Le rôle des bons de commande permanents au sein de l’approvisionnement

Dans le domaine de l’approvisionnement, l'efficacité est primordiale. Cependant, devoir créer un nouveau bon de commande, et ce chaque fois que vous devez vous réapprovisionner, peut ralentir le processus.

C'est ici que les bons de commande permanents peuvent faire toute la différence. Que vous fassiez à nouveau le plein de fournitures de bureau, planifiez la maintenance de routine ou assuriez l’approvisionnement continu en matières premières, les bons de commande permanents simplifient votre flux de travail et vous aident à dépenser plus intelligemment. De plus, ils contribuent à éliminer les tâches administratives répétitives, accélèrent les processus d'approbation et peuvent même vous aider à négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs.

Voyons comment fonctionnent les bons de commande permanents, quand les utiliser, et comment ils peuvent améliorer la flexibilité ainsi que la gestion des opérations d’approvisionnement.

Qu'est-ce qu'un bon de commande permanent ?

Un bon de commande permanent est un type de bon de commande utilisé dans le cadre d’accords d'achat généraux ou de commandes générales. Plus précisément, les bons de commande permanents (également appelés « commandes permanentes ») sont idéaux lorsqu'un accord à long terme entre un acheteur et un fournisseur comprend plusieurs livraisons de biens ou de services sur une période donnée, le tout en vertu d'un contrat unique. Contrairement aux bons de commande standard (également appelés « commandes ponctuelles ») qui couvrent des transactions uniques, les bons de commande permanents établissent les conditions pour des achats récurrents, sans avoir à émettre un nouveau bon de commande standard chaque fois qu’une livraison est requise. C'est comme mettre en place un cadre d'approvisionnement récurrent auquel vous pouvez faire appel en fonction de vos besoins, tout au long de la durée du contrat.

Généralement, un bon de commande permanent comprend :

·         La durée du contrat

·         La valeur totale du contrat

·         Les descriptions et les prix des articles

·         Le numéro du bon de commande

·         Le calendrier de livraison

·         Les conditions de paiement et de renouvellement

·         La politique d'annulation

Lorsque vous avez établi un bon de commande permanent, les personnes autorisées de votre organisation peuvent le valider chaque fois qu'il existe un besoin pour les articles ou les services faisant l'objet du contrat. Le processus d'approvisionnement est ainsi simplifié pour les achats répétés.

Le processus lié aux bons de commande permanents

Les bons de commande permanents vous permettent d’adopter des flux de travail offrant davantage de possibilités d'optimisation. Voici comment se déroule généralement le processus lié aux commandes permanentes :

1.      Évaluation des besoins : Identifiez les besoins en approvisionnement récurrents qui se prêtent à un accord de bon de commande permanent.

2.      Sélection des fournisseurs : Choisissez le bon fournisseur en fonction du prix, de la qualité, de la fiabilité et des capacités de livraison.

3.      Négociation : Échangez avec le fournisseur afin de négocier les prix, les quantités exactes, les délais et les autres conditions.

4.      Création du bon de commande permanent : Élaborez et émettez le bon de commande permanent, en y détaillant tous les éléments requis.

5.      Communications internes : Informez les services concernés du nouveau bon de commande permanent et des procédures à suivre pour y avoir accès.

6.      Gestion des commandes : Générez des commandes à partir du bon de commande permanent, en fonction des besoins.

7.      Livraison et réception : Recevez les livraisons et vérifiez leur conformité aux conditions que vous avez établies.

8.      Traitement des factures : Faites correspondre les factures aux bons de livraison, ainsi qu’au bon de commande permanent principal.

9.      Paiement : Traitez les paiements conformément aux conditions de paiement convenues.

10. Suivi et rapports : Faites le suivi des dépenses par rapport au montant maximal inscrit au bon de commande permanent et évaluez les performances.

11. Révision et renouvellement : Évaluez l'efficacité du bon de commande permanent et déterminez s'il convient ou non de le renouveler.

