Pour les grandes entreprises, l’approvisionnement contribue grandement à la réussite. Comprendre l’approvisionnement est la première étape de l’élaboration d’un ensemble de procédures pratiques qui généreront de meilleurs résultats commerciaux. Dans cette section, nous définissons l’approvisionnement, détaillons les types d’approvisionnement et en expliquons le fonctionnement. Nous aborderons également les avantages d’une gestion adéquate de l’approvisionnement et répondrons aux questions fréquemment posées.

Qu’est-ce que l’approvisionnement?

Le rôle de l’approvisionnement au sein d’une organisation est d’acquérir une quantité appropriée du matériel approprié, et ce, au bon endroit, au bon moment et au bon prix. Cela s’étend bien au-delà du processus d’achat. L’approvisionnement comprend toutes les activités liées à l’acquisition de biens et de services, comme :

• Sélection des fournisseurs
• Établissement des modalités de paiement
• Vérification stratégique
• Sélection et négociation des contrats
• Achat réel de biens
• Gestion des relations avec les fournisseurs

L’approvisionnement est le plus souvent appliqué dans les entreprises commerciales et les grandes institutions publiques. L’approvisionnement est un élément clé de la stratégie organisationnelle qui, lorsqu’il est parfaitement exécuté, peut générer de meilleurs résultats commerciaux. Pour les organisations dynamiques et à évolution rapide d’aujourd’hui, les services d’approvisionnement doivent être innovants, agiles et flexibles. Ils doivent pouvoir répondre aux conditions actuelles du marché ainsi qu’aux futurs besoins de l’organisation, en adoptant de nouvelles méthodes et technologies.

Organisations d’approvisionnement

Les organisations d’approvisionnement peuvent être classées en trois catégories :

• Approvisionnement centralisé : tous les achats sont gérés et contrôlés par un seul service
• Approvisionnement décentralisé : chaque service gère localement l’approvisionnement afin de répondre à ses exigences spécifiques
• Approvisionnement coordonné ou hybride : une combinaison de l’approvisionnement centralisé et décentralisé, les modèles hybrides trouvent un équilibre entre les exigences locales et les objectifs de l’entreprise

Chaque type organisationnel présente des avantages. L’approvisionnement centralisé offre une visibilité totale des dépenses de l’entreprise, du contrôle budgétaire, de la réduction des doubles emplois du personnel et de la normalisation des activités d’achat. L’approvisionnement décentralisé permet une plus grande autonomie afin que les gestionnaires locaux, qui comprennent mieux les besoins locaux, puissent plus rapidement effectuer des achats qui répondent à leurs exigences spécifiques. L’avantage du modèle hybride est que les entreprises peuvent répondre aux besoins d’achat locaux tout en respectant les exigences d’approvisionnement et en simplifiant la gestion des changements.

Types d’approvisionnement

L’approvisionnement peut être classé en deux types principaux : l’approvisionnement direct et indirect. L’approvisionnement direct inclut l’approvisionnement de matières premières et de biens de production liés à la fabrication du produit de base d’une entreprise. L’approvisionnement indirect inclut les achats dont une entreprise a besoin, mais qui ne sont pas liés à la création du produit de base. 

Bien que l’approvisionnement direct implique une quantité d’achats moindre dans un nombre de catégories réduit, la priorité de ces achats et le prix de transaction sont généralement plus élevés. Les articles acquis par approvisionnement indirect comportent généralement un prix de transaction moindre, mais leur fréquence d’achat est plus importante. Compte tenu des besoins variés et complexes des parties prenantes internes, l’approvisionnement indirect implique un nombre de fournisseurs plus élevé et génère des dépenses non conformistes plus importantes (achats ad hoc effectués en dehors d’un contrat négocié, également appelés « dépenses irrégulières » ou « dépenses non stratégiques »).

Exemples d’approvisionnement direct

• Matières premières, comme le métal, le plastique et le caoutchouc
• Composants
• Matériel
• Services de fabrication en sous-traitance

Exemples d’approvisionnement indirect

• Fournitures de bureau et meubles
• Équipement informatique, comme les ordinateurs et les imprimantes
• Équipement de sécurité, comme les lunettes de sécurité, les gants et les tabliers
• Fournitures et services d’entretien
• Services publics
• Maintenance, réparation et fonctionnement (MRO)
• Services commerciaux en sous-traitance, comme le service marketing, le service juridique et les RH

Comment fonctionne l’approvisionnement?

L’approvisionnement suit plusieurs étapes pour identifier une exigence ou un besoin de l’entreprise, jusqu’à l’étape finale de la réception du produit ou du service et de la gestion continue du fournisseur. Ces étapes forment un processus appelé cycle de vie d’approvisionnement.

