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État de l’Utah 

Faire entrer les approvisionnements gouvernementaux dans l'avenir.

Aperçu

Lorsque Chris Hughes, responsable des approvisionnements de l’État de l’Utah, a constaté que les employés de l’État utilisaient Amazon pour des dépenses hors contrat, il a compris qu’il devait obtenir le contrôle et la visibilité sur ces achats afin d’assurer la conformité à leurs procédures. C’est ce qui a initialement amené l’État de l’Utah vers Amazon Business. Mais avec le temps, la relation a évolué vers un partenariat axé sur l’innovation continue. Après avoir profité des principaux avantages de la sélection, de la tarification et des méthodes d’achat pratiques et efficaces d’Amazon Business, l’Utah est devenu le premier gouvernement d’État à émettre une DP à un magasin en ligne pour une catégorie complète, les fournitures de bureau et scolaires, ce qui a découlé sur l’attribution d’un contrat pour Amazon Business. Grâce à ce contrat coopératif, Chris et ses collègues ont découvert qu’Amazon Business aide à résoudre bien plus que des problèmes de frais généraux. Grâce à une visibilité accrue, à des capacités de production de rapports et à une livraison rapide en deux jours dans tout l’État avec Business Prime, cela a ouvert la voie de la transformation de la manière dont les gouvernements d’État peuvent gagner du temps sur la gestion des fournisseurs et les listes de prix complexes, tout en offrant à leurs utilisateurs l’expérience de magasinage facile et familière qu’ils attendent.

 

 

Un leader innovant qui modernise l’approvisionnement du gouvernement de l’État

En tant que responsable des approvisionnements de l’État de l’Utah, Chris supervise toutes les activités d’approvisionnement de l’État, y compris tous les contrats coopératifs pour ses entités publiques. Au total, il est responsable de la supervision de 1 800 demandes d’approvisionnement et de plus de 1 000 contrats coopératifs, pour un montant total des dépenses s’élevant à 600 millions de dollars chaque année.

 

Comme c’est le cas avec de nombreuses organisations d’approvisionnement de grande envergure, l’État de l’Utah se concentrait sur les contrats stratégiques pour certaines catégories, créant des listes approuvées d’articles et mettant l’accent sur les réductions liées au volume pour obtenir le plus de valeur de ses achats, avant d’utiliser Amazon Business. En mettant l’accent sur l’obtention plus rapide des biens et des services, Chris a remarqué que les employés de l’État utilisaient leurs comptes Amazon personnels pour acheter des fournitures hors contrat – du bric à brac – connues sous le nom de frais généraux.

 

« Ces achats peuvent donner l’impression de représenter une petite somme, mais lorsque vous les additionnez, ce sont des millions de dollars sur lesquels nous n’avons pas de visibilité claire, et nous devons nous assurer qu’il n’y a aucune possibilité de fraude », dit-il. Le manque de contrôle sur les frais généraux présentait un problème.

 

Chris croit que bon nombre des gouvernements d’État abandonnent rapidement les achats sur Amazon, car il existe l’idée fausse que les acheteurs ayant une P-Card peuvent acheter sans supervision. Comprenant cela, quand Amazon Business a répondu à la DP de son service pour gérer les fournitures de bureau pour l’État, des solutions prêtes pour le secteur public ont été mises en avant, comme Guided Buying (achat guidé), qui permet aux administrateurs de bloquer des produits ou des catégories spécifiques, la capacité de verrouiller les adresses de livraison, de définir des limites d’achat, de s’inscrire à des achats exonérés de taxe et plus encore. À l’évaluation, Chris et son équipe ont déterminé qu’Amazon Business respectait tous leurs critères de sélection.

 

La sélection offerte par Amazon Business est particulièrement pertinente lorsque vous tenez compte du nombre de services que Chris supervise, et de la diversité de chacun de leurs besoins. Si les entreprises considèrent les articles comme le papier, les stylos et les moniteurs d’ordinateur comme des fournitures de bureau, les agences d’État considèrent leurs fournitures de bureau différemment, au cas par cas, et avec de grandes différences d’une agence à l’autre. Le service des parcs a des besoins uniques, tout comme les éducateurs de l’État et les agents correctionnels. Exploitant les flux de travail d’approbation, les utilisateurs finaux de l’État peuvent commander ce qui est nécessaire pour répondre à leurs besoins, tout en permettant au bureau d’approvisionnement central de suivre et d’approuver toutes les dépenses.

 

Même pour les grandes catégories comme les fournitures scolaires et de bureau, Chris utilise les fonctionnalités Business Prime pour exclure les articles non approuvés des choix des acheteurs. « En utilisant la fonctionnalité Guided Buying et les codes UNSPSC, nous pouvons définir certaines limites et intégrer des politiques de code d’approvisionnement pour que ceux qui utilisent Amazon Business puissent acheter en toute confiance, sachant qu’ils n’enfreignent aucune règle. »

 

« Nous pouvons consulter l'un de nos tableaux de bord de visibilité des dépenses qui est intégré à Business Prime, et savoir presque immédiatement si quelqu'un dévie, ou non, du code d'approvisionnement », déclare Chris. « Et c'est différent de nos contrats avec les autres fournisseurs, où nous devons attendre un audit pour vérifier si un problème est survenu ou non. » Grâce aux informations en temps réel d'Amazon Business, il est en mesure d'identifier les problèmes avant même qu'une commande ne soit traitée.