Bons de commandes permanents vs bons de commandes standards

Pour bien comprendre l'intérêt des commandes permanentes, il est utile de connaître leurs différences par rapport aux commandes standard. Les principales différences entre ces deux types de bons sont les suivantes :

·         Objectif : Les bons de commande permanents concernent des besoins récurrents, tandis que les bons de commande standards concernent des achats ponctuels.

·         Durée : Les bons de commande permanents couvrent des périodes prolongées, alors que les fournisseurs exécutent habituellement des commandes ponctuelles basées sur des transactions uniques.

·         Flexibilité : Les bons de commande permanents permettent plusieurs livraisons et validations, tandis que les bons de commande standard ont une date et des délais de livraison fixes.

·         Administration : Les commandes permanentes nécessitent plus de travail en amont, mais moins de traitement par la suite. Les commandes ponctuelles sont plus simples, mais vous devez en recréer lors de chaque achat.

·         Accent mis sur la relation : Alors que les bons de commandes permanents favorisent des relations plus étroites avec les fournisseurs, les bons de commande standards peuvent être plus transactionnelles.

·         Structure des coûts : Les commandes permanentes comprennent souvent des rabais au volume, tandis que les commandes ponctuelles reflètent les prix courants du marché.

Les bons de commande permanents peuvent réduire les tâches administratives des services d'approvisionnement, tout en apportant de la valeur à l'ensemble de l'organisation. Voici quelques avantages clés :

Efficacité opérationnelle

Au lieu de générer des bons de commande individuels chaque fois qu'une équipe a besoin d’un produit ou service, vous pouvez créer un contrat-cadre servant à couvrir plusieurs achats récurrents. Cela signifie moins d'approbations à obtenir, moins de paperasse à gérer, ainsi que des cycles d'approvisionnement plus rapides. Cette approche simplifie également la budgétisation, car vous pouvez allouer les fonds à l'avance plutôt que de suivre chaque commande une par une.

De plus, lorsque vous devez payer ces factures récurrentes, celles-ci sont plus faciles à traiter car elles sont liées à un contrat unique existant.

Réduction des coûts

Lorsque vous vous engagez à passer des commandes plus importantes, vous vous positionnez également pour négocier de meilleurs rabais ou obtenir des réductions de prix. Ainsi, les bons de commande permanents peuvent vous aider à établir un prix fixe sur une plus longue période, ce qui signifie une moindre exposition aux fluctuations du marché.

Les commandes permanentes réduisent également le nombre de transactions que vous devez traiter, ce qui peut rapidement représenter des économies importantes lorsque l'on tient compte du coût par commande. Selon l'American Productivity & Quality Center, le traitement d'un seul bon de commande peut coûter entre 50 et 150 dollars. Cependant, le regroupement d’achats récurrents au sein d’un seul bon de commande permet de réduire considérablement les délais et les coûts administratifs. En outre, grâce à des prix prévisibles, il est plus facile de gérer votre trésorerie.

Avantages stratégiques

Au-delà de la conclusion d'accords, entretenir des relations à long terme avec des fournisseurs permet également de renforcer les partenariats, car elles favorisent la confiance et l'engagement mutuel. Lors de perturbations au sein de la chaîne d'approvisionnement, les fournisseurs peuvent être plus enclins à donner la priorité aux clients fiables, liés par contrat, dont l'historique du partenariat démontre leur loyauté et leur alignement.

En intégrant des bons de commande permanents dans les processus d'approvisionnement récurrents, les organisations peuvent normaliser et aligner leurs comportements d'achat sur des objectifs commerciaux plus larges. Cette approche, en plus d’assurer la conformité avec les fournisseurs approuvés, permet aussi de renforcer les priorités stratégiques, optimisant ainsi l'impact des achats.

Par exemple, une organisation utilisant des bons de commande permanents pour ses achats récurrents pourrait bénéficier des avantages suivants :

·         Efficacité opérationnelle : Les équipes peuvent rapidement commander des articles ou des services essentiels, sans avoir à passer par des cycles d'approbation répétés.

