiciels sur site limitent les outils à un réseau physique.

·         Prix : Les logiciels infonuagiques ont généralement un coût initial moins élevé et une structure de prix plus prévisible, alors que les outils sur site nécessitent un investissement plus important pour démarrer.

En raison de leur impact considérable sur les opérations d'approvisionnement, les logiciels basés dans le nuage peuvent être des atouts précieux pour les équipes d'approvisionnement évoluant au sein de tout secteur.

Pourquoi l'approvisionnement basé dans le nuage est une priorité stratégique en 2025

Dans le passé, les systèmes traditionnels sur site et les feuilles de calcul remplies de données suffisaient peut-être pour gérer les opérations d'approvisionnement. Cependant, puisque les chaînes d'approvisionnement modernes sont de plus en plus complexes, les équipes d'approvisionnement doivent désormais fonctionner avec plus d'agilité et d'efficacité. Par conséquent, des opérations d’approvisionnement performantes constituent souvent un avantage stratégique pouvant faire la différence entre accélérer ou ralentir l'ensemble de votre organisation.

Voici comment les solutions d'approvisionnement infonuagiques peuvent soutenir votre organisation de manière stratégique :

·         Gardez une longueur d'avance sur la concurrence : L'accès facile aux technologies a élevé la barre pour toutes les organisations, augmentant ainsi la compétitivité et rendant nécessaire l'utilisation de technologies agiles.

·         Contrôlez vos finances : Les plateformes basées dans le nuage connectent tous vos systèmes, ce qui vous permet d'établir des budgets financiers précis, de contrôler les dépenses et d'éviter les angles morts financiers qui résultent du cloisonnement des données.

·         Réagissez à la volatilité des chaînes d'approvisionnement : Si un fournisseur se trouve soudainement dans l'incapacité de vous fournir les biens ou services dont vous avez besoin, vous devrez vous adapter au moindre coût possible. Plus votre équipe sera en mesure de s'adapter rapidement à de telles interruptions, plus vous aurez de chances d'éviter les dépenses occasionnées par des retards dans les flux de travail.

Sans agilité, efficacité et sources d‘information, vous risquez davantage de voir la croissance de votre entreprise stagner. Conscientes de cela, de nombreuses organisations se tournent vers le nuage et des solutions telles qu'Amazon Web Services (AWS) et Amazon Business pour soutenir leurs opérations. Cela permet à ces organisations de gagner en transparence et d’avoir de meilleures chances d'obtenir un avantage concurrentiel grâce aux données.

Comment AWS et Amazon Business alimentent la transformation de l’approvisionnement grâce au nuage

AWS, la plateforme infonuagique d'Amazon, permet aux utilisateurs d'accéder à des bases de données et à d'autres services similaires sans avoir à installer de logiciels sur leurs appareils. La plateforme d’AWS peut aider les équipes d’approvisionnement cherchant à simplifier leurs opérations, surtout lorsqu'elles l’associent à Amazon Business, un logiciel d'approvisionnement numérique qui fournit des outils pour l'approbation des factures et des appels d'offres, la conformité des contrats, des analyses robustes, ainsi que des intégrations transparentes.

Vous pouvez considérer AWS comme étant l'infrastructure de base de votre organisation : une solution infonuagique sécurisée et évolutive, en mesure d’améliorer l'efficacité des systèmes d'approvisionnement pour l’ensemble de votre organisation. Lorsque vous associez cette solution infonuagique à Amazon Business, votre équipe peut bénéficier de fonctionnalités spécifiques à l'approvisionnement qui favorisent la transparence et l'efficacité.

En outre, Amazon Business et AWS ne constituent pas un duo isolé, car les deux solutions peuvent s'associer à d'autres plateformes d'approvisionnement, telles que SAP Ariba ou Coupa. De cette manière, les utilisateurs peuvent créer une infrastructure technologique stratégique axée sur l'approvisionnement, sans avoir à gérer des intégrations complexes et sans risquer la création de silos d'informations.

Cinq fonctionnalités essentielles pour les outils d'approvisionnement modernes basés dans le nuage

Le fonctionnement de base des outils d'approvisionnement modernes et infonuagiques étant maintenant expliqué, nous vous invitons à consulter la liste ci-dessous, qui décrit les principales caractéristiques et fonctionnalités à prendre en compte lorsque vous examinez les différentes options disponibles :

1. Flux d'approbation automatisés

Les processus d'approbation manuels peuvent ralentir les opérations et augmenter les risques d'erreurs coûteuses. L'automatisation pourrait être la solution pour votre équipe afin de résoudre ces difficultés.

