Travail à distance : cinq conseils pour le rapprochement des factures
Les organisations de toute taille réalisent maintenant, et plus que jamais, l’importance d’un processus de facturation et de paiement basé sur le web, digne de confiance et facile à utiliser. Ces fonctions facilitent la gestion des factures à distance, plutôt que de la rendre chaotique. Même si le passage au travail à distance est temporaire pour votre organisation, les outils de rapprochement web facilitent le travail depuis différents emplacements pour différents jours. Si vous pensez à simplifier votre processus avec la gestion des factures en ligne, prenez en compte ces cinq conseils.
1. Renseignez-vous avant de faire votre choix
La taille et les besoins de votre organisation vous aideront à trouver le système en ligne qui vous convient le mieux. Une ligne de crédit Amazon Business peut sembler logique pour les petites entreprises, tandis que les grandes entreprises peuvent tirer parti de l’option Payer par facture d’Amazon. Ces deux services fournissent des factures détaillées au niveau des postes, accessibles en ligne. Cela facilite le rapprochement avec votre programme de comptabilité ou vos relevés bancaires, peu importe le lieu où vous êtes. En outre, le paiement des factures est flexible, grâce aux options relatives à la chambre de compensation automatisée (ACH), aux virements bancaires et aux chèques. Lors de vos recherches, essayez de trouver une solution en ligne qui peut :
- rapprocher les achats;
- suivre les dépenses;
- régler les factures;
- offrir un niveau de sécurité élevé.
2. 2. Créez un calendrier de paiement
La transition du travail au bureau au travail à distance peut engendrer des problèmes de communication pour les collaborateurs habitués à assigner les tâches et la paperasse en face à face. Au moment de lancer un nouvel outil de facturation, aidez votre équipe à créer un calendrier pour la gestion des paiements, et ainsi réduire l’éventualité de paiements non effectués ou réalisés en double. Voici quelques étapes à suivre :
- Dressez la liste de vos fournisseurs.
- Déterminez leur mode de paiement privilégié (p. ex., chèque, virement bancaire, paiement de la facture en ligne) et la plateforme/méthode de paiement (p. ex., site web du fournisseur, chèques adressés à l’adresse postale du fournisseur, numéros d’acheminement pour les virements bancaires).
- Notez les délais de paiement de chaque fournisseur. Par exemple, l’option Payer par facture d’Amazon offre un délai de paiement de 30 jours (les délais de paiement plus longs sont disponibles avec les formules d’adhésions Business Prime admissibles) et la ligne de crédit Amazon Business permet aux clients de profiter d’un délai de paiement de 55 jours.
- Utilisez les informations que vous avez recueillies pour examiner vos soldes impayés et établissez des directives pour votre équipe sur le moment (et la façon) de payer les fournisseurs.
3. Séparez les dépenses professionnelles et personnelles
Dans les organisations et les jeunes entreprises plus petites, il peut être tentant de « simplifier » les achats en utilisant un crédit personnel ou en réglant avec ses propres fonds pour payer les frais personnels et professionnels. Il est encore plus facile de flouter cette ligne lorsque vous travaillez depuis chez vous. Mais, le temps que vous pensez gagner n’utilisant pas la carte professionnelle est le temps que vous perdrez au moment de séparer vos frais personnels et professionnels sur les relevés, les factures en ligne et les reçus.
Choisissez une carte de crédit professionnelle comme la carte Amazon Business American Express pour séparer vos dépenses et tirer profit des fonctions dédiées aux entreprises, comme des cartes supplémentaires pour les employés, des récompenses et des délais de paiement prolongés pour les achats éligibles.
Si votre organisation effectue beaucoup d’achats sur Amazon Business et Amazon.com, envisagez d’utiliser une ligne de crédit Amazon Business pour profiter d’un délai de paiement de 55 jours sans intérêt ni frais annuels.
Ne pas séparer les dépenses professionnelles et personnelles peut également avoir des conséquences fiscales. Par exemple, les entreprises peuvent déduire certains frais et intérêts de carte de crédit; ce n’est pas le cas pour les particuliers. Au moment d’effectuer la déclaration fiscale, il sera bien plus facile de déterminer cette déduction si toutes vos dépenses professionnelles sont séparées des dépenses personnelles.
4. Suivez vos factures impayées
Il est essentiel de rester au fait de ce que vous devez pour savoir combien vous pouvez dépenser. En supplément d’un calendrier de paiement, conservez un registre des factures impayées et suivez celles dont le délai de paiement approche ou a été dépassé. Lorsque vous et votre équipe travaillez à la maison, les jours peuvent se fondre en semaines avant que vous ne le remarquiez. Les rapports chronologiques de factures vous permettent de voir quand sont prévues d’importantes sorties de fonds, pour éviter d’être pris de court. Un rapport chronologique des comptes créditeurs prend généralement la forme d’un tableur qui répertorie vos fournisseurs dans une colonne, et qui contient des colonnes supplémentaires vous permettant de déterminer si la facture est à jour, si elle est en souffrance depuis 1 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours ou depuis plus de 90 jours. (Vous pourriez avoir besoin de différentes colonnes, selon les modalités de vos fournisseurs.)
Si vous utilisez l’option Paiement par facture Amazon, vous pouvez simplifier le suivi et tirer profit des rapports intégrés pour obtenir un récapitulatif de vos frais en attente, de vos notes de crédit et de tout solde en souffrance.
5. Suivi
Une fois que vous avez conçu une méthode de rapprochement des factures qui fonctionne pour votre organisation, prévoyez des points de contrôle intégrés avec les membres de votre équipe.
- Lorsque vous commencez votre programme : familiarisez votre équipe au calendrier de paiement, au rapport chronologique des comptes créditeurs et aux autres outils pertinents (comme l’interface Paiement par facture et tout autre logiciel de tenue des comptes que vous avez choisi).
- À 15 jours : faites le point avec votre équipe pour savoir comment elle gère les factures reçues et résout les questions relatives aux outils ou au processus.
- À la fin du premier mois : passez en revue les factures en cours, rappelez les dates de paiement et mettez à jour le rapport chronologique. Ces tâches devraient faire partie de vos tâches de tenue de comptes de fin de mois.
- À la fin du premier trimestre : en plus de vos tâches mensuelles/trimestrielles, évaluez la réussite des 90 premiers jours du programme et, si nécessaire, apportez des modifications. Par exemple, votre flux de trésorerie connaît peut-être un changement saisonnier et vous devez ajuster le calendrier de paiement.
Bien que la transition du travail au bureau au travail à distance n’est pas toujours évidente, il est essentiel de simplifier le processus de rapprochement de vos factures pour assurer la continuité de votre organisation. Découvrez encore plus de façons dont Amazon Business peut vous aider à atteindre vos objectifs en vous rendant sur la page Solutions de paiement.