·         Économies : L'entreprise peut négocier de meilleurs prix grâce à des accords d’achats en gros ou à long terme.

·         Avantage stratégique : Les fournisseurs sont plus enclins à donner la priorité à l'exécution de vos commandes lors de périodes de forte demande ou de disponibilité limitée.

Les risques liés aux bons de commande permanents

Bien qu'ils offrent des avantages considérables, les bons de commande permanents, comme tous les types de bons de commande, ne sont pas entièrement sans risques. Voici quelques risques courants à prendre en compte :

Risques financiers

Les bons de commande permanents peuvent immobiliser des fonds pendant une période prolongée, ce qui peut réduire la flexibilité de votre équipe en cas de dépenses imprévues. De plus, si les prix du marché baissent considérablement pendant la durée du contrat, un taux fixe peut soudainement sembler être une mauvaise affaire.

Il existe également un risque de commandes excessives. Sans contrôles rigoureux, les employés pourraient passer des commandes par habitude, plutôt que par nécessité, et ainsi dépenser au-delà du cadre prévu par le contrat.

Risques opérationnels

Mettre tous vos œufs dans le même panier, en collaborant avec un seul fournisseur, peut mener aux défis suivants :

·         Le fait de dépendre d'un seul fournisseur peut entraîner des pénuries si celui-ci rencontre des difficultés.

·         Sans un examen actif et régulier des livrables, la qualité peut se dégrader au fil du temps.

·         Des confusions ou des erreurs peuvent survenir si les employés ne sont pas adéquatement formés au processus de validation.

·         Les besoins de l'entreprise peuvent évoluer pendant la durée du contrat, rendant les conditions du bon de commande obsolètes.

Risques liés à la conformité

Il peut être facile pour les commandes permanentes de s'écarter de leurs conditions initiales, en particulier si des modifications informelles s'accumulent au cours de la durée du contrat. Des mises à jour réglementaires peuvent également entraîner des complications juridiques, surtout si votre contrat existant n’est plus conforme en raison des nouvelles règles.

En outre, une mauvaise documentation des validations peut compliquer les audits. Et sans suivi des dates d'expiration, un bon de commande permanent pourrait demeurer actif au-delà de sa durée prévue.

Quand faut-il mettre en place un bon de commande permanent ?

Les bons de commande permanents sont particulièrement adaptés pour les situations où vous achetez régulièrement les mêmes articles ou services auprès du même fournisseur. Si vous pouvez raisonnablement prévoir vos besoins à long terme et que vous souhaitez bénéficier de prix et de conditions fixes, un bon de commande permanent peut vous faire gagner du temps, améliorer la gestion de vos dépenses, ainsi que réduire la charge administrative.

Les commandes permanentes sont particulièrement utiles lorsque votre organisation accorde de l'importance à l'efficacité de l’approvisionnement et lorsqu’elle souhaite une meilleure visibilité sur ses dépenses. Plutôt que créer plusieurs bons de commande au cours de l'année, un bon de commande permanent vous offre un accord centralisé sur lequel vous appuyer, ce qui facilite la gestion des budgets, ainsi que la gestion des relations avec les fournisseurs.

Voici quelques exemples de cas d'utilisation courants :

·         Fournitures de bureau, si les équipes commandent régulièrement les mêmes articles.

·         Fournitures d'entretien, de réparation et d'exploitation dont vous avez besoin tout au long de l'année, tels que des outils, des filtres et des ampoules.

·         Services professionnels avec facturation horaire fixe, tels qu’un soutien de nature juridique ou comptable.

·         Matières premières pour les entreprises manufacturières, dont la demande est prévisible.

·         Services liés aux installations, tels que le nettoyage hebdomadaire ou l'entretien mensuel.

·         Licences logicielles renouvelables annuellement, mais utilisées tout au long de l'année.

·         Supports de marketing, tels que les travaux d'impression récurrents ou les articles promotionnels des marques.

Si l'un de ces scénarios vous semble familier, un bon de commande permanent pourrait rationaliser votre processus d'approvisionnement et réduire le travail manuel.

Quand faut-il éviter d’utiliser un bon de commande permanent ?

Les bons de commande permanents ne sont pas adaptés aux achats ponctuels, ni aux situations où vos besoins changent fréquemment. Si le prix du marché d'un produit fluctue beaucoup, ou si vos spécifications personnalisées varient à chaque commande, vous engager dans un bon de commande permanent peut faire plus de mal que de bien.

Ces bons nécessitent également une surveillance interne ; si votre équipe n'est pas en mesure de gérer les livraisons de près, ou si vos politiques exigent un appel d'offres concurrentiel pour chaque achat, une commande permanente pourrait compliquer les choses plutôt que les simplifier.

Huit meilleures pratiques dans la gestion des bons de commande permanents

Afin de pleinement tirer parti des avantages des bons de commande permanents, tout en atténuant les risques, envisagez de mettre en œuvre ces meilleures pratiques :

·         Établissez des paramètres clairs : Définissez des plafonds contractuels spécifiques et des délais de validité, ainsi que des utilisateurs autorisés, afin d'éviter toute utilisation abusive et tout dépassement budgétaire.

·         Mettez en place des flux d'approbation robustes : Créez des niveaux d'autorisation appropriés pour les validations, en fonction de la valeur et de la sensibilité.

·         Expérimentez avec des outils d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (AA) : Utilisez des logiciels d'approvisionnement dotés de capacités d'IA et d'AA pour analyser les tendances d'achat et recommander des regroupements.

·         Tirez parti des données portant sur l'approvisionnement numérique : À l'aide d'outils numériques, analysez les habitudes en matière de dépenses, les indicateurs clés de performance des fournisseurs, ainsi que les taux de conformité. En vous basant sur ces données, vous pourrez prendre des décisions éclairées pour de futurs bons de commande permanents, en plus d'identifier les possibilités d'optimisation.

·         Maintenez des systèmes de suivi précis : Utilisez des logiciels d'approvisionnement pour surveiller les dépenses par rapport au montant maximal du bon de commande permanent et pour alerter les parties prenantes lorsque vous vous approchez des limites du contrat.

·         Effectuez des examens réguliers : Planifiez des évaluations trimestrielles des performances des commandes permanentes, notamment les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les comparaisons des prix du marché.

·         Documentez soigneusement toutes les commandes : Assurez-vous que chaque commande fait référence au bon de commande permanent principal et affiche tous les détails pertinents, afin d’établir les correspondances et pistes d'audit appropriées.

·         Élaborez une stratégie de renouvellement : Lancez le processus d'évaluation du renouvellement 60 à 90 jours avant l'expiration du bon de commande permanent, afin d'éviter des lacunes dans le réapprovisionnement ou des négociations précipitées.

En intégrant ces meilleures pratiques en matière de bons de commande permanents à votre processus de gestion des comptes fournisseurs, vous permettez à votre organisation de réaliser des économies optimales et de réduire au minimum les complications opérationnelles.

Transformez vos processus d'approvisionnement grâce aux bons de commande permanents et à Amazon Business

Les bons de commande permanents sont un outil utile pour les équipes d'approvisionnement qui traitent des achats récurrents. En regroupant plusieurs transactions au sein d’un seul contrat, vous pouvez ainsi réduire la charge administrative, obtenir de meilleurs prix et établir des relations plus solides avec vos fournisseurs.

Le succès des commandes permanentes repose sur une évaluation minutieuse des besoins, une sélection réfléchie des fournisseurs et des processus de gestion robustes. Lorsque vous mettez correctement en œuvre les bons de commande permanents, ils font passer l'approvisionnement d'une fonction axée sur les transactions à une fonction commerciale stratégique. Démarrez avec Amazon Business et :

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·         Créez des groupes afin d’octroyer des autorisations aux personnes responsables et de configurer les paramètres d'achat en fonction des besoins de votre organisation.

·         Configurez un bon de commande permanent pour permettre aux administrateurs de comptes et de groupes de créer des commandes, avec un budget alloué aux demandeurs en fonction du groupe et des membres.

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