Des solutions telles qu'Amazon Business proposent une fonctionnalité de double ou triple rapprochement automatique, qui vous permet de rapidement vérifier les factures en les comparant aux bons de commande ou aux reçus des fournisseurs, avant de les envoyer au service des comptes fournisseurs. Vous évitez ainsi les allers-retours dans les flux d'approbation, ainsi que les retards dans le traitement des factures.

Cette solution offre également un contrôle encore plus important sur l’approvisionnement, grâce à des rôles d'achat configurables. Vous pouvez configurer le compte de chaque utilisateur en fonction de directives d'achat spécifiques, afin d’indiquer quels fournisseurs choisir et vous assurer que les achats respectent votre budget. Ensuite, lorsqu'un acheteur passe une commande en toute conformité avec vos directives d'achat, l'approbation automatique des demandes d'achat peut se faire de manière fluide et efficace.

2. Visibilité et analyse des dépenses

Avec autant d’éléments à surveiller en termes de biens et de finances, il est utile de savoir où tout doit aller à tout moment donné. Amazon Business, par le biais de Visibilité des dépenses (une fonctionnalité Business Prime), vous offre cette possibilité, ainsi que des analyses en continu des dépenses afin d’en assurer une gestion plus stratégique. De plus, les analyses opérationnelles vous permettent d’avoir une compréhension approfondie de vos flux de travail et de la gestion de vos inventaires.

Avoir accès à une quantité importante de données vous offre une visibilité plus fiable, mais vous avez également besoin d'un endroit fiable où stocker ces données. Pour vos données d'approvisionnement historiques et actuelles, le stockage de données d’AWS vous assure de ne jamais manquer d'espace. Il s'agit d'une solution infonuagique évolutive et personnalisable, en mesure de répondre à l'évolution des besoins de votre entreprise.

3. Gestion rationalisée des relations avec les fournisseurs

La gestion des fournisseurs est un élément central de l’ensemble du processus d’approvisionnement, soit de la recherche de fournisseurs jusqu’au paiement. Cependant, de nombreuses équipes rencontrent souvent des difficultés pour trouver le bon équilibre entre le sourçage stratégique de fournisseurs de haute qualité et le renforcement de la résilience de la chaîne d'approvisionnement. Il peut également être difficile de s'assurer que vos acheteurs s'approvisionnent auprès de fournisseurs approuvés.

Les plateformes d'approvisionnement basées dans le nuage vous aident dans ces deux domaines. Par exemple, Amazon Business propose des balises de fournisseurs certifiés, qui indiquent aux utilisateurs quels fournisseurs sont à privilégier lors de leurs commandes. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Guided Buying pour orienter vos acheteurs vers les produits et les fournisseurs souhaités lorsqu'ils doivent effectuer des achats imprévus ou ponctuels.

Au-delà de ces fonctionnalités, AWS offre une sécurité supplémentaire grâce à la vérification des fournisseurs et à des cadres de sécurité robustes. Ces cadres vous assurent que chaque achat est effectué de manière sécurisée et conforme au contrat.

4. Conception favorisant les intégrations

Les silos nuisent à la transparence, ce qui complique la coordination entre vos équipes d'approvisionnement et augmente les risques d'erreurs, de paiements excessifs, de paiements insuffisants ou de goulots d'étranglement. Afin d’éviter les silos de données et d’assurer des achats intelligents, tous vos systèmes doivent être en mesure de communiquer entre eux.

Pour ce faire, recherchez un logiciel de gestion de l’approvisionnement basé dans le nuage, ayant la capacité de se connecter à vos systèmes existants et de centraliser les données. Amazon Business, par exemple, s'intègre à plus de 300 systèmes, y compris des outils de logiciels-services (« SaaS ») et de planification des ressources basés dans le nuage. Cela vous permet de créer une infrastructure technologique d'approvisionnement qui est à la fois entièrement intégrée et adaptée à vos besoins.

En combinant Amazon Business avec les intégrations d'applications d’AWS, vous pouvez connecter tous vos systèmes dispersés afin qu'ils puissent partager des informations et renseigner l’ensemble de votre personnel, ce qui aide vos équipes à prendre des décisions éclairées.