Étape 1 : sourçage

Lorsqu’une organisation a déterminé les biens ou services dont elle a besoin pour être efficace, la première étape consiste à choisir un fournisseur. Ce processus porte le nom de sourçage. Pour les grandes entreprises, le sourçage est souvent un événement stratégique, comme une demande de propositions, qui a lieu à intervalles réguliers dans le but de réduire les coûts et d’offrir des économies solides et souples. Les organisations évaluent les fournisseurs et choisissent souvent ceux qui offrent la meilleure valeur (prix, qualité).

Obstacle : De longs processus de demande de propositions exigent d’importantes ressources, de l’énergie et du temps de la part de plusieurs services.

Étape 2 : contrat

Lorsqu’un fournisseur est sélectionné, la prochaine étape consiste à conclure un contrat. C’est à ce moment que toutes les conditions et modalités, y compris les seuils de dépenses, sont définies. Les équipes juridiques négocient les modalités jusqu’à ce que les deux parties acceptent le contrat aux fins de la signature.

Obstacle : Bien qu’un contrat puisse bloquer des prix négociés, il peut, dans certains cas, engager une entreprise à respecter ces prix pour toute la durée du contrat. Ainsi, si les prix baissent, l’entreprise ne profite pas des économies qui en résultent. Les contrats peuvent également bloquer les modalités d’une entreprise pour des produits spécifiques.

Étape 3 : achat

Lorsque le contrat est finalisé, l’entreprise achète les biens auprès du fournisseur contractuel. Les utilisateurs finaux doivent s’approvisionner auprès des fournisseurs contractuels pour tout achat. Le paiement est souvent traité par l’équipe responsable des comptes créditeurs de l’organisation ou par le biais d’un mode de paiement préféré, comme une carte de crédit professionnelle. L’équipe responsable des comptes créditeurs traitera le paiement au fournisseur dans les délais convenus. Enfin, l’organisation s’occupera du suivi et de l’enregistrement des achats dans un emplacement central à des fins de transparence, de consultation future, de vérification et de fiscalité.

Obstacle : La gestion des utilisateurs finaux peut être difficile, en particulier pour les produits qui nécessitent des achats fréquents par plusieurs utilisateurs.

Étape 4 : gestion des vendeurs

La gestion des fournisseurs comprend la révision trimestrielle des activités, la vérification de la conformité au contrat ainsi que la surveillance et l’élaboration de rapports concernant la santé financière et les risques pour chaque fournisseur. La gestion des fournisseurs comprend également l’établissement de relations entre les fournisseurs existants et nouveaux.

Obstacle : Une entreprise devra souvent gérer plusieurs fournisseurs, ce qui peut être chronophage et coûteux. De plus, il est possible que les utilisateurs finaux ne comprennent pas réellement auprès de quel fournisseur ils sont censés acheter des produits spécifiques, ce qui entraîne une augmentation des dépenses non conformistes.

Avantages d’une gestion adéquate de l’approvisionnement

L’approvisionnement est essentiel à la réussite des entreprises. Auparavant considéré comme une fonction de soutien et de service, l’approvisionnement est aujourd’hui à l’avant-garde des activités, ce qui permet aux entreprises de maximiser leur efficacité et de répondre aux demandes du marché avec flexibilité. Selon Harvard Business Review¹, une organisation d’approvisionnement bien exécutée est une organisation qui :

• Harmonise les plans avec les objectifs commerciaux
• Effectue des recherches approfondies sur les fournisseurs
• Négocie stratégiquement les contrats
• Gère efficacement les relations avec les fournisseurs et les risques

Par conséquent, l’approvisionnement peut générer de nombreux avantages commerciaux, notamment : 

Accroît les rendements

Un approvisionnement performant permet de réaliser des économies, ce qui entraîne des répercussions directes sur la rentabilité de l’entreprise. Grâce à des outils d’analyse des dépenses puissants, l’approvisionnement permet de suivre les habitudes d’achat, de prendre des décisions budgétaires plus éclairées et d’optimiser les économies futures.

Outre la négociation de prix moindres pour les contrats individuels, l’approvisionnement permet une vue d’ensemble sur l’entreprise et la base d’approvisionnement, ce qui permet d’établir des connexions qui réduisent les coûts et accroissent les rendements. Par exemple, lorsque des équipes distinctes entreprennent de nouveaux projets, l’approvisionnement permet d’identifier les possibilités de regrouper les ressources et le pouvoir d’achat pour profiter à l’entreprise dans son ensemble.

Une étude d’Accenture montre que les entreprises qui mettent en œuvre des méthodes et des processus de sourçage stratégiques peuvent générer des rendements 5 à 10 fois plus élevés que leur investissement initial. Des fonctions d’approvisionnement et de sourçage performantes permettent d’économiser 82 $ pour chaque tranche d’achat de 8 $.² Les économies de coûts libèrent plus de fonds de roulement de l’entreprise, qui peuvent être investis dans d’autres secteurs.

