USO

Aperçu

Depuis près de 80 ans, les United Service Organizations (USO) sont une organisation de premier plan au service des femmes et des hommes dans les forces armées américaines et de leurs familles tout au long de leur séjour sous les drapeaux. Depuis le moment où ils s’enrôlent, jusqu’à leurs affectations et déploiements, et lors de leur retour dans leurs communautés, l’USO travaille à les soutenir avec une gamme de programmes spécialisés pour répondre à leurs besoins. Avec 250 emplacements dans le monde et en vue d’intégrer plusieurs chartes indépendantes sous l’égide de l’entreprise au cours des deux prochaines années, l’objectif de leur équipe d’approvisionnement est de centraliser les opérations pour regrouper les fournisseurs, bénéficier de prix plus concurrentiels et créer des gains d’efficacité.

Un organisme à but non lucratif mondial nécessite une innovation à grande échelle en matière d’approvisionnement

L’USO ne fait pas partie du gouvernement fédéral  : il s’agit d’un organisme à but non lucratif 501(c)(3) basé à Arlington, en Virginie. Ses origines remontent au début de l’implication de l’Amérique dans la Seconde Guerre mondiale, en 1941. Le président Franklin D. Roosevelt cherchait à unir plusieurs associations militaires en une seule organisation pour améliorer le moral de l’armée américaine. Aujourd’hui, l’USO exploite 250 emplacements, s’étend à quinze pays sur tous les continents et compte des milliers d’employés et de bénévoles. En 2019, les centres de l’USO ont été visités plus de huit millions de fois, servant cinq millions de militaires en service actif et leurs familles, bénéficiant tous de ses programmes et services.  

Rick Quaintance et Tina Stockov dirigent l’approvisionnement pour l’USO, qu’ils ont tous deux rejoint en 2015. Ils ont immédiatement remarqué que le processus d’approvisionnement et de financement était manuel, fastidieux et axé sur la paperasse. Pour moderniser l’organisation, ils ont lancé une demande de propositions (DP) afin de trouver une solution d’approvisionnement au paiement qui serait conviviale, automatisée et compatible avec leur structure de processus existante.

Grâce à ce processus de DP, Quaintance et Stockov ont dirigé la mise en œuvre d’une solution moderne d’approvisionnement au paiement avec Coupa. Ils ont également collaboré avec Amazon Business pour permettre un PunchOut, une solution technologique qui permet à l’USO de s’approvisionner en fournitures auprès d’Amazon Business par l’intermédiaire de Coupa. Ils ont lancé le PunchOut en 2017, d’abord au siège social, puis étendu à l’ensemble de l’organisation mondiale en cinq mois. Aujourd’hui, près de 80 % de toutes les dépenses de l’USO passent par cette intégration d’approvisionnement électronique, et entre 80 et 90 % de toutes les dépenses sont confirmées comme étant les meilleurs prix disponibles, selon l’équipe de l’USO. Amazon Business prend en charge plus de 110 plateformes logicielles différentes pour ces intégrations PunchOut.

« Bien que l’introduction de ce nouveau processus soit un changement structurel important pour l’organisation, la plupart des gens l’ont adopté », a déclaré Quaintance. « Des choses comme approuver les factures et rapprocher les reçus pour les dépenses prenaient de cinq à sept jours, et maintenant cela en prend deux. Le processus manuel auquel nous consacrions énormément de temps est désormais presque entièrement automatisé. Cela réduit les délais de traitement et nous permet de donner une autonomie aux directeurs de centre pour obtenir ce dont ils ont besoin plus rapidement et plus efficacement, a-t-il déclaré. En outre, cette nouvelle solution intégrée nous offre une meilleure visibilité des dépenses de l’ensemble de l’USO, ce qui représente un avantage clé pour l’organisation mondiale à but non lucratif que nous sommes et qui doit régulièrement rendre des comptes sur l’utilisation de l’argent des donateurs sur différents fuseaux horaires. »

