Des urgences surviennent : voici quelques leçons que nous avons apprises pour être plus préparés

Avec la COVID-19, nous avons vu le monde changer du jour au lendemain. Parmi tant d’autres choses, j’ai pris conscience que, même si vous préparez à de nombreuses urgences, il était impossible d’anticiper toutes les situations. À titre d’exemple, j’ai vu des chaînes d’approvisionnement mondiales qui semblaient solides, avoir des difficultés à répondre à la demande (vous vous souvenez de la pénurie de papier de toilette?). Continuer de vivre à travers cela nous a enseigné quelques leçons précieuses sur la préparation aux situations d’urgence.

Qu’avons-nous appris chez Amazon Business? La liste exhaustive qui suit n’est pas exhaustive, mais, j’y décris quelques-uns des enseignements les plus importants à retenir et que nous avons incorporés à notre stratégie de préparation aux situations d’urgence.

1. Identifier les types de situations d’urgence éventuelles et les réponses appropriées

Il est impossible de penser à toutes les éventualités. Cependant, essayez de résoudre toutes les situations d’urgence éventuelles (et réalistes) qui pourraient menacer la sécurité des travailleurs. Parmi les situations d’urgence figurent un tireur actif, des conditions météorologiques saisonnières, des catastrophes naturelles ou une pandémie mondiale. Il est important de peser les vulnérabilités en fonction de la localisation de votre main-d’œuvre; la préparation de la main-d’œuvre à distance peut différer de celle présente sur un lieu physique central. Voici un exemple : je travaille à Seattle et nous nous sommes préparé pour un éventuel tremblement de terre. S’il peut sembler effrayant de penser à ces situations dangereuses, la clé de la préparation est de reconnaître et de planifier le plus grand nombre de situations possible.

Conseil : chaque plan d’urgence doit présenter une réponse organisationnelle documentée, qui aura fait l’objet d’une réflexion minutieuse et qui s’aligne sur tout protocole fédéral ou national. Incluez des informations sur l’endroit où sont stockées les fournitures (nourriture, eau ou fournitures médicales) sur place ainsi qu’un calendrier de remplacement de ces ressources.

2. Concevoir une stratégie de communication

La communication est essentielle et en situation d’urgence, il est important de noter que les messages peuvent varier selon l’emplacement ou la personne. Si votre organisation compte de nombreux bureaux dans les diverses régions, il peut être inapproprié d’informer l’ensemble de l’entreprise d’une situation d’urgence spécifique à une ville. De même, un message destiné à une équipe de sécurité peut semer la panique au sein d’un public plus large. Une bonne planification des situations d’urgence comprend une structure claire sur la façon d’envoyer des communications en masse ainsi que des principes relatifs au contenu, à l’auditoire et à la fréquence d’un message.

Conseil : incluez un calendrier d’essai régulier pour les outils de communication en masse.

3. Établir des rôles de leadership et des formations obligatoires pour les employés

Disposer d’un plan d’urgence est très bien. Cependant, pour mettre en œuvre ces plans, vous avez besoin d’une équipe formée, composée de chefs de l’intervention en cas d’urgence et d’un mécanisme pour éduquer votre personnel. Les plans d’urgence doivent décrire les chefs de l’intervention d’urgence actuels (personnes qui se portent volontaires en plus des responsabilités de base ou des professionnels d’intervention d’urgence) et leurs responsabilités respectives. Ces plans devraient également décrire le rythme de formation du personnel. Cela peut comprendre un calendrier des exercices (évacuation en cas d’incendie, abri sur place, etc.) ou la fréquence de la formation officielle. Certaines entreprises demandent à leurs employés de suivre chaque année une formation numérique sur la façon de se préparer aux situations d’urgence ou de réagir face à celles-ci. Au cours de ces formations, les employés obtiennent des conseils de sécurité personnels, apprennent les protocoles pour des urgences particulières et les pratiques recommandées.

Conseil : encouragez vos employés à avoir des médicaments, des en-cas et des chaussures confortables dans leur bureau en tout temps.

N’oubliez pas : la préparation aux situations d’urgence est bien plus poussée que ce que j’ai décrit ci-dessus, mais ces trois étapes sont un bon début. Pour plus d’informations, consultez les directives du Conseil national de sécurité sur la préparation aux situations d’urgence.

Amazon Business est là pour vous aider. Pour vous tenir prêt pendant la pandémie et protégez vos clients et employés, cliquez sur le lien ci-dessous.