Automatisation des comptes fournisseurs : meilleures pratiques de 2026

Que vous disposiez d'un réseau étendu de comptes fournisseurs ou d'opérations de paiement simples, les processus manuels peuvent accaparer vos ressources internes. Les flux de travail papier obligent les équipes des comptes fournisseurs à consacrer du temps précieux à la vérification des factures et au suivi des approbations, du temps qu'elles pourraient autrement consacrer à la recherche de moyens innovants pour réduire les coûts et éliminer les inefficacités.

C'est ici qu'interviennent les logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs, car ils aident vos équipes en réduisant les erreurs et en accélérant les processus d'approbation. Votre première étape consiste à évaluer vos opérations actuelles afin d’avoir une bonne compréhension de vos besoins, ainsi que des coûts liés au traitement des factures. Ensuite, vous passez à l’examen des solutions disponibles afin de déterminer laquelle convient le mieux à votre organisation. Voici un guide pour vous aider à atteindre ces objectifs.

Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs ?

L'automatisation des processus des comptes fournisseurs consiste à utiliser la technologie pour numériser les flux de travail de bout en bout. Cela vous permet d'éliminer les tâches fastidieuses, telles que la saisie manuelle des données.

Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs vous permettent également de définir les lignes directrices des processus. Cela fait, elles s’occupent de gérer la validation des factures des fournisseurs, les approbations des parties prenantes, la saisie des données et la planification des paiements. Le flux de travail qui en résulte est un processus plus fluide, précis et fiable qui permet d'économiser du temps et des ressources.

Comment fonctionne l'automatisation des comptes fournisseurs ?

Lorsqu'un fournisseur a exécuté une commande et transmis sa facture, les équipes chargées des comptes fournisseurs prennent le relais et complètent les étapes suivantes :

1.      Saisie des données : Ajout des données de la facture dans votre système de planification des ressources ou dans Netsuite.

2.      Double ou triple rapprochement : Comparaison des factures, des bons de commande ou des reçus afin de vérifier que toutes les informations figurant sur la facture sont exactes et cohérentes.

3.      Flux d'approbation des factures : Identification des parties prenantes devant approuver les paiements avant que les fonds puissent être débloqués.

4.      Planification du paiement : Lorsque toutes les parties prenantes ont approuvé la facture et que le service des comptes fournisseurs est prêt à débloquer les fonds, votre équipe planifie le paiement au fournisseur.

En fonction de votre pile technologique d'approvisionnement, vos outils utilisent une ou plusieurs des technologies suivantes pour l'automatisation des factures :

·         Reconnaissance optique de caractères (ROC) : Numérisez les documents et convertissez-les en texte afin de pouvoir transformer les documents PDF ou les captures d'écran en documents standard, afin de faciliter la vérification de l'exactitude des factures, des bons de commande et des reçus.

·         Automatisation des processus robotiques : Définissez des règles au sein de votre système d'automatisation pour déterminer comment il doit traiter les tâches normalisées, afin de rationaliser les processus et d’améliorer l'exactitude.

·         Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique (AA) : Détectez les fraudes, automatisez l'extraction des données et prédisez les conditions futures du marché à l'aide des technologies IA et AA, soutenues par des programmes ROC ou de langage naturel.

Vous trouverez souvent ces types de technologies regroupées au sein d’une solution unique. Cela permet à votre service des comptes fournisseurs d'automatiser des tâches essentielles, bien que conventionnelles, faisant partie des processus de paiement.

Quelles tâches liées aux comptes fournisseurs pouvez-vous automatiser ?

Au lieu d'intervenir à chaque étape du processus, imaginez que vous interveniez uniquement pour résoudre des divergences et approuver des fonds.

Pour atteindre cet objectif, automatisez les tâches suivantes afin de gagner du temps au quotidien :

·         Extrayez les données de vos documents : Extrayez les données des factures, des bons de commande et des reçus, puis centralisez-les pour un stockage à long terme et une mise en correspondance facile des documents.

