Recueillir des dossiers commerciaux. Regarder sur les bilans. Passer en revue les reçus. Recueillir plus de dossiers. Passer en revue plus de reçus. Se préparer pour la Journée de l’impôt ne semble pas simplement fastidieux, c’est le cas. Il n’est pas étonnant que les petites entreprises déclarent avoir travaillé environ 2,5 milliards d’heures sur leurs impôts, ce qui équivaut à 1,25 million d’emplois à temps plein1.

Il n’y a donc aucun secret pour éviter tout le travail (et les maux de tête) qui accompagne la préparation des déclarations de revenus pour votre petite ou moyenne entreprise (PME). Mais que vous embauchiez un spécialiste de l’impôt ou que vous produisiez vos déclarations de revenus vous-même, ces conseils peuvent vous aider à vous préparer pour la Journée de l’impôt et à tirer le meilleur parti des déductions potentielles.

Conseil n° 1 : Gardez à l’esprit ces déductions commerciales généralement mal comprises

Les dépenses professionnelles et personnelles peuvent facilement – et de façon compréhensible – se combiner lorsque vous êtes propriétaire d’une PME. Voici trois domaines communs qui peuvent créer de la confusion :  

• Déplacements : Votre trajet quotidien n’est pas déductible, il s’agit d’une dépense personnelle. Mais les déplacements pour se rendre au travail et en revenir pour une réunion à l’extérieur du lieu de travail, c’est le cas. Lorsqu’il s’agit de voyager, demandez-vous : « Est-ce que ce voyage est essentiel pour terminer mon travail? » Si la réponse est oui, il peut également s’agir d’une dépense déductible.
• Bureau à domicile : Si vous utilisez une partie de votre maison exclusivement à des fins professionnelles, vous pouvez radier les dépenses liées à cet espace : Les intérêts sur votre prêt hypothécaire, assurance, services publics, réparations et amortissement sont tous déductibles. Mais que se passe-t-il si votre bureau à domicile sert aussi de salle de loisirs familiale? Les dépenses pour un bureau à domicile ne peuvent être déduites que si l’espace est utilisé exclusivement et régulièrement à des fins professionnelles.
• Restauration et divertissement : Les repas d’affaires font partie intégrante du maintien et de l’établissement de relations solides avec les clients. Non seulement ces dîners et soupers sont une excellente façon de créer un lien avec votre client, mais 50 % du coût du repas peut être déduit. Les repas pour les fêtes d’entreprise et les pique-niques sont toutefois entièrement déductibles. Mais que se passe-t-il si vous traitez un client ou vos employés pour une partie de baseball? Bien qu’ils soient liés, les frais de représentation ne sont pas déductibles.

Conseil en prime : En règle générale, les frais professionnels déductibles sont ordinaires et nécessaires. Si vous n’êtes pas certain qu’un achat constitue une dépense d’entreprise, conservez le dossier de la transaction et consultez un comptable professionnel.

Conseil n° 2 : Choisissez un mode de paiement pour les achats d’affaires

Il peut être difficile de faire le suivi de chaque achat, surtout les plus petits. Envisagez d’utiliser un seul mode de paiement pour toutes les dépenses d’affaires. Par exemple, vous pouvez utiliser une carte de crédit pour petite entreprise et obtenir des cartes supplémentaires pour les employés. Quand il est temps de soumettre vos déclarations de revenus, tous vos achats d’entreprise figurent sur vos factures mensuelles.

Conseil en prime : Grâce à la carte Amazon Business Prime American Express, vous pouvez gagner des récompenses ou choisir des modalités de paiement flexibles comme 5 % de remise ou 90 jours sur les achats aux États-Unis sur Amazon Business, AWS, Amazon.com et Whole Foods Market avec un abonnement Prime admissible. Obtenez une remise de 5 % sur les premiers 120 000 $ en achats chaque année civile, et une remise de 1 % par la suite.

Conseil n° 3 : Méfiez-vous des petites déductions – elles s’additionnent

Le code fiscal change souvent, ce qui rend difficile de savoir ce qui est déductible d’une année à l’autre. Bien qu’il y ait rarement des changements radicals au code fiscal, vous pouvez raisonnablement supposer que certains achats resteront déductibles, il est possible de manquer de nouvelles déductions, surtout pour les achats plus petits, notamment :

• Dépenses de petite caisse : Les burritos de déjeuner que vous avez achetés en espèces pour une réunion matinale sont plus qu’une délicieuse gâterie  – il s’agit d’une déduction fiscale. Tenez un registre de tous les achats en espèces effectués par votre organisation.
• Frais de préparation de documents : Si votre organisation a payé un professionnel pour l’aider à élaborer un plan d’affaires ou à remplir une demande de prêt, vous pouvez déduire ces dépenses. Les avez-vous imprimées, collées et liées? Ces dépenses sont également déductibles.

Conseil en prime : Pour un examen complet des retenues, consultez la Publication 535 Dépenses d’affaires de  l’IRSou parlez à un préparateur fiscal.

Conseil n° 4 : N’oubliez pas d’effectuer des paiements d’impôts estimés trimestri

Les entreprises qui s’attendent à payer plus de 1 000 $ d’impôts doivent effectuer des paiements trimestriels à l’IRS. La plupart des petites entreprises, même les entreprises individuelles, se situent dans cette fourchette. Même si le paiement des impôts estimatifs peut réduire votre flux de trésorerie, il est important de rester au fait de ces paiements. Ce faisant, vous éviterez les pénalités de l’IRS, à savoir les intérêts sur vos impôts rétroactifs.

Si vous craignez que votre organisation ne puisse pas mettre suffisamment de fonds de côté pour effectuer des paiements trimestriels estimés, envisagez de demander une ligne de crédit pour maintenir votre flux de trésorerie.

Conseil en prime : Consultez le calendrier fiscal de l’IRS. Utilisez cet outil utile pour planifier l’ensemble de votre exercice financier et définir des rappels pour chaque paiement d’impôt.

Conseil n° 5 : Envisagez d’utiliser le crédit pour faire des achats importants autour de la période fiscale

Avez-vous remis un important achat d’équipement ou fait un investissement important parce que votre organisation n’a pas l’argent en main? Une approche consiste à effectuer l’achat en utilisant les modalités de paiement dépensées. De cette façon, vous pouvez retarder le paiement jusqu’après le Jour de l’impôt tout en étant en mesure de déduire l’achat de vos impôts.

Conseil en prime : La carte Amazon Business American Express offre des conditions de paiement prolongé qui vous permettent de prendre plus de temps pour payer, sans intérêts. Des modalités s’appliquent.

Il y a beaucoup de problèmes que les propriétaires de PME abordent quotidiennement, donc le suivi de chaque dépense peut rapidement se perdre.

En planifiant à l’avance et en utilisant des outils qui facilitent le suivi de chaque achat, vous pouvez gérer les délais fiscaux et vous pourrez vous concentrer sur les choses qui sont les plus importantes pour votre organisation, vos clients.  

¹https://web.archive.org/web/20180923062141/https:/smallbusiness.house.gov/uploadedfiles/9-14-16_williams_testimony.pdf