Renseignements sur la commande d'entreprise

Renseignements sur la commande d'entreprise

Recueillir et associer les renseignements essentiels sur les commandes lors des achats pour simplifier la réconciliation et la répartition des coûts

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Aperçu de Renseignements sur la commande (BOI)

Renseignements sur la commande permet aux administrateurs de définir les renseignements essentiels sur les commandes qui peuvent être recueillis auprès des acheteurs sur la page de paiement et utilisés pour soutenir les efforts de réconciliation financière, de répartition des coûts et d’analyse des dépenses. Les administrateurs peuvent recueillir des renseignements tels que les centres de coûts, les codes projet, les codes d’emploi, les emplacements et les associer aux commandes d’entreprise.

  • Amazon business

    Conçu pour votre entreprise

    Recueillir les renseignements les plus pertinents pour vos besoins d’entreprise. Établir les informations de commande à l’aide de champs prédéfinis – numéro de bon de commande, centre de coûts, code GL, service, emplacement et code projet – ainsi que 13 champs personnalisés supplémentaires. 

  • Amazon business

    Personnalisation au niveau du groupe

    Simplifier la configuration et la gestion des champs et des valeurs de Renseignements sur la commande au niveau du groupe, permettant une personnalisation qui s’aligne sur les besoins particuliers d’une organisation en matière de rapports et de comptabilité. Les administrateurs peuvent également configurer des processus d'approbation en fonction de l’entrée dans le champ des BOI, ce qui aide à mieux appliquer leurs politiques d’achat.

  • Analyses

    S’intègre à d’autres outils

    Affiche les rapports de commande, d’expédition, de remboursement et de réconciliation d’Analyse Amazon Business, les factures générées par le Paiement à échéance, les factures électroniques, vos commandes, les transactions envoyées aux institutions de paiement, les bordereaux de marchandises et les étiquettes d’expédition.

« Notre configuration fournit un processus de paiement simplifié dans lequel le sous-groupe définit par défaut Renseignements sur la commande. Cela aide à éliminer les erreurs et facilite la réconciliation des factures pour les comptes créditeurs. »

— Paula Aldous, directrice générale des affaires financières, Chesterfield County Public Schools

Téléchargez notre guide pratique BOI pour commencer 

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FAQ

    1. Connectez-vous à votre compte Amazon Business et accédez à Gérer votre entreprise.
    2. Sous Facturation et expédition, sélectionnez Renseignements sur la commande. (Si vous souhaitez configurer Renseignements de commande pour un groupe particulier, sélectionnez le Groupe dans la liste des Membres.
    3. Faites basculer le bouton Activé adjacent à chaque champ que vous souhaitez utiliser.
    4. Sélectionnez le bouton Activé pour créer des champs personnalisés et ajouter des champs personnalisés au besoin. (Limite de 19 champs)
      - Sélectionnez le champ de texte libre ou la Liste des options définies.
      - Si vous avez sélectionné une Liste d'options définies, ajoutez jusqu'à 500 options.
      - Sélectionnez la Sélection par défaut, le cas échéant.
    5. Cochez la case Obligatoire pour tous les champs que vous souhaitez rendre obligatoires.
    6. Sélectionnez Enregistrer pour finaliser les modifications

  • Renseignements sur la commande est disponible pour tous les clients Amazon Business dans le monde entier. Ils sont actuellement disponibles uniquement pour les clients d’Amazon Business qui commandent directement sur le site Web et ne sont pas activés pour les clients Punchout.

  • Renseignements sur la commande (BOI) saisi dans le cadre des achats s’affiche sur les surfaces de réconciliation post-achat suivantes.

    • Gestion des commandes – Le numéro de bon de commande est affiché au niveau de la commande sur Vos commandes. Le BOI est affiché au niveau de l’achat sur Détails de la commande et Sommaire de la commande imprimable (POS).
    • Factures – Tous les champs BOI configurés s’affichent dans les factures PDF au niveau de l’achat et font partie de la facture électronique cXML créée au niveau de l’expédition.
    • Rapports d’analyse commerciale – Tous les champs BOI s’affichent dans les rapports de commandes, d’expéditions, de remboursements et de réconciliation d’Analyse Amazon Business.
    • Données sur les institutions financières – BOI fait partie des données cXML L3 transmises d’AB aux institutions financières.
    • Étiquettes d’expédition et bordereaux de marchandises – Le numéro du bon de commande apparaît sur les étiquettes d’expédition et les bordereaux de marchandises physiques. Tous les champs BOI associés à l’achat s’affichent sur les bordereaux de marchandises électroniques accessibles à partir de la page Vos commandes

  • Les politiques et les processus d'approbation peuvent être configurés en fonction de renseignements comme le numéro de bon de commande (BC), le code du grand livre (GL), le centre de coûts, le code projet, l’emplacement et les services. Selon les politiques d’approbation configurées au niveau du groupe et la sélection des champs et des valeurs dans Renseignements sur la commande (BOI) par les acheteurs sur la page de paiement, les administrateurs peuvent acheminer les commandes aux approbateurs appropriés ou aux processus d’approbation avec différents niveaux.

    Si vous êtes un administrateur de compte ou de niveau supérieur :

    1. Visitez Gérer votre entreprise
    2. Sélectionnez Renseignements sur la commande sous Facturation et expédition.
    3. Activez les champs appropriés dans Renseignements sur la commande
    4. Sélectionnez Ajouter un approbateur
    5. Sélectionnez le champ approprié dans Renseignements sur la commande et activez le processus d'approbation.

    Si vous êtes un administrateur de groupe et que les champs dans BOI ont été activés :

    1.  Visitez Gérer votre entreprise
    2. Sélectionnez Politiques d’achat et approbations sous Politiques d’achat
    3. Sélectionnez Ajouter une politique
    4. Naviguez jusqu’aux Politiques de commande
    5. Sélectionner Approbation des renseignements sur la commande
    6. Sélectionnez le champ approprié dans Renseignements sur la commande et activez le processus d'approbation.

Configurez vos Renseignements sur la commande dès aujourd’hui

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