Optimisation de vos processus de gestion des comptes fournisseurs

Dans l'environnement d’affaires complexe que nous connaissons aujourd'hui, les processus de gestion des comptes fournisseurs ne se limitent pas au simple paiement des factures. Ce sont également des éléments essentiels de votre stratégie d'approvisionnement, qui ont un impact direct sur la trésorerie, les relations avec les fournisseurs et les résultats financiers de votre organisation. Lorsqu'ils sont correctement optimisés, vos processus de gestion des comptes fournisseurs deviennent un atout stratégique plutôt qu'une charge administrative.

En quoi consiste ce défi ? De nombreuses organisations continuent de traiter l’approvisionnement et les paiements comme deux fonctions distinctes. Ce décalage entraîne des inefficacités, des occasions d’économies manquées, ainsi que des risques de non-conformité. La bonne nouvelle : cela ne doit pas nécessairement être ainsi.

En regroupant les comptes fournisseurs et l’approvisionnement au sein d’un seul flux de travail fluide et connecté, vous pouvez transformer votre cycle d'achat-paiement. Découvrez ci-dessous comment surmonter les obstacles courants en matière de comptes fournisseurs, rationaliser vos processus, ainsi que transformer cette fonction administrative en avantage stratégique.

Les processus de gestion des comptes fournisseurs : pourquoi sont-ils importants ?

Les processus de gestion des comptes fournisseurs forment le système, opérant en coulisses, qui permet de s’assurer que vous payez vos fournisseurs correctement et dans les délais prévus. Bien que les étapes exactes puissent varier en fonction de la structure de votre entreprise, les processus de base suivent généralement un déroulement cohérent.

Le cycle complet des comptes fournisseurs, étape par étape

Voici un aperçu d'un cycle typique, en huit étapes :

1.      Demande d'achat et approbation : Un membre de votre organisation identifie un besoin et soumet une demande. Celle-ci est ensuite transmise à votre hiérarchie d'approbation.

2.      Création du bon de commande : Après approbation, un membre de l'équipe émet un bon de commande officiel au fournisseur, précisant les détails de la commande et les conditions convenues.

3.      Réception des biens : Lorsque les articles ou les services arrivent, votre équipe vérifie que tout correspond au bon de commande, puis crée le bon de réception des biens.

4.      Réception de la facture : Le fournisseur envoie une facture, qui est saisie manuellement ou par voie électronique dans votre système de comptes fournisseurs.

5.      Rapprochement et vérification de la facture : Votre équipe compare le bon de commande, le bon de réception et la facture afin de s'assurer que toutes les informations concordent.

6.      Approbation de la facture : La facture suit votre processus d'approbation, au cours duquel vous l'attribuez aux comptes appropriés.

7.      Traitement du paiement : Lorsque la facture a été approuvée, votre système planifie le paiement selon votre méthode préférée (transfert, chèque ou carte).

8.      Tenue des registres et comptabilité : Toutes les transactions sont enregistrées dans votre grand livre général, tandis que la documentation est conservée pour les audits.

Le cycle des comptes fournisseurs

Comprendre les flux de travail en amont et en aval

Les processus liés aux comptes fournisseurs comprennent deux parties : les flux de travail en amont et en aval.

·         L'amont comprend tout ce qui précède la réception de la facture, telle que la création des demandes d'achat et des bons de commande, ainsi que la réception des biens ou services. Ces étapes relèvent généralement du service de l’approvisionnement.

·         L'aval commence après la réception de la facture et comprend la vérification, l'approbation, le paiement et la conservation des documents. Il s'agit généralement du domaine du service comptable.

Lorsque ces deux parties fonctionnent de manière synchronisée, vous obtenez un cycle d'achat-paiement fluide et efficace. Dans le cas contraire, vous subissez des retards, des erreurs et des coûts inutiles.