·         Faites correspondre les factures aux bons de commande : Avant d'autoriser les paiements, reliez tous ces documents afin de vous assurer que leurs informations correspondent.

·         Envoyez des notifications aux approbateurs : Au lieu de rechercher les parties prenantes manuellement, utilisez des notifications pour les informer lorsque des paiements doivent être approuvés.

·         Planifiez les paiements : Lorsque le logiciel de gestion des comptes fournisseurs a terminé les étapes précédentes, définissez automatiquement des dates de paiement.

Une solution efficace doit être en mesure de collecter les données de chacune de ces étapes et de les placer dans un tableau de bord centralisé. Vous disposez ainsi de données en temps réel chaque fois que vous en avez besoin, un aspect de plus parmi plusieurs autres avantages.

Les avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs

Nous avons déjà évoqué les gains de temps que permet l'automatisation des comptes fournisseurs, toutefois les avantages ne s'arrêtent pas là. Voici ce que l'automatisation peut vous apporter :

·         Réduction des risques d'erreurs : Un processus automatisé de rapprochement et d'approbation des factures permet de réduire les risques d'erreurs humaines.

·         Mise en œuvre d’un système fiable de détection des fraudes : Grâce à un logiciel d'automatisation, votre équipe peut repérer les factures suspectes ou les anomalies et les signaler pour qu'elles soient examinées de plus près.

·         Maintien de l'efficacité des opérations internes : L'automatisation vous permet de réduire le temps consacré à la saisie des données des factures, au rapprochement des documents et à la recherche d'approbations.

·         Paiements effectués dans les délais : Les processus automatisés rationalisent certaines étapes préalables au paiement, réduisant ainsi les risques de retard et ouvrant la possibilité de bénéficier de rabais lors de paiements anticipés.

·         Extraction et centralisation des analyses sur les achats : En stockant au même endroit toutes vos données relatives aux processus des comptes fournisseurs, vous bénéficiez d'une visibilité sur vos opérations et pouvez ainsi prendre des décisions commerciales plus éclairées.

Les logiciels d'automatisation allègent la charge de travail des équipes financières chargées des comptes fournisseurs, et ce tout au long du processus de facturation. En choisissant la bonne solution, vous augmentez vos chances de tirer parti des avantages offerts par l'automatisation.

Comment choisir votre logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs

Alors que vous affinez vos options parmi les logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs, tenez compte des éléments suivants :

·         Traitement numérique des factures : Afin de pouvoir facilement extraire les données qui serviront à la correspondance des factures et à la centralisation des données, choisissez une solution qui convertit tous les types de documents au format numérique.

·         Intégrations avec les systèmes existants : Pour bénéficier d'un processus d'approvisionnement cohérent et fonctionnant avec des données précises, veillez à ce que toute nouvelle solution s'intègre parfaitement à vos logiciels actuels.

·         Analyses et rapports intégrés : Recherchez une solution en mesure de collecter des données, ce qui vous permettra de générer rapidement des rapports et d’itérer vos processus afin d’optimiser votre efficacité.

·         Fonctionnalités de sécurité et de conformité : Adoptez une solution dotée de fonctionnalités intégrées de sécurité et de conformité, afin de protéger les informations importantes de votre organisation.

·         Outils de gestion des relations avec les fournisseurs : Assurez le suivi des factures, des performances et des contrats des fournisseurs, vous permettant ainsi de surveiller à tout moment l'état de vos relations avec eux.

·         Options de paiement flexibles : Trouvez un logiciel qui offre des options flexibles en matière de paiement des factures, afin de pouvoir payer de la manière qui convient le mieux à votre organisation.

L'automatisation des comptes fournisseurs soulage la pression à laquelle votre équipe est confrontée, alors qu'elle s'efforce d'assurer la précision et l'efficacité des tâches routinières liées à la gestion des factures. En outre, l’automatisation permet de libérer du temps afin que vos équipes puissent se concentrer sur l'optimisation d’éléments plus importants de votre système comptable, le tout afin d’améliorer les flux de trésorerie.

