Traitement automatisé des commandes : affinez la précision et l'efficacité

Un flux de travail efficace pour le traitement des commandes est essentiel au bon déroulement des opérations. Les équipes qui utilisent encore des processus manuels de gestion des commandes sont souvent confrontées à davantage de contretemps, d'erreurs et de frustrations lors de l'acquisition de biens et de services. En plus de ces défis, les équipes doivent trouver l’équilibre entre conformité, rapidité et précision.

Les technologies au soutien de l'approvisionnement, telles que le traitement automatisé des commandes, peuvent aider votre équipe à atteindre l'efficacité opérationnelle tout au long du cycle de vie des commandes. La mise en œuvre d’un système automatisé vous aide à réduire les risques généraux, à accroître l'efficacité, ainsi qu’à jeter les bases d’une évolutivité organisationnelle.

Principaux défis et comment l'automatisation permet de les résoudre

L’équipe d’approvisionnement moyenne gère de nombreux éléments, comme assurer l’exactitude des commandes, corriger les problèmes de facturation, saisir les données des commandes et veiller au respect des politiques d’achat internes. Tout en se concentrant sur la gestion de ces priorités, votre équipe s’assure également à ce que toutes les parties prenantes de votre organisation puissent accéder aux biens et services dont elles ont besoin pour accomplir leurs missions.

La coordination de tous ces facteurs est complexe, tandis que les flux de travail manuels peuvent venir amplifier les difficultés, et ce tout au long du processus de traitement des commandes. Cependant, les équipes d'approvisionnement modernes peuvent tirer parti des technologies d'automatisation pour résoudre ces problèmes et atteindre leurs objectifs.

Pourquoi le traitement manuel des commandes ne peut pas être évolutif

Les processus manuels limitent la vitesse à laquelle votre équipe peut créer, approuver et traiter les commandes. Si elle doit traiter un volume important de commandes, les risques d'erreurs augmentent, ce qui peut entraîner des répercussions sur les opérations en aval et, au bout du compte, nuire à vos résultats financiers.

Les équipes qui utilisent des processus manuels ont probablement déjà été confrontées à l’un ou plusieurs des défis suivants :

·         Erreurs de précision et de conformité : La saisie manuelle des données et la gestion manuelle des commandes augmentent les probabilités d’erreurs humaines, ce qui peut entraîner des violations en matière de conformité interne ou des inexactitudes.

·         Retards dans le traitement des commandes : Puisqu’elles doivent être vérifiées à chaque étape du processus, les opérations manuelles ont tendance à ralentir le traitement des commandes.

·         Visibilité limitée sur les commandes et les dépenses : Les processus qui ne bénéficient pas de technologies d’automatisation peuvent entraîner un cloisonnement des données, limitant ainsi la visibilité sur l’ensemble du réseau.

·         Inefficacités qui réduisent l'évolutivité : Les flux de travail manuels pouvant entraîner des erreurs, des retards ou des inefficacités, cela signifie que la plupart des organisations utilisant cette approche ne sont pas en mesure de faire évoluer leurs opérations d'approvisionnement.

Lorsque les équipes rencontrent de tels obstacles, le temps et les ressources consacrés à leur résolution ne peuvent alors pas être appliqués à l’amélioration de bout en bout des opérations d'approvisionnement. Cependant, l'automatisation du traitement des commandes permet aux équipes de déléguer des tâches répétitives, afin qu’elles puissent plutôt se concentrer sur la croissance de l'organisation.

Comment le traitement automatisé des commandes résout les défis courants

L'automatisation accélère les tâches routinières faisant partie du processus des commandes en les exécutant instantanément et de manière cohérente, en fonction des conditions que vous avez définies. En automatisant ces étapes, votre équipe peut bénéficier des avantages suivants :

·         Augmentation de la vitesse de traitement : En automatisant les tâches régulières, votre équipe peut réduire les délais et traiter un plus grand volume de commandes. Ainsi, elle sera mieux préparée pour rapidement adapter ses activités en fonction de la croissance de votre organisation.

·         Réduction des erreurs au sein des flux de travail : Votre équipe réduira le taux d’erreurs humaines, puisque le traitement automatisé des commandes donne lieu à moins d’inexactitudes. Comme avantage supplémentaire, cela fait de vous un partenaire plus fiable pour les fournisseurs et les prestataires.

·         Réduction des coûts opérationnels : Le traitement automatisé des commandes réduit les besoins en main-d'œuvre manuelle, accélère l'exécution des commandes et aide votre équipe à éviter les erreurs coûteuses ou les retards de traitement. Tout cela contribue à un cycle d'approvisionnement plus rentable.