Pourquoi vous avez besoin de processus de comptes fournisseurs solides

Lorsqu'ils sont bien exécutés, vos processus de comptes fournisseurs deviennent un moteur discret d'efficacité et d'économies. Voici comment ils peuvent avoir un impact réel :

·         Meilleure gestion des flux de trésorerie : Si vous savez exactement quand votre argent sort, vous pouvez planifier judicieusement, éviter les surprises et profiter des rabais pour paiements anticipés.

·         Relations plus solides avec les fournisseurs : Payer les fournisseurs dans les délais prévus renforce la confiance et peut ouvrir la voie à des conditions plus favorables, à une résolution plus rapide des problèmes et à un traitement prioritaire.

·         Économies accrues : Un suivi étroit de vos processus de comptes fournisseurs permet d'éviter les paiements excessifs et les frais de retard, tout en bénéficiant de tous les rabais disponibles.

·         Amélioration de la veille économique : Les données relatives aux comptes fournisseurs peuvent vous aider à repérer les tendances, à évaluer les performances des fournisseurs et à prendre des décisions d'approvisionnement plus éclairées.

·         Augmentation de la productivité de l'équipe : L'automatisation et la rationalisation des flux de travail permettent à votre équipe de se concentrer sur des tâches stratégiques, plutôt que passer du temps à chercher des approbations.

·         Amélioration de la conformité et de la prévention des fraudes : Des politiques et des contrôles clairs réduisent les risques et alignent votre organisation sur la réglementation.

·         Audits plus faciles : Grâce à des pistes numériques bien documentées, les audits sont moins perturbateurs et beaucoup moins stressants.

La mise en place de processus de comptes fournisseurs bien documentés aidera également votre équipe à se protéger contre les obstacles potentiels.

Défis courants liés aux processus de comptes fournisseurs

Même les équipes les mieux intentionnées se heurtent à des obstacles concernant les comptes fournisseurs. La clé est de savoir ce qu'il faut surveiller et comment résoudre toute problématique.

Voici quelques défis courants que vous pourriez rencontrer en cours de route :

1. Saisie manuelle des données et processus papier

Le traitement manuel des factures est chronophage, source d'erreurs et crée des goulots d'étranglement lorsque les factures papier passent par les flux d'approbation.

Solution : Numérisez les factures, car même les systèmes basiques de numérisation et de stockage sont plus efficaces que le papier. Passez ensuite à l'automatisation complète grâce aux technologies de reconnaissance optique des caractères (ROC) et à des systèmes intégrés qui fonctionnent avec vos systèmes financiers afin d’éliminer les saisies en double.

2. Exceptions et divergences dans les factures

Lorsque les factures ne correspondent pas aux bons de commande ou aux documents de réception, régler les retards de paiement peut prendre plus de temps que nécessaire.

Solution : Adoptez un outil d'approvisionnement qui utilise la triple vérification afin d’assurer l'exactitude des bons de commande, des factures et des biens, et qui met en place des flux de travail clairs pour traiter les exceptions, y compris des procédures d'escalade bien définies. Assurez également le suivi des causes courantes menant à des exceptions, afin de résoudre les problèmes récurrents liés à certaines factures provenant des fournisseurs ou à certains services internes.

3. Cycles d'approbation longs

Les factures peuvent rester bloquées en attente d'approbation, en particulier si les responsables sont en déplacement ou jonglent avec plusieurs priorités.

Solution : Afin de réduire les temps de traitement, envisagez de mettre en place des seuils d'approbation permettant le traitement automatique des factures de faible valeur et à faible risque. En outre, activez un système pour appareils mobiles afin de permettre des approbations lors de déplacements, en plus d’utiliser l'automatisation pour envoyer des rappels et signaler les éléments qui sont en retard. Enfin, lors du paiement, recueillez les informations essentielles relatives aux commandes, ce qui permet de rationaliser le rapprochement financier ainsi que les approbations.

4. Mauvaise visibilité sur l'état des paiements

Sans suivi centralisé, l'état de vos factures relève du hasard.