Chez Amazon Business, notre priorité est de fournir aux équipes chargées de l’approvisionnement les ressources dont elles ont besoin au quotidien pour demeurer efficaces et précises dans leur travail. Notre solution vous permet de traiter les factures plus rapidement, par exemple, à l’aide d’une application mobile qui vous permet d'effectuer un triple rapprochement d’où que vous soyez. Ainsi, l'ensemble de votre processus d'approvisionnement et de paiement se déroule plus facilement, demeure précis et permet à votre équipe de se développer autrement.

Comment mettre en œuvre l'automatisation des processus liés aux comptes fournisseurs

L’adoption d’une nouvelle technologie d'automatisation des comptes fournisseurs peut être aussi simple que son utilisation. Pour vous lancer, suivez ces étapes :

1.      Évaluez vos besoins en matière d'automatisation des comptes fournisseurs : Pour déterminer vos besoins, examinez vos flux de travail actuels afin d'identifier les goulots d'étranglement ou les points susceptibles d'entraîner des erreurs.

2.      Choisissez le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs le mieux adapté : Dressez une liste d'options disponibles et comparez-les en fonction de vos besoins, afin de prendre une décision fondée sur des données.

3.      Mettez la facturation électronique en œuvre : Passez de la facturation papier à la facturation basée sur le numérique.

4.      Configurez des flux de travail automatisés : Créez des directives pour automatiser les différentes étapes des processus des comptes fournisseurs, y compris les notifications transmises aux parties prenantes lors des phases d'approbation.

5.      Soutenez et formez vos employés : Fournissez aux équipes chargées des comptes fournisseurs les ressources dont elles ont besoin pour apprendre à utiliser la nouvelle solution.

Bien que le déploiement d'une nouvelle technologie d'automatisation soit facile, gardez à l'esprit que des facteurs indépendants de votre volonté pourraient créer des obstacles.

Les défis liés à l'automatisation des comptes fournisseurs (et comment les surmonter)

Comme c’est le cas pour toute nouvelle technologie, vous pourriez rencontrer quelques difficultés lors de l'automatisation de vos opérations de comptes fournisseurs. Voici comment résoudre les problèmes d'adoption les plus courants :

Problèmes d'intégration et obstacles informatiques

Impliquez votre équipe informatique dès le premier jour. Cela lui donnera suffisamment de temps pour sauvegarder les données actuelles et effectuer des analyses des risques afin d'identifier les problèmes d'intégration potentiels. Profitez également de ce temps pour créer une documentation portant sur l'intégration pratique de la solution, le tout à l'intention des équipes des comptes fournisseurs, et mettez-la à jour au fur et à mesure que vous recevez des commentaires.

Adoption lente et résistance au changement

Tout nouveau logiciel ou changement dans vos processus peut rendre vos employés hésitants. Ils pourraient se sentir dépassés à l'idée d'apprendre un nouveau flux de travail ou une nouvelle solution, en plus d’avoir à réaliser leur travail quotidien.

Adoptez une approche bienveillante en fournissant aux équipes des comptes fournisseurs les ressources nécessaires pour adopter en douceur le nouveau logiciel. Assurez-vous qu'elles comprennent comment la solution, lorsqu'elle sera opérationnelle, facilitera leur tâches quotidiennes.

Flux désorganisés entravant l’automatisation des comptes fournisseurs

Si vous vous appuyez principalement sur des processus manuels, vous risquez de vous retrouver avec des flux de travail désorganisés. C'est pourquoi il est utile de documenter et d'auditer vos flux de travail existants. Ce faisant, vous obtiendrez un aperçu de la situation actuelle, que vous pourrez ensuite comparer aux tests automatisés. Cela vous aidera à détecter les étapes redondantes, les erreurs ou les complications qui pourraient empêcher la solution d'être aussi efficace que possible.