« Nous pouvons consulter l'un de nos tableaux de bord de visibilité des dépenses que nous obtenons avec Business Prime, et savoir presque immédiatement si quelqu'un sort ou non du code d'approvisionnement. »

— Chris Hughes, Directeur, Division des achats et des services généraux de l'État de l'Utah

Chris supervise une vaste étendue géographique. Si la plupart des bureaux sont situés à moins de 150 km de Salt Lake City, beaucoup se trouvent dans des zones plus reculées de l'État. Amazon Business peut livrer rapidement dans des endroits où certains fournisseurs n'opèrent pas, les frais d'expédition étant couverts dans le cadre des avantages de l'adhésion à Business Prime.

 

« Grâce à Business Prime, nous sommes en mesure de profiter de leur [Amazon Business] calendrier de livraison - en procurant à nos agences éloignées les fournitures de bureau et de classe dont elles ont besoin en temps voulu, pour le même prix que nos agences à Salt Lake City obtiennent », déclare Chris. « Le personnel de ces bureaux attend ceci avec impatience. Le contrat a été un grand avantage pour eux, en particulier. »

 

Avec des bureaux répartis sur une si vaste région géographique, Chris est confronté au défi toujours présent de maintenir la conformité et d'identifier rapidement les cas de fraude, tout en s'assurant que chaque agence reçoit toujours les fournitures dont elle a besoin. La réponse, selon lui, réside dans des outils innovants.

 

« Nous travaillons actuellement à la création d'un tableau de bord personnalisé en utilisant les données que nous obtenons d'Amazon Business pour nous dire immédiatement si une adresse d'expédition est approuvée par l'État ou non... Ainsi, par exemple, si un article est livré dans un immeuble de bureaux de l’État, le tableau de bord nous indiquera immédiatement qu'il s'agit d'un emplacement approuvé. Mais si un article est livré à une adresse inconnue dans un endroit éloigné, nous pouvons rapidement enquêter et mettre à jour nos dossiers, » explique Chris.

 

 

Un partenariat axé sur l’innovation et prêt pour l’avenir

Chris cherche maintenant des moyens de maintenir cette dynamique pour moderniser davantage l'approvisionnement de son État. Pour l'avenir, il envisage un test utilisant Alexa comme outil d'achat à commande vocale et la création d'un entrepôt numérique afin de répondre aux besoins de ses bureaux rapidement et à moindre coût. Alors qu'Amazon Business continue de développer de nouvelles, et meilleures, manières de travailler pour le secteur public, Chris dit qu'il se concentre également sur l'amélioration du fonctionnement de sa propre organisation et sur le fait que le fonctionnement du gouvernement de l'État attire la prochaine génération d'employés de l'État, qui s'attendent à un environnement de travail dynamique.

 

« Il y a encore beaucoup d'avantages que nous espérons tirer d’Amazon Business, étant donné qu’il s’agit d’une entreprise en pleine croissance qui innove constamment au nom des organisations du secteur public », déclare Chris. « J'ai hâte de voir ce que nous réserve encore Amazon Business et de pouvoir partager ces avantages avec l'État. »

 

« Nous adorons partager les succès que nous avons obtenus avec Amazon Business avec d'autres États et services », déclare Chris. Aux autres États qui se tournent vers lui pour avoir un point de vue sur Amazon Business, il donne un exemple : « Pensez aux coûts globaux liés à l'envoi d'un employé dans un magasin pour faire un travail pour lequel il n'a pas été embauché - et qui l’expose à un risque d'accident dont l'État pourrait être tenu responsable. Ou, considérez le fait qu'il peut utiliser ce temps pour faire des courses personnelles - ou pire, utiliser les fonds de l'État pour acheter des articles personnels. Les économies réalisées sur Amazon Business ne se présentent pas toujours sous la forme de montants en dollars, mais également par le fait que les employés font le travail pour lequel ils ont été embauchés, de manière plus efficace et plus efficiente. »

 

Et c'est le genre de succès qu'il sait que les autres membres du gouvernement de l'État comprendront et apprécieront.

« Il y a encore beaucoup d'avantages que nous espérons tirer d’Amazon Business, étant donné qu’il s’agit d’une entreprise en pleine croissance qui innove constamment au nom des organisations du secteur public. J'ai hâte de voir ce que nous réserve encore Amazon Business et de pouvoir partager ces avantages avec l'État. »

— Chris Hughes, Directeur, Division des achats et des services généraux de l'État de l'Utah

Publié le : août 03, 2020