Solution : Un tableau de bord associé aux comptes fournisseurs, avec informations en temps réel, facilite le suivi des factures et des paiements. Certains systèmes permettent aux fournisseurs de vérifier eux-mêmes l'état de leurs factures en attente de paiement, ce qui réduit les appels pour s’en informer. Utilisez cette visibilité pour optimiser le calendrier des paiements, soit en fonction de la trésorerie disponible et des rabais accordés.

5. Risques de fraude

Les processus manuels disposant de contrôles limités créent des opportunités pour les fraudeurs.

Solution : Délimitez les responsabilités afin de vous assurer qu'aucune personne ne puisse à elle seule intégrer des fournisseurs, saisir des factures et autoriser des paiements. Ensuite, surveillez en permanence les schémas suspects à l'aide de solutions d'automatisation, en plus de régulièrement effectuer des audits sur les fournisseurs afin de détecter des modifications non autorisées.

Qu'est-ce que le triple rapprochement ?

Dans le domaine des comptes fournisseurs, le triple rapprochement est le processus de vérification de référence. Cela consiste à comparer trois documents essentiels afin d’assurer l'exactitude des données et d'éviter les erreurs de saisie ou les fraudes, avant que le paiement soit autorisé. Ces documents sont les suivants :

1.      Bon de commande

2.      Bon de réception

3.      Facture du fournisseur

Si ces trois documents concordent, confirmant ainsi que vous avez bien reçu ce que vous avez commandé et que votre facture est conforme, c’est alors que le paiement peut être approuvé. Ce mécanisme de contrôle sert à vous assurer que vous payez uniquement les achats autorisés, reçus au prix convenu.

Considérez le triple rapprochement comme votre filet de sécurité financière entre la réception de la facture et l'autorisation du paiement. Cette étape de vérification est particulièrement utile lorsque votre entreprise traite un volume élevé de transactions ou achète des articles complexes, pour lesquels des divergences surviennent fréquemment.

Bien que la vérification à l’aide du triple rapprochement soit probablement la meilleure approche, en particulier pour les processus de grande envergure, vous pourriez souhaiter ajuster le type de vérification en fonction de différentes situations :

·         Double rapprochement : Cette approche simplifiée compare votre bon de commande à la facture. Elle est idéale pour les services ou les paiements récurrents qui n’impliquent pas une livraison physique.

·         Quadruple rapprochement : Pour les équipements techniques ou les articles nécessitant un contrôle de la qualité, cette méthode plus approfondie ajoute la documentation de l'inspection à votre processus de vérification.

Conseil : Le triple rapprochement peut être transformé en processus automatique avec Amazon Business. Notre système regroupe vos bons de commande, vos bons de réception et vos factures en un seul endroit ; il ne signale que les problèmes nécessitant votre attention.

Intégrez la conformité et la prévention des fraudes dans vos processus de comptes fournisseurs

Votre service des comptes fournisseurs gère d'importantes ressources financières, ce qui en fait à la fois une cible privilégiée pour la fraude et un service soumis à des exigences rigoureuses en matière de conformité des contrats et des processus.

Plutôt que d'ajouter des contrôles après coup, vous pouvez les intégrer directement au sein de vos flux de travail liés aux comptes fournisseurs. Voici comment :

·         Protégez votre fichier maître concernant les fournisseurs, soit en intégrant des processus de vérification formels pour la saisie d’informations sur les nouveaux fournisseurs et les modifications devant être apportées aux fournisseurs existants. Vous pouvez également exiger des étapes de vérification pour les nouvelles entrées ou les modifications aux comptes, en particulier lorsqu’il s’agit d’informations bancaires.

·         Déployez une surveillance intelligente qui signale automatiquement les schémas suspects au sein de votre flux de facturation. Réduisez les efforts manuels en tirant parti des technologies capables d'identifier instantanément les indicateurs préoccupants, tels que des schémas de paiement inhabituels ou des conflits d'intérêts potentiels.