5. Outils pour gérer le cycle de vie des contrats et la conformité

Pour demeurer compétitif et rentable, une gestion efficace des contrats est essentielle. Cela aide à déterminer le bon moment pour entamer les discussions de renouvellement de contrat afin d'éviter les perturbations opérationnelles, en plus de vous permettre d'utiliser des données en temps réel pour négocier des conditions contractuelles avantageuses et d'intégrer efficacement de nouveaux fournisseurs.

Les solutions d'approvisionnement telles qu'Amazon Business vous permettent de suivre le cycle de vie d'un contrat, de comparer les données de performance du fournisseur aux conditions de l'accord, et de vous assurer que les fournisseurs respectent leur part du contrat. Avant de finaliser un accord, vous pouvez également comparer les fournisseurs à vos politiques internes afin de vérifier s'ils correspondent bien à votre organisation.

Si vous associez Amazon Business à AWS, vous pouvez également accéder à des outils de conformité qui vous aident à appliquer vos politiques de sécurité. Ainsi, chaque achat sera conforme à vos directives internes et respectera les réglementations, telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Cinq étapes pour une mise en œuvre réussie d'un logiciel d'approvisionnement basé dans le nuage

La première étape consiste à vous assurer que votre équipe est prête pour un logiciel d'approvisionnement infonuagique. Ensuite, vous devrez choisir une solution et la mettre en œuvre efficacement. Voici cinq étapes pour vous aider à démarrer :

1.      Identifiez les points faibles internes : Contactez les parties prenantes du service de l’approvisionnement afin de comprendre les défis les plus courants auxquels votre organisation est confrontée, pour ainsi pouvoir déterminer précisément ce que votre logiciel d'approvisionnement doit être en mesure de vous apporter.

2.      Évaluez les logiciels en fonction de la maturité de votre organisation : Comparez vos opérations d'approvisionnement actuelles à vos objectifs, afin de déterminer les types de logiciels dont vous avez besoin pour soutenir la croissance de votre organisation.

3.      Évaluez les intégrations, la migration et la sécurité des données : Prenez note de vos systèmes d'approvisionnement actuels, de la manière dont les données circulent entre eux, ainsi que leurs niveaux de sécurité, afin de pouvoir choisir un logiciel qui s'intègre parfaitement à votre infrastructure technologique existante.

4.      Intégrez et formez vos équipes : Créez de la documentation et élaborez des formations, afin que les membres de votre équipe aient suffisamment de temps pour se familiariser avec le nouveau logiciel et comprendre son impact sur leurs tâches quotidiennes.

5.      Mettez en place des boucles de rétroaction et itérez : Vérifiez régulièrement le fonctionnement du logiciel, recueillez les commentaires des membres de l'équipe et collectez les données du réseau, ce qui vous permettra de rendre les flux de travail aussi efficaces et conviviaux que possible.

L'installation d'un logiciel d'approvisionnement basé dans le nuage est une opération simple et intuitive. Non seulement la solution que vous choisirez optimisera votre réseau actuel, mais elle préparera également votre organisation pour une croissance à long terme.

Franchissez une nouvelle étape vers des achats plus intelligents grâce à un logiciel d'approvisionnement basé dans le nuage

Tenter de simultanément développer les opérations, augmenter les revenus et atténuer les risques représente un défi de taille pour toute équipe d'approvisionnement ; tenter tout cela au sein d’un environnement d'approvisionnement en constante évolution peut être encore plus difficile. Cependant, grâce à des données précises obtenues en temps réel et à des logiciels intégrés, votre équipe peut considérablement améliorer ses capacités en matière d’agilité, de rentabilité et d’évolutivité. Comme résultat, vous pourrez tirer parti d'un meilleur contrôle sur vos finances et vos opérations.

Avec un logiciel d'approvisionnement infonuagique comme Amazon Business, vous bénéficierez d'un écosystème d'approvisionnement efficace, innovant et évolutif, qui favorise la croissance à long terme et renforce le contrôle sur les achats et les commandes. De plus, AWS fournit un soutien qui s’intègre de manière transparente aux systèmes existants et permet de renforcer la sécurité.

Votre équipe est-elle prête à relancer sa croissance actuelle et future ? Contactez Amazon Business dès aujourd'hui pour découvrir comment les logiciels d'approvisionnement basés dans le nuage peuvent soutenir votre stratégie d'approvisionnement grâce à des solutions évolutives et intégrées.