Quatre tactiques clés pour gérer le budget de votre petite entreprise en période difficile
Un budget bien organisé de votre petite entreprise peut vous permettre de surmonter les périodes difficiles. Bien que vous puissiez penser à votre budget comme un outil de gestion de vos dépenses quotidiennes, il est bien plus que cela : il s’agit d’un outil qui vous aide à faire des économies en vue des périodes creuses, à planifier vos dépenses et à apprendre à dépenser de façon stratégique.
La création et la gestion d’un budget impliquent de recueillir sans cesse des informations sur vos sources de revenus, vos frais fixes (comme les abonnements mensuels et la location de bureau), vos frais variables (comme les fournitures de bureau) et les dépenses importantes prévues (comme l’achat de nouveaux ordinateurs). Avoir un aperçu de vos dépenses passées peut vous aider à prévoir vos dépenses futures et à vous adapter plus facilement aux changements économiques, comme une baisse saisonnière de la demande. Comprendre votre budget peut également vous aider à évaluer les options qui s’offrent à vous en cas d’imprévu, comme devoir fermer votre espace de vente au détail pendant plusieurs mois lors d’une pandémie mondiale.
Voici quatre stratégies clés qui vous aideront à gérer votre budget pour faire face à ce que l’avenir réserve.
Instaurez de bonnes habitudes
La paperasse et la tenue de comptes ne sont peut-être pas votre passion, mais ce travail effectué en coulisses est ce qui permet la continuité des activités passionnantes de votre travail. Une bonne budgétisation vous aide à tenir compte des changements cycliques et des périodes creuses en matière de revenus pour votre organisation, afin que vous puissiez prédire plus clairement les pics et les vallées tout au long de l’année. Il peut être tentant de garder la budgétisation pour la fin du mois, mais vous devez suivre régulièrement votre budget en l’examinant au moins deux fois par mois. Ainsi, vous pouvez détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent hors de contrôle, surtout pendant les périodes creuses.
À l’inverse, un budget solide vous permet de savoir quand vous avez de l’argent supplémentaire pour saisir une nouvelle opportunité. Votre fournisseur privilégié vous propose peut-être une affaire d’une durée limitée sur une pièce essentielle si vous en achetez en grande quantité. Votre budget vous aidera à décider si vous pouvez bénéficier de l’affaire ou s’il sera difficile de verser les salaires en fin de mois à cause de cette dépense supplémentaire.
Conseil : la plupart des programmes de budgétisation professionnelle peuvent générer divers rapports, y compris des bilans, des résultats et bien plus encore. Par conséquent, si vous débutez dans la gestion financière des entreprises, il est utile d’exécuter quelques-uns de ces rapports chaque jour pour avoir vos dépenses en tête. Un examen quotidien rapide pourrait détecter une anomalie dans les frais fixes, vous avertir d’une baisse inattendue des profits ou vous aider à repérer une source de fonds non exploitée.
Utilisez une carte de crédit professionnelle
Si vous utilisez une carte de crédit professionnelle, le suivi de vos dépenses est encore plus simple. Par exemple, au lieu de saisir manuellement les reçus dans votre programme de budgétisation, vous pouvez télécharger vos dépenses auprès de l’émetteur de la carte. De plus, de nombreuses cartes de crédit professionnelles vous donnent l’occasion de gagner des points, de recevoir des remises différées ou offrent d’autres avantages, comme pour vos cartes personnelles. Trouver la bonne carte de crédit professionnelle peut vous faire gagner du temps et vous récompenser, tout en vous accordant des délais supplémentaires pour payer vos achats.
Les cartes de crédit professionnelles comblent un important créneau pour les petites entreprises. Dans un sondage économique réalisé en 2018 par la National Small Business Administration, 35 % des répondants ont déclaré utiliser des cartes de crédit pour répondre à leurs besoins en capital, contre seulement 13 % qui indiquait dépendre d’un important prêt bancaire.1
Recommandation : La carte American Express pour Amazon Business Prime offre une remise de 5 % ou des délais de paiement de 90 jours pour les achats aux États-Unis sur Amazon Business, AWS, Amazon.com et Whole Foods Market, pour les adhésions Prime admissibles. Vous pouvez décider de l’option d’avantages que vous souhaitez acheter par achat. Les conditions et limites prévues s’appliquent. Vous recevrez également des récompenses pour d’autres achats. La carte peut vous aider à obtenir le pouvoir d’achat dont vous avez besoin pour les fournitures, l’équipement et les autres dépenses.