Un autre avantage de cette automatisation est la possibilité de permettre à tous les utilisateurs de l’organisation d’accéder au magasin Amazon Business afin de s’approvisionner pour leurs besoins uniques, sans avoir à chercher dans les catalogues de fournisseurs individuels. L’USO tire également parti des flux de travail d’approbation, une fonctionnalité Amazon Business qui permet aux administrateurs de créer et d’adapter rapidement les flux de travail d’achat qui correspondent à leur structure organisationnelle. À l’heure actuelle, cette fonctionnalité compte environ 300 utilisateurs et aide les directeurs de centres partout dans le monde à examiner et à approuver les dépenses, réduisant ainsi la charge de travail du bureau principal.

« Toute personne qui veut avoir accès à Amazon Business peut l’avoir », a déclaré Stockov. « Ce que nous avons fait, c’est de permettre à chaque directeur de centre de gérer ses propres budgets régionaux, et tous les achats vont au directeur de centre pour examen et approbation. Donc, par exemple, nous avons dix centres en Asie du Sud-Ouest et nous avons identifié dix approbateurs, créant un modèle libre-service pour nos centres », a-t-elle précisé.

Outre l’amélioration des opérations d’automatisation, l’USO bénéficie également de la possibilité d’obtenir une livraison rapide et gratuite dans les endroits desservis par Amazon Business aujourd’hui, avec Business Prime. Selon Stockov, les fournitures qui prenaient auparavant de deux à cinq semaines pour être fournies par d’autres fournisseurs arrivent maintenant, dans de nombreux cas, en deux jours, sans frais d’expédition. Grâce à ces économies, l’USO est en mesure de se procurer les fournitures nécessaires aux membres de l’armée et leurs familles. « L’expédition rapide et gratuite que nous recevons avec Business Prime a été énorme », a déclaré Stockov.

« Nos centres achètent non seulement des fournitures pour le bien-être des militaires et de leurs familles, mais aussi pour des besoins de divertissement comme des jeux pour enfants, des téléviseurs et des livres », a déclaré Stockov. « Un effort considérable pour nous est le programme de lecture Hope Legacy Reading Program, un partenariat entre The Bob Hope Legacy et l’USO, qui permet aux enfants de militaires d’ajouter des livres à leur bibliothèque, et leur proche stationné outre-mer peut entrer dans n’importe quel centre, s’enregistrer alors qu’ils lisent le livre et partager cette histoire avec leurs enfants restés à la maison », a expliqué Stockov.

Amazon Business aide des organismes à but non lucratif de toute taille

Demeurer agile et flexible aide les organismes à but non lucratif à répondre aux besoins changeants de la communauté. Chaque dollar dépensé, pour un organisme à but non lucratif, représente un choix entre le financement du personnel, des opérations ou des programmes. Aux États-Unis, Amazon Business sert 75 000 organismes à but non lucratif, y compris les 30 plus grands organismes caritatifs, 28 000 organisations fondées sur la foi et des opérations mondiales comme l’USO. Depuis le programme d’achat exempté de taxe d’Amazon jusqu’aux approbations de flux de travail et aux analyses avancées, Amazon a créé des fonctionnalités pour accroître la collaboration en pensant aux besoins des organismes à but non lucratif.

Pour l’équipe d’approvisionnement de l’USO, son objectif ultime est de favoriser la collaboration à l’échelle de l’organisation. Comme dans de nombreuses grandes organisations, les services cherchent à trouver des façons de travailler ensemble plus efficacement. Les responsables de l’approvisionnement, comme Quaintance et Stockov, croient qu’il est essentiel de faciliter la collaboration des équipes dans leur travail, compte tenu de leur dépendance les unes envers les autres.

« Automatiser les processus pour travailler de façon interfonctionnelle entre les services de l’approvisionnement, des finances et nos centres partout dans le monde, ce qui rend les choses plus efficaces, nous permet de gagner du temps et de l’argent qui peuvent être réinvestis dans des programmes et des services pour ceux que nous servons. C’est la marque que je veux laisser à l’USO qui perdurera à l’avenir », a déclaré M. Quaintance.

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