·         Transparence opérationnelle accrue : Puisque l'automatisation s’appuie sur des suivis et des rapports intégrés, votre équipe bénéficie d'une visibilité en temps réel sur les activités de l’ensemble de votre réseau d'approvisionnement, ce qui permet aux parties prenantes de surveiller les dépenses, l'état des commandes, ainsi que l'efficacité des processus.

·         Amélioration de la conformité réglementaire : Dans un flux d'approvisionnement automatisé, chaque étape du processus fonctionne selon les conditions que vous définissez, ce qui assure leur conformité aux réglementations en matière d'achats.

·         Renforcement de la gestion des stocks : Le traitement automatisé des commandes vous permet de connaître les niveaux précis des stocks, de gérer leurs mises à jour et d’évaluer les besoins, réduisant ainsi les risques de rupture de stock ou de surstockage.

Toutefois, pour tirer le meilleur parti du traitement automatisé des commandes, vous aurez besoin d'un système d'automatisation qui soit adapté à votre organisation, à votre équipe, ainsi qu’à vos objectifs.

Comment choisir un système d'automatisation des achats

Vous connaissez bien les principaux défis internes auxquels votre équipe d'approvisionnement est confrontée. Afin de vous aider à choisir le système d'automatisation des achats le mieux adapté à votre organisation, les conseils suivants vous permettront de hiérarchiser les caractéristiques et fonctionnalités dont votre équipe a besoin.

Alignez-vous sur les objectifs de votre organisation et les indicateurs clés de performance

Commencez par mettre en correspondance les objectifs de croissance à long terme et les indicateurs clés de performance (KPI) de votre organisation avec les caractéristiques et fonctionnalités du système d'automatisation des achats. Vous devriez également auditer vos processus d'achat actuels afin d'identifier les goulots d'étranglement opérationnels ou les domaines où la visibilité est insuffisante. Une fois ces besoins définis, il sera alors plus facile d'évaluer les logiciels d'automatisation des achats et de choisir celui qui convient le mieux à votre équipe.

Voici un exemple : imaginons que votre équipe chargée des comptes fournisseurs passe chaque semaine un grand nombre d'heures à rechercher manuellement les factures des fournisseurs, les bons de commande et les reçus. Un logiciel d'automatisation des achats peut remédier à ces difficultés en rationalisant le processus de rapprochement des factures, qui est souvent fastidieux et sources d'erreurs.

Assurez l'intégration et l'évolutivité

Vous pouvez renforcer l'ensemble de votre flux d’approvisionnement en mettant en place une pile technologique composée de systèmes intégrés. Sans un processus d'achat unifié, vous risquez d'être confronté à des données cloisonnées, inexactes et peu fiables. De plus, vos opérations seront plus sujettes aux retards et aux erreurs, ce qui rendra les possibilités d’évolutivité peu probables.

Revenons à l'exemple du rapprochement des factures. En se connectant à vos systèmes de planification des ressources, de comptabilité, de gestion des comptes fournisseurs, ainsi qu’à d'autres systèmes, l’automatisation intégrée des achats permet de facilement relier les factures à leurs pièces justificatives. Au lieu de passer manuellement d'un endroit à l'autre pour trouver les documents appropriés pour chaque facture, le système d'automatisation des achats le fait pour vous. Cela permet à la fois de faire gagner du temps à votre équipe et de soutenir vos objectifs en matière d'évolutivité opérationnelle.

Planifiez votre déploiement et mesurez les résultats

Lorsque vous choisissez un système d'automatisation, vous devez absolument tenir compte des parties prenantes de vos processus d’approvisionnement. Mettez-vous à leur place et demandez-vous si le système sera facile à mettre en œuvre, à prendre en main et à utiliser. En élaborant une stratégie théorique de mise en œuvre d'un système d'automatisation des achats, vous pourrez identifier de manière proactive les goulots d'étranglement et trouver des solutions en amont, plutôt que réagir aux problèmes après coup.

Lorsque vous aurez commencé à utiliser un nouveau système d'automatisation des achats, l'un des moyens les plus simples pour déterminer s'il convient à votre équipe, ainsi qu’à votre organisation, est de vérifier si les résultats correspondent à vos objectifs. Cela signifie de confirmer que vos indicateurs clés de performance progressent vers les résultats visés. Une telle conclusion peut être une bonne indication que le système sélectionné représente le bon choix, d’autant plus s’il facilite le travail quotidien de vos acheteurs.