Améliore la compétitivité

Entre l’organisation et les fournisseurs, l’approvisionnement permet d’engager les fournisseurs à trouver des solutions novatrices selon les besoins uniques de l’entreprise, ce qui permet à l’entreprise d’évoluer rapidement dans un environnement concurrentiel en évolution rapide et de réagir plus rapidement au marché.

Une gestion appropriée de l’approvisionnement peut également favoriser la concurrence constructive parmi les fournisseurs, ce qui peut conférer à l’entreprise un avantage concurrentiel grâce au coût et à la qualité des fournitures. Les fournisseurs qui participent à un processus de demande de propositions équitable et objectif sont plus susceptibles de présenter leurs meilleures soumissions.

Gère les risques et assure la conformité

Pour de nombreux secteurs, il est difficile de veiller à ce que les biens et les services respectent les politiques internes et les règlements externes. Les organisations d’approvisionnement apportent une valeur ajoutée par le biais la gestion des risques des fournisseurs et de la conformité accrue des dépenses indirectes.

En gérant efficacement les contrats à risque élevé, l’approvisionnement permet d’assurer la continuité des activités en évitant les perturbations avec les fournisseurs clés. En ce qui concerne les dépenses indirectes, l’approvisionnement permet d’éviter les dépenses irrégulières et inutiles grâce à des outils d’analyse des dépenses qui permettent d’identifier les problèmes de conformité, et grâce à des garde-fous dans le logiciel d’achat libre-service qui permettent de diriger les employés vers des produits ou fournisseurs approuvés.

Amazon Business peut permettre d’optimiser l’approvisionnement

Amazon Business est un fournisseur stratégique qui permet aux organisations d’acheter des biens à l’échelle sans qu’un long processus de demande de propositions ou un contrat avec chaque vendeur soient nécessaires. Amazon Business consolide et approuve les fournisseurs dans des centaines de catégories afin d’offrir une sélection pertinente pour les entreprises et complète. Cinquante-cinq des entreprises du classement Fortune 100 achètent des fournitures sur Amazon Business. 

Amazon Business permet aux organisations de transformer leur processus d’approvisionnement d’un point de vue numérique, ce qui génère de meilleurs résultats commerciaux, dont :

• Réduction des coûts pour l’entreprise : comparez plusieurs offres de fournisseurs concurrents. Bénéficiez de prix réservés aux entreprises, de remises sur quantité et de coûts de livraison réduits grâce à l’expédition rapide et GRATUITE sur les articles admissibles.
• Économies de temps : intégrez Amazon Business à plus de 90 systèmes d’approvisionnement de premier plan. Consacrez moins de temps à la gestion des fournisseurs grâce à la centralisation. Réapprovisionnez vos fournitures plus rapidement avec la livraison récurrente et accélérez les approbations en les gérant directement sur Amazon Business.
• Efficacité des paiements : regroupez les achats sur une seule facture et payez selon votre mode préféré. De plus, Amazon Business offre une visibilité en temps réel des dépenses d’articles.
• Visibilité et contrôle accrus : ajoutez toute votre équipe à un seul compte pour une visibilité totale. Créez des groupes d’achats et des processus d’approbation. Contrôlez les achats par le biais de limites de dépenses et de garde-fous de conformité. Suivez les mesures d’approvisionnement pour prendre de meilleures décisions d’achat.

Lorsque le sourçage et l’approvisionnement sont conformes à la vision de niveau supérieur et qu’ils utilisent les données, la collaboration et l’automatisation pour éclairer les décisions d’achat, l’ensemble de l’organisation profite d’avantages. 

FAQ sur l’approvisionnement

Que sont les dépenses non conformistes?

Les dépenses non conformistes, également appelées dépenses irrégulières ou non stratégiques, font référence aux achats effectués en dehors d’un contrat négocié avec un fournisseur privilégié. En d’autres termes, les dépenses non conformistes concernent des achats effectués auprès de fournisseurs externes à la politique d’approvisionnement de l’organisation. Diverses raisons expliquent pourquoi les employés font des dépenses non conformistes, par exemple :

• Accès à davantage de fournisseurs : les employés veulent avoir accès à un nombre élevé de fournisseurs, par rapport au nombre restreint lié à l’approvisionnement.
• Méconnaissance des fournisseurs contractuels : en cas de mauvaise communication interne, certains services peuvent ne pas avoir connaissance des fournisseurs du contrat et des tarifs fixés avec ces fournisseurs.
• Réduction de la complexité : le processus d’approvisionnement traditionnel et les outils d’achat peuvent être chronophages et complexes.
• Faible visibilité des dépenses : lorsque les services ne peuvent pas consulter l’historique des dépenses, il en résulte souvent des achats ad-hoc.
• Aucune mesure d’application : lorsqu’aucune sanction ou mesure d’application n’est mise en œuvre, les utilisateurs finaux sont moins enclins à faire leurs achats auprès des fournisseurs contractuels.

