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Chevron adopte la transformation numérique pour simplifier les processus et prendre des décisions plus rapides.

Comment son organisation d’approvisionnement utilise Amazon Business pour transformer la façon dont les employés travaillent.

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Chevron adopte la transformation numérique pour simplifier les processus et prendre des décisions plus rapides. Cette transformation va au-delà de la technologie : elle touche également à l’identification ou à la création de solutions qui permettent aux gens de prendre de meilleures décisions, plus rapidement, avec l’objectif de favoriser la valeur commerciale et de transformer la manière dont les employés travaillent.

 

 

Une entreprise énergétique mondiale et un pionnier en matière de progrès

L’équipe Approvisionnement et chaîne d’approvisionnement (P/SCM) de Chevron s’est appuyée sur les solutions numériques pour simplifier les activités d’approvisionnement et améliorer l’expérience client globale.

 

Un exemple de la manière dont Chevron simplifie l’approvisionnement est la mise en œuvre d’Amazon Business comme option pour permettre aux clients internes d’acheter des fournitures dans certaines catégories non essentielles, comme les fournitures de bureau. Sur une courte période, l’utilisation d’Amazon Business a évolué pour répondre aux besoins d’approvisionnement plus importants, comme ceux de la catégorie Maintenance, Réparation et Exploitation (MRO), l’approvisionnement des stations-service et l’offre de solutions de continuité de l’activité en cas de perturbations imprévues de la chaîne d’approvisionnement.

 

Comme c’est le cas dans de nombreuses entreprises, Chevron exploite différents types de systèmes d’achat pour acheter des matériaux et des services professionnels à l’échelle mondiale. Afin d’optimiser son écosystème d’approvisionnement mondial d’un volume de 27 milliards de dollars pour l’axer davantage sur le client, l’équipe d’approvisionnement a commencé par déterminer comment elle pourrait centraliser des solutions évolutives susceptibles de répondre aux besoins et fonctions uniques de ses différentes unités opérationnelles.

 

Selon Ellen Nielsen, directrice générale de la gestion des catégories chez Chevron, le dénominateur commun dans la création d’un écosystème davantage axé sur le client est la simplification du processus d’approvisionnement, rendant plus facile pour les clients de l’entreprise de trouver ce dont ils ont besoin dans leur cadre existant d’approvisionnement en ligne.

 

« Pour une grande partie des matériels que nous achetons, les facteurs les plus importants sont la rapidité de leur obtention, et au meilleur prix. Nous ne voulons pas gérer des milliers de fournisseurs et passer par un processus de soumission avec chacun d’eux pour négocier les prix. Il ne s’agit pas d’une approche commercialement viable », déclare Ellen Nielsen. Au lieu de cela, Chevron a centralisé les dépenses pour les catégories telles que les fournitures de bureau, l’équipement de sécurité et de protection et les périphériques informatiques. « Nous avons transféré nos achats vers Amazon Business afin de consolider les dépenses dans un environnement de magasin dynamique, où chacun peut trouver ce dont il a besoin, tout en tirant profit des commandes de grande envergure et des achats en vrac. »

 

Chevron est un client Amazon Business depuis 2018. Amazon Business est la principale solution d’achat d’entreprise de Chevron et fournit plus de 3 000 clients internes, soit une hausse de 100 pour cent au cours de sa première année. Cette année, Chevron finalise sa transition vers un nouveau système, Smart by GEP, où l’intégration avec Amazon Business (connue sous le nom de pointage à la sortie) permettra de créer une expérience harmonieuse et de libérer le plein potentiel de la solution d’entreprise.

 

« Ce que nous valorisons le plus est la capacité à tirer parti de nos capacités de premier plan pour aider nos clients internes à satisfaire leurs besoins uniques. Le magasin dynamique Amazon Business favorise essentiellement la compétitivité des prix, sans qu’un processus manuel soit nécessaire pour la gérer », ajoute Ellen Nielsen.

« Nous avons transféré nos achats vers Amazon Business afin de consolider les dépenses dans un environnement de magasin dynamique, où chacun peut trouver ce dont il a besoin, tout en tirant profit des commandes de grande envergure et des achats en vrac. »

— Ellen Nielsen, directrice générale de la gestion des catégories, Chevron

Centralisation des dépenses et amélioration de l’expérience client interne

Dans la chaîne d’approvisionnement de Chevron, les clients internes achètent principalement des fournitures de catégories non essentielles avec des cartes d’achat (P-Cards). Dans le cadre du processus d’intégration avec Amazon Business, un audit a montré qu’Amazon.com générait un nombre important de transactions pour des dépenses non stratégiques quotidiennes, et qu’un nombre croissant d’utilisateurs se servaient d’Amazon Business. Cette évaluation a identifié certains problèmes de l’approche d’achat et de dépense, comme le manque de visibilité des dépenses et de capacités de contrôle.

 

Au cours de l’année suivant l’intégration des systèmes et la consolidation des dépenses via P-Card à Amazon Business, le nombre de clients internes ayant adopté cette solution a augmenté. Grâce à cette croissance réussie, l’équipe Approvisionnement de Chevron a lancé une campagne itinérante visant à promouvoir le partenariat. Celle-ci consistait à visiter les plus vastes sites aux États-Unis, appelant ces évènements « Journée Amazon Business. » Il s’agissait d’une occasion d’interagir avec les employés de Chevron, de convaincre les utilisateurs, d’identifier et de résoudre les problèmes et de former les équipes. S’appuyant sur cette croissance, Chevron a lancé Amazon Business dans certains sites internationaux, notamment le Royaume-Uni et le Canada en 2020.

