Trois façons dont les services publics peuvent simplifier l’approvisionnement grâce à des solutions

Avec une grande partie de notre monde en perturbation, peu d’industries sont aussi essentielles pour maintenir la continuité que l’alimentation et les services publics. Ces entreprises se sont en première ligne et ont d’abord réagi pendant la pandémie et les catastrophes naturelles pour garder les foyers, les emplois et les communautés stables.

Garder les lumières allumées en 2020 a été difficile. Voyons comment Covid-19 a accéléré le besoin de réaliser des économies et d’améliorer les processus pour les entreprises de services publics. Ensuite, nous examinerons trois façons dont les entreprises de services publics avant-gardistes mettent en œuvre des solutions d’achats numériques pour aider à réduire les coûts, à mieux équiper leur main-d’œuvre et à simplifier les opérations.

Covid-19 accélère le besoin de changement

La pandémie de coronavirus a nécessité une flexibilité sans précédent, pour laquelle les anciens processus d’approvisionnement n’ont pas été conçus.

Covid-19 a commencé au début de mars lorsque les entreprises d’électricité et de services publics ont été forcées de créer deux groupes d’employés, ceux qui ont été envoyés à la maison et ceux qui devaient encore se présenter sur un chantier afin de maintenir les opérations. Les deux groupes ont eu besoin d’un soutien unique pour faire leur travail de façon sécuritaire et efficace. 

Les employés virtuels avaient maintenant besoin de fournitures, d’équipement informatique et de meubles expédiés à leur domicile. Pour les employés qui sont restés sur leur chantier, la sécurité et la protection contre les infections sont devenues un besoin essentiel. En plus de l’ÉPI standard, comme les gants, les lunettes et les gilets de sécurité, ils ont soudainement eu besoin de désinfectant pour les mains, de gants en nitrile, de thermomètres et de masques faciaux. Les travailleurs essentiels à la mission devaient être séquestrés dans le cas où les taux d’infections ont augmenté. Les entreprises avaient besoin de civières, de nourriture congelée, de mini réfrigérateurs et plus encore pour permettre aux travailleurs de vivre sur place.

Soutenir les deux bases d’employés, augmenter les coûts et la complexité opérationnelle. Les directeurs des achats ont soudainement constaté qu’ils avaient une visibilité et un contrôle très limités sur ce que les employés achetaient, car l’utilisation des cartes d’achat chez les détaillants en ligne et les magasins physiques augmentait. De nombreux articles n’étaient tout simplement pas disponibles à partir de la base d’approvisionnement existante de l’entreprise, donc les nouveaux fournisseurs devaient être vérifiés et intégrés. 

Tout comme les coûts se sont accumulés, les revenus ont connu un grand succès. Les données de l’Energy Information Administration des États-Unis, compilées par le New York Times, ont montré que la consommation électrique moyenne a chuté de 8 % au début de la fermeture des entreprises à travers le pays, les entreprises de tout le pays fermaient leurs bureaux.^{1 La} recherche du Brattle Group suggère que la réduction de la charge a entraîné une perte de revenu net potentielle pour les services publics jusqu’à 30 pour cent.² Les défaillances ont commencé à atteindre les bilans des clients qui ont pu payer leurs factures. Dans un environnement comme celui-ci, certaines industries peuvent choisir de fermer ou de réduire l’approvisionnement, mais plusieurs gouvernements d’État continuent de retenir les moratoires pour éviter les déconnexions.³

Avec des défis de premier plan qui s’accumulent, les services publics subissent une pression énorme pour moderniser leurs opérations.

Voici trois façons dont les innovations numériques aident les fournisseurs de services publics à réduire les coûts, à équiper efficacement les employés et à simplifier les opérations pour réduire la complexité d’une industrie en flux.

1.     Réduire les coûts des achats à long terme

Étant donné que les dépenses de queue se produisent à l’extérieur des fournisseurs contractuels, il peut être difficile de contrôler. Le traitement de centaines de bons de commande et de factures et la configuration de nouveaux fournisseurs dans le système prennent beaucoup de temps. Les cartes d’achat offrent souvent une visibilité limitée au niveau de l’article. Et puisque de nombreuses transactions se produisent en personne, la productivité est affectée.