·         Conservez une documentation complète avec des pistes d'audit claires, non seulement pour vous conformer à la réglementation, mais aussi pour dissuader efficacement la fraude en permettant la détection d'actions suspectes ou non autorisées. L'ajout d'un horodatage et du nom de la personne qui a approuvé chaque action décourage les mauvais comportements avant même qu'ils ne se produisent.

·         Demeurez vigilant en effectuant des contrôles réguliers, car les tactiques de fraude évoluent constamment. Effectuer des contrôles réguliers, mener des audits surprise, ainsi que se tenir au courant des tendances en matière de fraude vous aidera à détecter rapidement les vulnérabilités.

En intégrant ces mesures de protection ciblées directement dans vos flux de travail quotidiens liés aux comptes fournisseurs, vous créerez ainsi des processus plus sécurisés qui contribueront à protéger votre organisation, le tout sans créer de travail supplémentaire pour votre équipe.

Améliorez l'efficacité grâce à des logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs

Si vous recherchez une mise à niveau capable de rapidement offrir des résultats mesurables, l'automatisation des comptes fournisseurs est une excellente solution. Selon une étude récente, 93 % des directeurs financiers affirment que l'automatisation des comptes fournisseurs a considérablement réduit les retards dans le suivi des factures au sein de leur organisation.

Voici comment l'automatisation peut transformer vos fonctions liées aux comptes fournisseurs :

Intégration de bout en bout

En matière de comptes fournisseurs, une automatisation moderne permet de relier l'ensemble du cycle d'achat-paiement grâce à :

·         Un flux continu, de la demande d'achat jusqu’au paiement.

·         L'élimination des transferts manuels entre les services.

·         Une visibilité en temps réel tout au long du processus.

·         Une application cohérente des politiques et des contrôles.

Traitement intelligent des documents

Des technologies avancées permettent d’extraire et d’approuver automatiquement les données des factures. Voici quelques exemples :

·         La technologie ROC capture les données des factures papier et numériques.

·         L'apprentissage automatique améliore la précision au fil du temps.

·         La validation automatisée confirme les bons de commande et de réception.

·         La mise en évidence des exceptions permet un examen humain ciblé.

Automatisation des flux de travail

Des règles configurables permettent de guider les factures tout au long de vos processus d’approbation, grâce à :

·         Un acheminement automatique en fonction du montant, du service ou du code comptable.

·         Un traitement en parallèle pour les approbations à plusieurs niveaux.

·         Des procédures d'escalade pour les approbations en retard.

·         Un accès via appareil mobile pour approuver les factures, où que vous soyez et à tout moment.

Optimisation des paiements

L’exécution stratégique des paiements permet de maximiser les avantages financiers suivants :

·         Paiements planifiés afin d’optimiser la trésorerie.

·         Capture automatisée des rabais pour les paiements anticipés.

·         Diverses méthodes de paiement, y compris les cartes virtuelles.

·         Gestion des préférences de paiement des fournisseurs.

Analyses et rapports avancés

Des données complètes permettent de faciliter les prises de décision stratégiques de plusieurs façons :

·         Analyse des dépenses par catégorie, service ou fournisseur.

·         Indicateurs liés aux processus, tels que la durée du cycle et les taux d'exception.

·         Prévisions de trésorerie basées sur les approbations en attente.

·         Suivi des performances des fournisseurs.

Comment Amazon Business peut vous aider à rationaliser vos processus de gestion des comptes fournisseurs

Regrouper les fonctions d’approvisionnement et de paiement peut s’avérer essentiel afin d’obtenir un réel impact financier. Toutefois, pour y parvenir, vous devez disposer des bons outils.

C'est là qu'Amazon Business entre en jeu. Que vous cherchiez à simplifier le traitement des factures, à mieux contrôler votre trésorerie ou à découvrir de nouvelles possibilités de réaliser des économies, nos solutions sont conçues pour s'adapter à vos flux de travail existants. De la facturation numérique qui élimine la saisie manuelle, jusqu’aux achats consolidés qui vous aident à repérer les tendances de dépenses, nous facilitons la mise en œuvre de processus plus intelligents pour la gestion des comptes fournisseurs.

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