Utilisez un crédit pour gérer votre flux de trésorerie
En période difficile, l’utilisation intelligente du crédit peut alléger certaines pressions sur le compte bancaire de votre organisation. Concentrez-vous sur la réussite, mais ayez conscience des menaces pour votre entreprise et votre flux de trésorerie : concurrence, catastrophes naturelles, transformations politiques, décisions juridiques, grèves, accidents, etc. Avoir la possibilité d’utiliser le crédit pendant ces périodes peut faire la différence entre les difficultés pour rester à flot et le maintien de la stabilité pour les employés et les clients.
Interrogés sur les effets d’un manque de capital disponible lors d’un sondage économique réalisé par la National Small Business Administration, 19 % des répondants ont déclaré qu’ils avaient dû réduire leur nombre d’employés, tandis que 10 % ont admis qu’ils n’étaient pas en mesure d’augmenter leurs stocks pour répondre à la demande.1
Heureusement, de nombreux fournisseurs sont prêts à vous offrir des conditions de crédit sur les fournitures, les pièces et les services dont vous avez besoin pour gérer votre organisation. Les délais courants sont « net 30 » (le paiement est dû dans les 30 jours). La possibilité d’« acheter maintenant, payer plus tard » signifie que vous pouvez continuer d’exercer vos activités pendant que vous construisez votre clientèle et attendez que les paiements rentrent.
Conseil : identifiez les fournisseurs avec lesquels vous faites fréquemment des affaires et renseignez-vous quant aux délais de paiement et aux options de crédit. Si vous êtes l’une des nombreuses organisations qui se tournent déjà vers Amazon Business pour les fournitures, les pièces et l’équipement, consultez la ligne de crédit Amazon Business avec des modalités de paiement à 55 jours et sans frais ni intérêts annuels. Cette ligne de crédit comprend également des relevés mensuels avec des factures consolidées, des options pour autoriser plusieurs acheteurs sur un seul compte et l’accès à une équipe de gestion de comptes dédiée pour servir votre compte.
Les organisations éligibles peuvent profiter de l’option Payer par facture d’Amazon Business, qui permet à plusieurs acheteurs de votre organisation de faire des achats sur Amazon, tout en bénéficiant de délais de paiement compris entre 30 et 60 jours. Ces options flexibles offrent l’expérience de magasinage familière d’Amazon, associée à un magasin en ligne convivial pour la gestion et le paiement.
Élaborez des processus et des principes
Créer un budget pour une entreprise est un projet à l’échelle de l’équipe. Même si vous avez déjà un budget opérationnel, il y a toujours de la place pour l’amélioration. Travaillez à établir ou à parfaire le budget de votre organisation, puis créez des processus à communiquer aux autres membres de l’équipe pour que chacun soit au courant des objectifs et des limites budgétaires. De plus, le fait d’impliquer vos collègues dans la planification et la gestion du budget peut vous donner des renseignements que vous n’aviez pas pris en considération.
Conseil : commencez par une réunion de remue-méninges et de collecte d’information pour écouter les idées de vos collègues relatives aux outils et aux processus de budgétisation susceptibles de convenir à votre organisation. De là, formez une équipe plus restreinte et spécialisée pour vous aider à rechercher les meilleures options et vous assister dans le cadre du développement du processus de création ou de mise à jour du budget, de la recherche de crédit, de la gestion quotidienne des comptes et du traitement des tâches en fin de mois, en fin de trimestre et en fin d’année. Annoncez et lancez votre plan, en vous assurant que chaque membre de l’équipe connaît ses capacités et ses responsabilités en matière d’achats, de soumission des factures et de réalisation des paiements. Prévoyez d’évaluer vos nouveaux outils et processus tout au long de la première année et, si nécessaire, effectuez des ajustements.
Bien que certaines de ces stratégies budgétaires semblent considérables, plus tôt vous commencez à planifier votre plan budgétaire d’entreprise, plus tôt ces tâches commenceront à porter leurs fruits. Si vous avez eu le courage de créer une entreprise, ceci ne devrait pas vous poser de souci. Pour plus de détails sur la façon dont Amazon Business peut vous aider à gérer votre flux de trésorerie, rendez-vous sur la page Solutions de paiement.