Transition des copies papier vers le numérique

Vous travaillez sur le déploiement de solutions numériques robustes pour la gestion des comptes fournisseurs, mais cela ne signifie pas que vos fournisseurs feront nécessairement la même chose. Cependant, vous disposez de plusieurs options pour gérer cette situation :

1.      Utilisez un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs comprenant des fonctions ROC, afin de convertir de manière transparente les factures papier des fournisseurs en sources de données numériques. Recherchez une solution qui propose également des portails en libre-service pour les fournisseurs, assurant ainsi une facilité d'utilisation optimale.

2.      Élaborez un plan d'intégration des fournisseurs étape par étape, qui met en avant les ressources de formation, afin d'accompagner vos fournisseurs tout au long du processus.

Lacunes en matière de conformité et de sécurité

Une solution d'automatisation qui traite des données d'approvisionnement importantes doit absolument disposer d'une sécurité multicouche. Elle doit notamment inclure des fonctionnalités telles que la détection automatisée des fraudes afin de signaler les activités suspectes, ainsi que des pistes d'audit intégrées couvrant toutes les activités des utilisateurs. Recherchez également une solution qui propose des contrôles d'accès basés sur les rôles, afin que les équipes des comptes fournisseurs ne puissent accéder qu'aux informations dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches.

Comment mesurer le rendement du capital investi sur l'automatisation des comptes fournisseurs

Avant de déployer officiellement une nouvelle solution, établissez des indicateurs clés de performance (« KPI ») couvrant l'automatisation des comptes fournisseurs, notamment sur les aspects ayant un impact sur votre flux de revenus global. Ceux-ci vous permettront de mesurer l'efficacité de votre stratégie.

Voici quelques-uns des indicateurs clés les plus courants que vous pourriez utiliser :

·         Temps moyen de traitement des factures : Suivez le temps écoulé entre la réception d'une facture et l'approbation du paiement par vos parties prenantes.

·         Taux d'exception des factures : Enregistrez le nombre de factures que votre équipe des comptes fournisseurs doit mettre de côté pour un examen plus approfondi en raison d'erreurs.

·         Taux de paiement dans les délais : Mesurez la fréquence à laquelle vous payez vos fournisseurs dans les délais, conformément aux conditions du contrat.

·         Coût total pour le traitement d'une facture : Calculez le coût total lié au traitement d'une facture, depuis le moment où elle arrive au sein du service des comptes fournisseurs jusqu'au moment où l'équipe valide le paiement.

·         Nombre de factures traitées : Avant et après l'adoption d'une solution automatisée, comptez le nombre de factures que vous traitez au cours d’un délai donné.

Ensemble, ces indicateurs clés de performance démontrent l'efficacité et la précision de vos nouveaux processus. Toutefois, avant de pouvoir évaluer les performances, il faut laisser un certain temps d’opération aux nouveaux processus pour que les données puissent être collectées.

Gagnez en efficacité grâce aux solutions d'automatisation des comptes fournisseurs offerts par Amazon Business

De l'intégration aux systèmes de planification des ressources jusqu’à la saisie des données de facturation, les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs couvrent les bases de vos opérations financières. La réussite réside dans le choix du logiciel le mieux adapté aux besoins de votre équipe.

Notre solution vous offre des intégrations robustes et des options de paiement flexibles, afin que vous puissiez personnaliser le tout selon vos besoins. Nous intégrons également des solutions logicielles, telles que SpendBridge, qui permettent de rationaliser les factures, les budgets, ainsi que les analyses des dépenses. De telles ressources vous aident à demeurer au fait des dernières tendances, technologies et conseils en matière d'approvisionnement, vous permettant ainsi d’optimiser vos opérations.

Êtes-vous prêt à vous lancer ? Contactez notre équipe des ventes dès aujourd'hui afin de découvrir les façons dont nos solutions d'approvisionnement transparentes peuvent être intégrées au sein de votre stratégie d'automatisation des comptes fournisseurs.