 

Sergio Cantarero, directeur mondial des catégories chez Chevron, prévoit de tirer profit de la réussite des achats non stratégiques pour développer de nouvelles catégories. « Aujourd’hui, nos employés utilisent Amazon Business pour acheter des fournitures de bureau et des périphériques informatiques, par exemple. Cependant, nous avons conscience d’une formidable occasion : celle de commencer la transition vers des dépenses plus stratégiques, à l’image des services d’entretien, de réparation et d’exploitation (MRO), ainsi que des stations-service », déclare Sergio Cantarero.

 

« MRO est une catégorie fragmentée et elle repose fortement sur les transactions. Grâce à la nouvelle intégration d’approvisionnement en ligne, nous pouvons utiliser la même approche pour regrouper rapidement les fournisseurs dans ces catégories », ajoute-t-il. « Nous prévoyons de personnaliser la manière dont nous nous procurons les MRO les moins importants à l’aide d’outils Amazon Business, comme le Paiement sur facture, qui nous permet d’ouvrir des bons de commande (PO) avec des modalités de paiement flexibles : il s’agit d’un processus d’achat essentiel pour la catégorie MRO, où une P-Card ne constitue pas une méthode de paiement appropriée ou approuvée. »

 

Optimisation de la chaîne d’approvisionnement dans les régions de production éloignées

La production de pétrole et de gaz de Chevron a généralement lieu dans des régions éloignées, notamment à l’étranger : les mouvements entrants et sortants de biens et de services depuis et vers les sites de forage représentent alors un défi unique. Le transfert des marchandises du bassin permien de l’ouest du Texas vers des sites centraux en est un exemple.   

 

Les infrastructures et les routes sont limitées et, dans certains cas, les sites où Chevron mène des activités de forage et de production dans la région ne disposent pas d’adresse physique. Chaque site de forage est unique et présente des défis logistiques pour prévoir les arrivées des matériaux sur les lieux de travail. Pour les opérations de forage et de production, il existe une vaste gamme d’articles que les clients internes commandent et obtiennent. Ces articles comprennent des matériaux spécifiques pour le pétrole et le gaz, qui sont gérés par des partenaires commerciaux au nom de Chevron, ainsi que des fournitures non spécifiques à l’extraction pétrolière et gazière, qui s’avèrent importantes pour le bien-être de l’équipe qui vit sur ces sites plusieurs semaines d’affilée. Ces employés ne peuvent pas commander personnellement ce dont ils ont besoin ou se rendre en magasin pour acheter des articles essentiels.

 

Dans ces domaines, les responsables de Chevron, comme Kevin Jackson, directeur de l’exécution de la logistique, unité opérationnelle du centre du continent chez Chevron, veillent à ce que tout se déroule sans encombre. Par le passé, les responsables ont créé des listes d’achats pour des envois mensuels à l’attention de ces équipes. Mais, l’établissement des listes, l’obtention et l’approbation des devis, la commande et l’acceptation de la livraison des articles prenaient entre quatre à six semaines.

 

« S’ils voulaient quelque chose d’aussi basique que de la lessive, ils devaient commander de façon proactive un mois et demi à l’avance pour s’assurer que leur demande suivrait le processus et arriverait à temps », indique Kevin Jackson. « Cela présentait un énorme inconvénient pour nous, et nous n’avions pas beaucoup de contrôle sur le fait d’obtenir exactement ce que nous voulions, ce qui décevait de nombreux collaborateurs sur ces sites. »

 

De plus, le processus présentait de nombreuses lacunes. À titre d’exemple, Chevron payait une majoration aux fournisseurs des biens et des services acquis en leur nom, ce qui augmentait les coûts.

 

Pour résoudre ce problème, Chevron a permis à chaque employé des sites de forage et de production de commander ce dont ils avaient besoin directement sur Amazon Business. Afin de faciliter ce processus de commande tout en maintenant les processus d’approbation en place, Chevron utilise la fonction Processus d’approbation sur la boutique Amazon Business, qui permet aux employés de commander ce dont ils ont besoin, en les acheminant à l’approbateur approprié. Le site regroupe automatiquement toutes les commandes en une P-Card pour la région pour la production de rapports de dépenses principaux et regroupe les commandes en une livraison hebdomadaire. Cette option de livraison est connue sous le nom d’Amazon Day. Il s’agit d’une fonction qui permet aux entreprises de définir une journée particulière pour la livraison chaque semaine, qui regroupe automatiquement les commandes pour rationaliser les livraisons mais aussi pour définir des instructions précises sur l’endroit et la manière de livrer la commande.   

 

« Cela a un effet très bénéfique sur le moral », souligne Kevin Jackson. « Tout le monde obtient ce dont il a besoin, quand il en a besoin, et nous économisons beaucoup d’argent et de temps. Trop souvent dans notre secteur d’activité, nous essayons de créer des solutions pour tout. Nous excellons dans cela pour l’exploration et la production pétrolière et gazière, mais lorsqu’il s’agit d’optimiser l’approvisionnement, nous devons étudier les solutions qui existent déjà et, dans notre cas, c’était Amazon Business », ajoute Kevin Jackson.

« Tout le monde obtient ce dont il a besoin, quand il en a besoin, et nous économisons beaucoup d’argent et de temps. »

— Kevin Jackson, directeur de l’exécution de la logistique, unité opérationnelle du centre du continent, Chevron

Publié le : août 10, 2020