Les dépenses non conformistes constituent un problème, car il est difficile de les superviser. Une visibilité limitée des données de dépenses réfrène l’exécution d’une surveillance nécessaire et oblige les entreprises à absorber les dépenses non prévues dans le budget. Les dépenses non conformistes contraignent la mesure ou la quantification efficaces d’une grande partie des dépenses indirectes d’une organisation. 

En quoi l’approvisionnement est-il différent de l’achat?

L’approvisionnement est le cadre général qui inclut toutes les activités liées à l’acquisition de biens et de services pour une organisation. Les achats ne sont qu’un aspect de la fonction la plus importante de l’approvisionnement et inclut les activités associées à l’achat, comme le développement et l’examen des spécifications des produits, ainsi que la réception, l’inspection et le traitement des biens reçus. Outre l’achat, l’approvisionnement inclut également les activités associées à la sélection des fournisseurs, à l’établissement des modalités de paiement et à la négociation des contrats.

Où l’approvisionnement apparaît-il dans une organisation?

La majorité des services d’approvisionnement relève de la fonction de la chaîne logistique ou des finances, ou des deux. Bien que les directeurs d’approvisionnement relèvent le plus souvent de la chaîne logistique ou du service des finances, nous pouvons constater que les directeurs d’approvisionnement relèvent de plus en plus des cadres supérieurs ou du service des opérations. Le rôle du directeur d’approvisionnement en tant que partenaire commercial stratégique s’est consolidé au cours des dernières années, à mesure que l’approvisionnement devient un élément clé de la stratégie commerciale qui permet de dégager de la valeur à l’échelle de l’organisation.

L’approvisionnement est-il identique à la gestion de la chaîne logistique?

L’approvisionnement est le processus qui permet d’acquérir le matériel dont vous avez besoin pour exploiter votre entreprise et fabriquer vos propres produits. La chaîne logistique est l’infrastructure dont vous avez besoin pour exécuter le flux d’un produit, depuis l’acquisition de matières premières à la production et à la distribution au client final. L’approvisionnement est un volet stratégique de la gestion globale de la chaîne logistique. Par exemple, si votre entreprise fabrique des voitures, l’approvisionnement est le processus qui vous permet d’acquérir les matériaux dont vous avez besoin pour construire les voitures. La chaîne logistique est le processus qui consiste à produire et à livrer les voitures au consommateur final.

Qu’est-ce qu’un spécialiste en approvisionnement?

La principales tâche d’un spécialiste en approvisionnement est d’approvisionner une organisation en biens et services. Les spécialistes en approvisionnement supervisent la commande de matériel et gèrent les contrats avec les fournisseurs de l’entreprise. Ils analysent les coûts, négocient les contrats, gèrent les stocks, assurent le suivi des commandes, résolvent les différends en matière de prix et offrent des stratégies pour aider les entreprises à mieux gérer les coûts d’approvisionnement et les services des fournisseurs.

Qu’est-ce que l’approvisionnement stratégique, composant de l’approvisionnement?

L’approvisionnement stratégique est le processus d’évaluation et d’amélioration continues des achats d’une entreprise. L’approvisionnement stratégique comprend la collecte de données et l’analyse des dépenses, les études de marché, le processus de demande de propositions, les négociations, la passation de marchés, la mise en œuvre et l’amélioration continue.

 Quelle est la différence entre une demande de renseignements, un appel d’offres et une demande de propositions dans le cadre de l’approvisionnement?

 Une demande de renseignements, un appel d’offres et une demande de propositions visent des objectifs différents lors de la phase de sourçage du processus d’approvisionnement.

• Une demande de renseignements permet de solliciter des renseignements relatives aux capacités de divers fournisseurs à des fins de comparaison. Elle précède généralement un appel d’offres ou une demande de propositions.
• Un appel d’offres permet de demander des renseignements sur la façon dont les fournisseurs répondraient à vos besoins et sur le prix.
• Une demande de propositions est le processus le plus formel. Elle comprend des règles strictes en matière de contenu, de calendrier et de réponses. Elle décrit les exigences pour un projet spécifique, puis demande les soumissions de fournisseurs qualifiés.

Sources :

1.      High Performance Sourcing and Procurement; Harvard Business Review (2017).

2. 2.      Procurement’s Next Frontier; Accenture (2015).