Comment faire évoluer l'automatisation des achats

Si la mise en œuvre d'un outil d'automatisation peut aider vos équipes à rationaliser les flux d'approvisionnement dès le premier jour, l'évolutivité opérationnelle à long terme nécessite également une stratégie axée sur les données. Lors de l'élaboration de cette stratégie, votre équipe peut suivre les meilleures pratiques suivantes.

Meilleure pratique n° 1 : automatiser les demandes d'achat et les approbations

Lorsque vous mettez en œuvre un système d’achat automatisé pour la première fois, vous pourriez débuter en numérisant les demandes d'achat et les flux d'approbation. L'automatisation des flux d'approvisionnement courants, tels que l'obtention des approbations des parties prenantes ou l'enregistrement des détails des demandes pour les futurs audits, peut être un bon point de départ. Une fois vos flux d’approvisionnement automatisés, envisagez de passer ensuite aux achats récurrents, aux suivis budgétaires et à l'automatisation des processus de conformité des fournisseurs.

Toutefois, afin d’être en mesure d’utiliser un outil d'automatisation de cette façon, celui-ci doit pouvoir s'intégrer de manière transparente à votre système de planification des ressources, à votre système comptable et à d'autres systèmes d'approvisionnement existants. Ainsi, vous pourrez à la fois conserver des données précises sur les dépenses et étendre les avantages de l'automatisation à tous les services.

Meilleure pratique n° 2 : aligner l'automatisation sur les politiques d'achat et les objectifs de conformité

En vous permettant d'intégrer des contrôles de conformité directement dans les flux de travail courants, l'automatisation des achats vous aide à contrôler la conformité quant aux politiques internes. Cela vous offre une meilleure visibilité sur le respect des politiques d'achat, et ce à l'échelle de votre organisation. De plus, vous pouvez utiliser des flux d'approbation automatisés, ainsi que l’outil Guided Buying (dont les fonctionnalités avancées sont disponibles via Business Prime) pour encourager les employés à s’approvisionner auprès de fournisseurs privilégiés et au sein de catégories approuvées. En couvrant ces aspects, l'automatisation améliore la visibilité en matière de conformité, assure l'alignement des achats sur les objectifs de l'organisation et atténue les risques de non-conformité.

Meilleure pratique n° 3 : procédez par étapes, et non d’un seul coup

En matière d’approvisionnement, la mise à l'échelle de l'automatisation des achats doit également être durable. Cela signifie qu'il faut éviter de développer trop d’aspects de vos opérations en même temps. Optez plutôt pour une approche progressive et constante.

Lorsque vous déployez l'automatisation, commencez par les domaines où les impacts seront les plus forts. Selon votre organisation, ces domaines peuvent inclure les cycles d'approbation, les seuils d'achat ou l'intégration des politiques relatives aux fournisseurs. Une fois que vous avez automatisé les parties les plus importantes de vos opérations, votre équipe peut se concentrer sur les domaines qui ont moins d'impact, mais qui demeurent essentiels à l'efficacité et à la conformité de vos opérations d’approvisionnement.

Meilleure pratique n° 4 : mesurer le rendement de l’investissement au-delà des économies

Réduire les coûts est un objectif essentiel, mais il est important de mesurer le rendement de l’investissement au-delà des aspects strictement financiers. Des indicateurs tels que la réduction de la durée du cycle d'approbation, le pourcentage des dépenses gérées et le taux de conformité aux politiques peuvent donner une idée de l'impact de vos efforts en matière d’automatisation. Ces indicateurs sont essentiels pour des opérations d'approvisionnement efficaces et transparentes, qui à leur tour soutiennent des décisions d'achat évolutives.

Meilleure pratique n° 5 : améliorer l'expérience utilisateur

Si vous ne mettez pas en œuvre vos nouvelles solutions d'automatisation des achats de manière réfléchie, celles-ci risquent de compliquer les processus et de créer des obstacles inutiles. En conséquence, votre équipe pourrait avoir du mal à faire évoluer ses opérations, ou même finir par éviter complètement d'utiliser le logiciel. Pour qu'un système d'automatisation puisse soutenir vos opérations actuelles et futures, il doit être en mesure de positivement inciter votre équipe à adopter de nouveaux processus d'achat.

Afin de vous assurer qu'un nouveau système sera utile à vos équipes, réfléchissez bien à sa mise en œuvre, à l’intégration des utilisateurs, ainsi qu’aux flux de travail quotidiens avant de procéder à son déploiement. Assurez-vous également de bien comprendre les défis que votre nouvelle solution doit relever.