De nombreux fournisseurs de services publics réduisent les coûts et gagnent en efficacité en transférant les dépenses de résidus vers un magasin en ligne. Lorsque plusieurs fournisseurs sont réunis dans un seul magasin, comme nous le faisons pour le magasinage personnel, cela réduit la complexité des achats pour une organisation, cela réduit la complexité des achats pour une organisation, peut réduire les coûts et est plus efficace que de faire des voyages dans un magasin physique.

Par exemple, les entreprises et les organisations du secteur public qui achètent par l’intermédiaire d’Amazon Business ont accès à des centaines de milliers de vendeurs dans des catégories comme MRE, fournitures de bureau et EPI. Les acheteurs peuvent facilement comparer et choisir le meilleur prix parmi plusieurs fournisseurs dans une seule interface. Ils peuvent bénéficier de l’efficacité du processus d’un seul passage à la caisse et d’une visibilité complète des achats, avec des détails au niveau de l’article.

2. 2.     Équiper une main-d’œuvre à grande échelle plus rapidement

Les services publics trouvent des moyens plus efficaces de trouver des fournitures pour une variété d’utilisateurs finaux dans de vastes régions. Les solutions numériques aident les travailleurs sur le terrain, les employés de bureau et les employés qui travaillent à domicile pour obtenir ce dont ils ont besoin plus rapidement.

La même technologie d’apprentissage automatique (ML) qui a transformé le magasinage personnel accélère maintenant la façon dont les gens achètent pour le travail. Amazon Business applique ML pour personnaliser et organiser l’expérience de magasinage pour les acheteurs d’entreprise afin qu’ils puissent rapidement trouver et acheter ce dont ils ont besoin, atténuant les coûts de main-d’œuvre et les risques associés aux visites aux magasins. 

En tirant parti de la logistique de pointe d’Amazon, les acheteurs peuvent recevoir la plupart des articles partout où ils sont nécessaires en deux jours ou moins avec une adhésion Business Prime admissible.

3.     Simplifier les opérations et maintenir le contrôle

Il n’est pas rare qu’une entreprise de services publics ait des dizaines de milliers d’utilisateurs de cartes d’achat. La simple gestion de la conformité aux politiques d’achat internes et le maintien de la visibilité dans une population d’achats aussi massivement est devenu extraordinairement complexe. Les entreprises de services publics équilibrent l’autonomisation et le contrôle en s’appuyant sur la technologie d’automatisation pour rationaliser les Les flux de travail d’approbation, les commandes de réapprovisionnement automatisées et les garde-corps pour aider à maintenir la conformité aux politiques d’achat internes peuvent être intégrés directement à l’expérience de magasinage en ligne, travaillant ensemble pour réduire les délais d’approvisionnement.

La technologie améliore également la visibilité. Des analyses puissantes et de l’apprentissage automatique peuvent analyser les données d’achat pour connaître les habitudes d’achat d’une organisation et fournir des renseignements. Propulsé par Amazon Quicksight basé sur le nuage, la visibilité des dépenses transforme les données d’achat en visualisations que les gestionnaires peuvent utiliser pour prendre des décisions budgétaires, localiser les problèmes de conformité et optimiser les économies.

Alors que les services publics travaillent à maintenir l’énergie pendant une pandémie et des catastrophes naturelles, beaucoup d’entre eux s’efforcent d’obtenir une nouvelle norme d’achat pour mieux servir les communautés qui en dépendent.

« Au cours des 20 prochaines années, plus d’innovation se produira dans le secteur des services publics que ce qui s’est produit depuis le moment de Thomas Edison », déclare le centre mondial de l’énergie et des services publics de PwC.⁴ Les entreprises utilitaires s’adaptent au monde en évolution et se préparent pour l’avenir en se fiant à des innovations numériques qui transforment l’approvisionnement.  

1. Bui, Q. et Woflers, J. « Une autre façon de voir la récession : La consommation d’énergie est en baisse. » Le New York Times. 8 avril 2020.
2. « Les économistes de brattle publient une évaluation mise à jour jusqu’en juin 2020 sur les impacts Covid-19 sur l’industrie de l’énergie. Le groupe Brattle. Juillet 2020.
3. Szybist, M. « PA a besoin d’une assistance pour la facturation des services publics pour prévenir les arrêts de masse. » NRDC. 4 septembre 2020.
4. « Saisir la valeur de la perturbation. » PwC Global Power and Utilities. » Consulté en octobre 2020.