Une bonne solution doit avoir la capacité d'accélérer les approbations, d’orienter la sélection des fournisseurs et d'améliorer la visibilité des dépenses : tous des aspects qui simplifieront les tâches quotidiennes des responsables de l'approvisionnement.

Une automatisation des achats plus intelligente avec Amazon Business

Amazon Business peut être votre partenaire dans l’optimisation des achats et l’automatisation des opérations d’approvisionnement de votre organisation. Grâce à des intégrations robustes et à des informations basées sur les données, Amazon Business soutient des activités comme les vôtres. Voici comment nous pouvons simplifier, automatiser et faire évoluer la conformité des achats et la visibilité des dépenses.

Automatisez les achats récurrents grâce aux listes d'entreprise et aux livraisons récurrentes

Pour plus d'efficacité, il est préférable de mettre en place des livraisons récurrentes pour les articles fréquemment achetés, ainsi que des listes de fournisseurs approuvés. En orientant les acheteurs vers des articles et des fournisseurs préapprouvés, cela réduit le temps consacré aux achats manuels et favorise la conformité.

Avec la fonctionnalité Listes, vous pouvez créer des listes de produits pour vos fournisseurs sous contrat, le tout en fonction des informations tirées des données d'achat. Ces listes vous permettent d'automatiser les achats récurrents, ce qui réduit la charge de travail manuelle de votre équipe et permet aux acheteurs d'obtenir plus facilement les biens et services dont ils ont besoin.

Simplifiez les approbations grâce à des flux d'approvisionnement intégrés

Nous contribuons à améliorer les flux d'approbation en trouvant le juste équilibre entre fonctionnalités flexibles et intuitives. Nos politiques d'achat configurables vous aident à contrôler les dépenses et à assurer la conformité.

Lorsque ces étapes s’exécutent automatiquement, vos processus se déroulent alors de manière fluide, tout en réduisant les risques de retards. De plus, si votre flux d’approbation change, il vous sera facile de créer de nouvelles politiques d’achat via la section Politiques d’achat et approbations.

Gagnez en visibilité grâce aux analyses et aux rapports sur les dépenses

La visibilité fait référence au volume d‘informations que vous pouvez tirer des opérations d'approvisionnement, y compris les flux d'approbation. Elle fournit également des informations essentielles sur les étapes du processus qui pourraient bénéficier de l'automatisation.

Amazon Business peut vous aider à atteindre ces objectifs grâce à son tableau de bord en temps réel, Business Analytics (une fonctionnalité Business Prime), qui fournit des analyses robustes sur les commandes, les catégories et les tendances en matière de dépenses. De plus, les rapports sur les dépenses vous permettent de mesurer les résultats de vos initiatives d’automatisation et d’identifier les possibilités d’optimisation accrue de votre réseau.

Une intégration en toute transparence à votre système d'approvisionnement

Les intégrations vous permettent de bâtir un réseau d’approvisionnement unifié, qui exploite les technologies appropriées afin d’améliorer la visibilité et les contrôles opérationnels. Pour ce faire, Amazon Business s'intègre à plus de 300 systèmes d'approvisionnement et permet une automatisation transparente des achats, grâce à des solutions qui s’intègrent dans vos systèmes de planification des ressources ou vos processus achat-paiement.

Ces intégrations approfondies favorisent l'uniformité de l'ensemble de votre pile technologique dédiée à l'approvisionnement. Ainsi, tous vos systèmes fonctionnent de manière coordonnée, ce qui vous permet de maximiser l’impact de vos stratégies d’automatisation et de croissance, tout en assurant l’exactitude et la fiabilité de vos données.

Lancez-vous dans le traitement automatisé des commandes

Le traitement automatisé des commandes permet la rationalisation de plusieurs aspects de vos opérations d'approvisionnement. Cela dit, l'approche la plus durable consiste à commencer modestement et à évoluer progressivement avec un partenaire de confiance.

En matière d'approvisionnement, Amazon Business est un partenaire stratégique qui évolue avec votre organisation, vous permettant ainsi d'automatiser et de simplifier vos processus d'achat. Nos responsables de compte sont à votre disposition pour travailler avec vous dans le but d’améliorer l'ensemble de vos opérations d'approvisionnement et vous aider à obtenir le contrôle et la visibilité dont vous avez besoin pour favoriser une croissance à long terme.

C’est l’heure de vous lancer ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus.